شرکت فولاد سپید فراب کویر که به عنوان بزرگترین مجموعه تولید کننده میلگرد و شاخه کلاف در کشور فعالیت می‌کند علاوه بر رفع نیاز مستقیم کشور به کلاف‌های میله‌ای، نیاز صنایع وابسته را نیز تامین می‌کند. شرکت فولاد سپید فراب کویر برای شناسایی فرآیندها خود طی قراردادی با شرکت توسعه راهکار جهان مدیر اقدام به انجام این کار کرده است. این قرارداد در سه فاز تعریف و برای شناسایی، مدلسازی و بهبود فرآیندهای منتخب منعقد شده است.
آغاز پروژه شناسایی فرآیندها
در ابتدای این پروژه، جلسات آموزشی برای مدیران و کارشناسان کلیدی سازمان در راستای ایجاد یک زبان مشترک و همچنین اهمیت استقرار مدیریت فرآیند برگزاری می‌گردد. برای شناسایی فرآیندها جلسات کارگاه محور ابتدا با کمیته راهبری (مدیران ارشد) جهت شناسایی کلان فرآیندهای سازمان برگزار خواهد شد. برای شناسایی فرآیندهای سازمان جلسات تک به تک با اعضای کمیته اجرایی(کارشناسان کلیدی واحدها) برگزار و لیست فرآیندهای سازمان استخراج می‌گردد. در انتهای فاز اول که شناسایی فرآیندها نام دارد لیست فرآیندهای سازمان براساس مصاحبه های انجام گرفته و خبرگی مشاوران تیم توسعه راهکار جهان مدیر استخراج می‌گردد. معماری فرآیندهای استخراج شده براساس مدل مرجع APQC می‌باشد تا معماری مذکور با استاندارهای جهانی همراستا و مشترک باشد.
لیست معماری فرآیندها علاوه بر مشخص نمودن نام فرآیندها، حد و مرز فرآیندها را تا حدودی برای ما آشکار می‌سازد. به همین دلیل معماری فرآیند، مهمترین سند برای شروع فاز دوم می‌باشد. برای شروع فاز دوم پروژه، فرآیندهای منتخب شرکت فولاد سپید فراب کویر مدلسازی خواهند شد. برای شناسایی فرآیندهای که از اهمیت بیشتری برخوردارهستند طی جلساتی شاخص‌های مختلفی بررسی و فرآیندهای منتخب شناسایی خواهند شد. برای جلسات مدلسازی که با افراد خبره سازمان در خصوص همان فرآیند برگزار می شود و مشاوران تیم جهان مدیر با مصاحبه، فرآیند مورد نظر را در نرم افزار Visual Paradigm مدلسازی خواهند کرد. در انتهای جلسات مدلسازی سندی تحت عنوان شناسنامه فرآیند تکمیل خواهد شد که در آن به آیتم‌های مختلفی از جمله ورودی و خروجی‌های فرآیند، شناسایی ذینفعان فرآیند و نیازهای آنان، شناسایی مدارک، مستندات، سیستم‌ها و نرم افزاری‌های مرتبط با فرآیند و همچنین شناسایی فرم ها و گزارشات صورت خواهد گرفت. یکی از دلایل اصلی تکمیل شناسنامه فرآیند تکمیل آیتم مربوط به عارضه فرآیندی می‌باشد. عارضه های فرآیندی مشکلاتی هستند که ما با هر بار اجرای فرآیند با آن مواجه هستیم و اجرای فرآیند ما را تحت تاثیر قرار می‌دهد. عارضه‌های فرآیندی یکی از ورودی‌های فاز بهبود می‌باشد. زیرا رفع این مشکلات تحول عظیمی در اجرای فرآیندها ایجاد می‌کنند. از دیگر آیتم‌های شناسنامه فرآیند شاخص‌های فرآیندی است که با این شاخص‌ها می‌توانیم فرآیند را تحت کنترل درآوریم. همچنین آیتم آخری که در شناسنامه فرآیندها در این جلسات تکمیل خواهیم شد آیتم مربوط به ریسک‌های فرآیندی است. شناسایی ریسک‌ها و همچنین تعریف اقدامات برای جلوگیری از وقوع آن می‌تواند به روند اجرای صحیح فرآیند کمک کند.
فاز سوم پروژه تعریف شده در شرکت فولاد سپید فراب کویر برای شناسایی فرآیندها، فاز بهبود آن می‌باشد. در فاز بهبود براساس عارضه‌هایی که در گام مدلسازی شناسایی شد و با استفاده از مدل‌های مرجع و خبرگی مشاوران تیم توسعه راهکار جهان مدیر، مدل بهبود یافته پیشنهاد می‌گردد. پس از دریافت بازخورد و نظرات از شرکت فولاد سپید فراب کویر مدل‌ها نهایی و جهت تصویب و اجرا در سازمان ابلاغ خواهد شد.
