برای بحث در مورد لزوم استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات بهتر است از این نقطه شروع کنیم که افراد حرفه ای به طور متوسط، 31 ساعت در ماه را بابت جلساتی از دست می دهند که غیر مولد بوده و ارزش افزوده ای ایجاد نمی کند.
این زمان، معادل چهار روز کار در هر ماه است و اگر عامل حقوق این متخصصان را در نظر بگیرید، هزینه های مربوط به آن به طور نمایی افزایش خواهد یافت.
همین شمار زیاد جلسات رسمی و غیر رسمی است که باعث می شود انبارهایی از اسناد مربوط به جلسات و انواع دیگر داده ها ایجاد شوند. این عدم ساختار یافتگی، سازماندهی و بایگانی مانع از پیشرفت سازمانها در جهت ظهور نوآوری ها و تغییرات رویه ای مثبت می گردد.
سازمان ها در جهت تلاش برای بهبود اثربخشی این جلسات، به عنوان یک راه حل به رویکرد نرم افزار مدیریت جلسات روی می‌آورند. این نرم افزار با انجام آماده سازی های مناسب، استاندارد سازی رویه های اجرای جلسات و ساده تر کردن روند جلسات، باعث تغییرات انقلابی در نحوه برگزاری جلسات سازمان ها شده است.
نرم افزار مدیریت جلسات چه کاری انجام می دهد؟
یکپارچه نمودن گردش کار جلسه های سازمانی
به کمک این نرم افزار می توانید رویه های اجرای جلسات خود را در تمام تیم ها و بخش های سازمان استاندارد نموده و با پایبندی به یک گردش کار ساختاری، به اهداف جلسات خود دست یابید.
اختصاص دادن فضایی یکپارچه برای جلسات شما می‌تواند جایگزین ارسال ایمیل های بی شمار شود و این اطمینان را ایجاد نماید که همه افراد قبل، حین و بعد از هر جلسه در همان صفحه قرار دارند.
ایجاد نمودن یک پایه دانش مشترک
به جای اینکه اعضای تیم های خود را غرق در ایمیل های فراوان کنید، می توانید به کمک نرم افزار مدیریت جلسات اتاق های دیجیتالی برای هر جلسه ایجاد نمایید تا دستور کار جلسات، یادداشت های خصوصی، صورت جلسات و شرح دقیق وقایع را در آنجا پیدا کنید.
مستندسازی دانش سازمانی در بستر مدیریت جلسات مشترک، باعث می شود که این اطلاعات برای هر یک از افراد که به آن نیاز داشته باشد، به سرعت قابل دسترسی و جستجو باشد.
نظارت کردن بر جلسات در همان زمان که رخ می دهند
می توانید امکان نظارت بلافاصله بر همه جلسات واقع در تیم های خود را در زمان رخداد آنها داشته باشید و به این وسیله به پیشرفت سازمان خود کمک نمایید.
امروزه با دسترسی از راه دور و فوری به آپدیت های مستقیم مطالب تولید شده در جلسات سازمانی، مدیریت چندین تیم و پروژه راحت تر انجام می گیرد.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات
- وسعت دید را افزایش می دهد
- می توانید فعالیت دقیق جلسات را مشخص کنید: چه کسی ، چه چیزی، کجا، چه زمانی، چرا و چگونه.
- گزارش های آنلاین در مورد نحوه سپری شدن جلسه به دست می آورید.
- می توانید میزان صرفه جویی در هزینه ها و بازده سرمایه گذاری جلسات و رویدادهای (event) خود را از طریق نرم افزار محاسبه کنید.
- انطباق با قوانین و الزامات
- اطمینان حاصل می کنید که از مقررات قانونی، نظارتی ، مالی، عملیاتی و داخلی شرکت ها پیروی می نمایید.
- مقررات گسترده کشوری و صنعتی را رعایت می کنید.
- رفاه و ایمنی شرکت کنندگان را در اولویت قرار می دهید.
- کنترل هزینه ها
ردیابی و استفاده از تامین کننده ارجح. - قابلیت های مذاکره با تامین کننده.
- کاهش هزینه های رزرو تا 15٪
برخی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات عبارتند از:
- فعالیتهای قبل از جلسه را خودکار می نماید.
- امکان انضمام مشتریان ایمیلی محبوب، وجود دارد.
- دسترسی دسک تاپ و آنلاین دارد.
- دارای ماژول های دستور کار جلسه، یادداشت برداری و نوشتن صورت جلسه است.
- می توانید فایلهای پشتیبان و لینکهای پیوست را به صورتجلسات متصل نمایید.
- دارای ابزارهایی برای تصمیم گیری در جلسات است.
- جلسات را به سبک حرفه ای اجرا می کند.
- صورت جلسات و کارها را به طور خودکار میان شرکت کنندگان توزیع می‌نماید.
- دارای بایگانی آنلاین است.
- مجهز به سیستم صدور مجوز است.
- دارای داشبورد و قابلیت تجزیه و تحلیل است.
ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت جلسات
هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت جلسه مناسب بهتر است به برخی از ویژگی های کلیدی آن توجه نمایید:
- ادغام با Outlook و تقویم Google
- نامحدود بودن تعداد مهمان ها
- دارا بودن ماژول صورتجلسه قدرتمند
- قابل برنامه ریزی بودن الگوهای صورتجلسه
- سیستم مدیریت وظایف در ادغام با Outlook
- لی اوت حرفه ای برای گزارش وقایع جلسات
- فرآیند تصویب گزارشات و صورت جلسات
- ایجاد کمیته ها و مجموعه های جلسات
- امکان جستجو و ادغام یادداشت های مربوط به جلسات
- تحلیل جلسات با استفاده از آمار KPIها
- سیستم صدور مجوز با اقدامات امنیتی لازم
