مستندسازی فرایند در حوزه مدیریت فرایند چیست؟

مستندسازی فرایند روشی است برای به دست آوردن تمام اطلاعات لازم برای اجرای صحیح فرآیندهای کسب و کار در سازمان شما. این یک فعالیت مداوم است که باید با ایجاد فرایندها انجام شود تا اطمینان حاصل گردد که خروجی کار مطلوب خواهد بود.
مستندسازی فرآیند، یک سند فرآیند ایجاد می‌کند؛ شرح مفصلی از الزامات اجرای صحیح یک فرآیند. شما باید کلیه اطلاعات مربوطه را درج کنید تا سند قابل درک و اجرای آن ساده باشد.

اگر مدل فرایندی را داشته باشیم، چه نیازی به مستندسازی فرایند داریم؟

به بیان ساده، یک مدل فرآیندی در مورد “چه” است، در حالی که مستندات فرآیند “چگونه” و “چرا” را توضیح می‌دهد. مدل فرآیند، نمایش گرافیکی فرآیند کسب و کار و نحوه اجرای آن است.
جزئیات دقیق مانند مالک یا مسئول گام به گام فرایند یا مدت زمان انجام هر مرحله را نشان نمی‌دهد. این سطح از جزئیات را می‌توان در مستندات فرآیند اضافه کرد.
به عنوان مثال، یکی از تسک‌های فرآیند خرید، “ایجاد درخواست خرید” است. این یک توصیف ساده از کار است. در سند فرآیند، توضیحات دقیق تری مانند تعیین تاریخ تحویل، اطلاعات تحویل و مشخصات محصول وجود دارد.

چرا باید فرایندها را مستند کنیم؟

یک سند فرآیند به عنوان یک نقشه راه برای کسب و کار عمل می‌کند. هنگامی که در حال ایجاد فرآیندهای جدید هستید و یا اگر قصد بهبود فرآیندهای موجود را داشته باشید، مستندات فرآیند به عنوان بهترین راهنمای عملی برای نحوه ساخت و اجرای آنها عمل می‌کند.
جزئیات گفته شده در یک سند فرآیند می‌تواند به کارکنان در درک تفاوت‌های کوچک مانند قصد یا دلیل اصلاح فرایند در گذشته، کمک کند. این امر به ویژه می‌تواند هنگام اثبات مطابقت سازمان شما با مقررات خاص، مفید واقع شود.

دلایل مستندسازی فرآیند

افزایش سازگاری – فرایند قابل تکرار نیازی نیست که هر بار مجدد طراحی شود و همیشه با همان منطق ایجاد می‌شود.
ارائه شفافیت – با تعیین دقیق وظایف مورد نیاز برای تکمیل یک فرایند، تعیین مسئول و مشخص کردن نحوه انجام کار موجب کاهش ابهام عملیاتی می‌شود.
مخزن دانش – اگر کارمندی آنجا را ترک کند، آنها معمولاً دانش فرآیند خود را با خود می برند. به کمک مستندسازی فرآیند همه به این اطلاعات مهم دسترسی دارند.
آموزش – اسناد و مدارک فرآیند می‌تواند به عنوان بهترین راهنما عمل کند، بنابراین یک ابزار آموزشی عالی برای کارمندان جدید است.
بهبود فرآیند – بررسی جزئیات اسناد فرآیند موجب شناسایی گلوگاه‌ها و برجسته کردن نقاطی که می‌توانند کارآمدتر باشند می‌شود.

مستندسازی فرایند چه مزایایی دارد؟

مستندسازی فرآیند مزایای زیادی دارد که به نوبه خود می‌تواند به بهبود رضایت کارکنان و رضایت مشتری کمک کند.

بهبود کارایی فرآیند – بررسی فرایندها برای اطمینان از انجام آنها به کارآمدترین روش
بهبود کلی کیفیت – مستندسازی هر مرحله می‌تواند زمینه‌های بهبود را در معرض دید قرار دهد.
کاهش هزینه‌ها – به لطف زمان ساخت کمتر و بهبود کلی در فرآیند، فرآیندهای بهبود یافته باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شوند.
صرفه جویی در زمان توسعه – یک روش استاندارد برای ایجاد فرآیندها، تنظیم فرآیندهای جدید را سریعتر می‌کند.
رفع نواقص – مستندسازی فرایند به شما امکان می‌دهد نقص را پیدا کرده و آنها را برطرف کنید.
نقطه مرجع واحد – با داشتن یک حقیقت واحد، شک داخلی را از بین ببرید.
اطمینان از انطباق – تعیین دقیق نحوه اجرای وظایف به رعایت مقررات کمک می‌کند.

چگونه می‌توانم از مستندسازی صحیح فرآیند اطمینان حاصل کنم؟

در هنگام مستندسازی فرآیندها، ایجاد تعادل بین کامل بودن و دقیق بودن مهم است، اما شفاف و مختصر بودن نیز مهم است. این بدان معنی است که همانطور نگهداری از اطلاعات مهم ضروری است، به همان اندازه حذف اطلاعات اضافه و غیرضروری نیز مهم است.
به خاطر داشته باشید که اسناد فرآیند را برای چه کسانی می‌نویسید و تصور کنید که انگار خودتان این کار را انجام می‌دهید و در نظر بگیرید چه اطلاعاتی را مفید می‌دانید. زمانی که توضیح کاری با بیان کلمات دشوار باشد، می‌توانید از نمایش تصاویر استفاده کنید.
همچنین ذکر هدف یا انگیزه انجام کار مفید است، زیرا این امر دلیل انجام وظیفه را توضیح می‌دهد. به این ترتیب، هنگام بهبود فرآیند، کارکنان می‌توانند متوجه شوند که در ابتدا چرا فرآیند به این شیوه مدل شده است.
همچنین به خاطر داشته باشید که مستندسازی فرآیند یک فعالیت یکبار مصرف نیست. هر زمان فرآیندها به روز می‌شوند، مستندات نیز باید به روز شوند.
ابزارهای مستندسازی فرآیند معمولاً یک الگو یا راهنمای گام به گام ارائه می‌دهند که موجب افزایش سازگاری و اطمینان از کیفیت خوب کار می‌شوند. استفاده از این ابزارها خوانایی فرمت را ساده و آسان می‌کند.

آیا برای مستندسازی فرایند نیاز به ابزار دارم؟

نرم‌افزار مستندسازی فرآیند یک راه موثر برای ثبت دیجیتالی همه جزئیات اضافی مورد نیاز برای اجرای درست فرآیند کسب‌وکار فراهم می‌کند.
استفاده از نرم‌افزار به این معنی است که می‌توانید از ویژگی‌های بصری استفاده کرده و اطمینان حاصل کنید که هر مرحله مستندات مناسب را دارد.
نرم افزار Bizagi Modeler یا Visual paradigm از جمله نرم افزارهایی هستند که امکانات کافی برای مستندسازی دیجیتال فرایندها در اختیارتان قرار می‌دهند.

برای مستندسازی فرایندهای سازمانتان نیاز به مشاوره دارید؟ بهتر است نگاهی به خدمات مدلسازی فرایند شرکت توسعه راهکار جهان مدیر بیندازید.