ابزارهای مدیریت فرآیند در APQC

ابزارهای تأثیرگذار مدیریت فرآیند و اهداف آنها

فناوری و مدیریت فرآیند، به طور ذاتی درهم‌تنیده شده‌اند. طبق بررسی سالانه مرکز بهره‌وری و عملکرد آمریکا APQC تقریباً نیمی از تیم‌های فرایندی (49٪) به‌عنوان پشتیبان جهت اجرای فناوری در محیط کار، مورداستفاده قرار می‌گیرند.
یعنی این که تیم‌های مدیریت فرآیند به سازمان خود کمک می‌کنند تا وضعیت فعلی را درک و وضعیت آینده را شناسایی کنند و از اجرای طیف وسیعی از فناوری‌ها از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی (ERP) گرفته تا هوش مصنوعی و اتوماسیون پشتیبانی کنند.
علاوه بر این، تیم‌های مدیریت فرآیند نیز در چند سال گذشته مجبور شده‌اند توانایی استفاده از ابزار را در خود گسترش دهند تا مجموعه‌ای از فناوری‌ها (به‌عنوان‌مثال، اتوماسیون و ابزارهای داده) و همچنین روش‌شناسی‌ها (مانند روش‌شناسی چابک و تفکر طراحی) را نیز در بتوانند انجام دهند.

فنآوری‌های مرتبط مدیریت فرآیند و هدف آنها

برای به‌دست‌آوردن درک عمیق‌تر از اینکه چه فناوری‌هایی برای تیم‌های مدیریت فرآیند حیاتی هستند، از پاسخ‌دهندگان نظرسنجی، خواسته شده است که نشان دهند از کدام ابزارها، در سال 2022 در کارهایشان استفاده کرده‌اند.

5 فناوری برتر برای تیم‌های فرایندی در سال 2022

ابزارهای تجسم داده‌ها – ابزار تجسم داده‌ها ابزارهایی هستند که اطلاعات یا داده‌ها را به‌صورت گرافیکی نمایش می‌دهند. ابزارهای تجسم داده‌ها به طور معمول شامل ابزارهایی هستند که برای توسعه عناصر گرافیکی جهت گزارش‌ها یا در میز کار استفاده می‌شوند.
ابزارهای تجسمِ دادهِ تصمیم گیرندگان به اطلاعات دسترسی دارند و حجم عظیمی از اطلاعات را دریافت و تجزیه‌ و تحلیل کرده و به تصاویر تبدیل می‌کنند و به همین دلیل است که تصمیمات بهتری می‌گیرند.

• اتوماسیون فرایند – یعنی استفاده از نرم افزار جهت تقلید کارهای انسانی و اتصال سیستم های چندگانه و جدا از هم به یکدیگر از طریق اتوماسیون.
  اتوماسیون فرایند، سیستم‌ها را قادر می‌سازد تا اقدامات با حجم بالا و چندمرحله‌ای – بدون مداخله دستی کارمندان – برای جمع‌آوری اطلاعات، دست‌کاری داده‌ها یا ایجاد پاسخ‌ها در سیستم‌های دیگر را انجام دهند. کار با اتوماسیون به طورعادی در بخشِ مرکزی همه فعالیت‌هایی که با رایانه سرکار دارند دیده می‌شود.
• ابزارهای رویه کار – ابزارهای نرم‌افزاری هستند که به کاربران اجازه می‌دهند فرایندهای ساده یا رویه کار را به‌راحتی طراحی کنند.
  ابزارهای گردش کار به طور خاص برای استفاده آسان و شهودی – از طریق ویژگی‌هایی مانند دستورات میان‌بر، کم‌کد، و ویرایشگرهای کشیدن و رهاکردن، توسعه یافته‌اند؛ یعنی این که آنها در کسب‌وکار، قابل‌دسترس‌تر و قابل‌استفاده‌تر هستند.
• سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی – یا سیستم‌های برنامه‌ریزی سازمانی، نوعی نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار هستند که فعالیت‌ها و فرایندهای روزانه سازمان را در زمینه‌های کلیدی مانند امور مالی و دارایی، فروش، زنجیره تأمین، عملیات و منابع انسانی، مدیریت و ادغام می‌کنند. طی چند سال گذشته، بسیاری از سازمان‌ها دست به تعمیرات اساسی بسیاری از سیستم‌های قدیمی، ازجمله سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی زده‌اند.
• سایر ابزارهای مورد استفاده در فرآیندها – ابزارهایی هستند که به‌سادگی به دو یا چند نفر کمک می‌کنند تا روی یک کار، پروژه یا هدف مشترک با هم کار کنند.
  با توجه‌ به رشد محیطِ کار مجازی، برای همکاری بین نیروهای دورکار به ابزارهایی نیاز است تا بتواند به تیم‌ها کمک کند با هم ارتباط برقرار کرده و روی اسناد و پروژه‌ها کار کنند.

با این‌ حال، کمتر از یک‌ چهارم تیم‌های مدیریت فرآیند از فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند هوش مصنوعی، فرایندهای زبان طبیعی، شبیه‌سازی، فرایندکاوی و شبیه‌سازی در جعبه ابزار معمولی خود استفاده می‌کنند.
این محدودیت(سکوت) به طور معمول مربوط به تلاش‌های مستمر جهت مرتب کردن داده‌های سازمان‌ها و تمرکز بر پیاده‌سازی فناوری در مقیاس بزرگ (برنامه‌ریزی منابع انسانی) و توسعه مداوم ابزارهای اتوماسیون است.

هدف ابزارهای فرایند

علاوه بر دانستن اینکه تیم‌های فرایند از چه ابزارهایی استفاده می‌کنند، دانستن اینکه چرا یا با چه هدفی این ابزارها برای تیم‌ها در راستای مدیریت فرآیند تهیه می‌شوند نیز ضروری است.

5 هدف برتر ابزارهای فرایندی در سال 2022

به‌طورکلی، اهداف اصلی تیم‌های پردازش ابزار، استفاده از تراز با اهداف مورد نظرشان است.

• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده – هدف صریح ابزار تجسم داده، تبدیل داده‌ها و اطلاعات به فرم‌هایی است که به‌راحتی قابل‌تحلیل هستند. علاوه بر این، ابزارهای میز کار، اطلاعات را در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می‌دهند تا بتوانند مواردی مانند فرصت‌های بهبود و پروژه‌ها را بر اساس اطلاعات عینی قرار دهند.
• جایگزینی جهت فرایندهای دستی – فرایند اتوماسیون و ابزارهای رویه انجام کار به طور معمول جهت کمک به کارمندانی طراحی می‌شوند که تمام مدت بر فرایندهای ارزش‌افزوده با خودکارسازی فرایندهای مبادلاتی و دستی تمرکز می‌کنند.
• بهبود کارایی کار فرایندی – تمام پنج فناوری برتر با هدف بهبود کارایی کار تیم‌های فرایندی انجام می‌شود. از ابزارهایی برای ایجاد شفافیت در عملکرد گرفته تا ایجاد همکاری یا تسهیل پروژه‌های کسب‌وکار با استفاده از فرایند.
• افزایش دید در عملیات – هم تجسم داده‌ها و هم سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی بر عملکرد فرایند تکیه دارند و یا داده‌های عینی تولید می‌کنند.
• بهبود کیفیت داده‌ها – چندین ابزار نیز در بهبود کیفیت داده‌ها نقش دارند.

اتوماسیون می‌تواند به حذف خطاهای انسانی در پردازش داده‌ها کمک کند. بااین‌حال، تجسم داده‌ها می‌تواند به کشف مسائل مربوط به داده‌ها و همچنین مشارکت افراد در کسب‌وکار در مورد ارزش چیزهایی مانند دسترسی به داده‌ها، تمیزی، ثبات در بین تیم‌ها، کمک کند.

نتیجه

داده‌ها همچنان یک محرک کلیدی و بازدارنده تلاش‌های فرایند و ابزارهای جعبه ابزار تیم‌ها هستند؛ ازاین‌رو فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی، فرایندهای زبان طبیعی و فرایندکاوی به طور کامل موردتوجه اکثر تیم‌های فرایند قرار نگرفته است.
در عوض، تیم‌ها همچنان بر فناوری‌هایی تمرکز می‌کنند که اولویت یا پروژه اجرایی اصلی؛ برای سازمان هستند؛ مانند تجسم داده‌ها، سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی و اتوماسیون. جنبه مثبت این فناوری‌ها معمولاً یک مزیت جانبی نیز در بهبود کیفیت و مدیریت داده‌ها دارد.
با این‌ حال، تیم‌های مدیریت فرایند نیز به‌احتمال زیاد بر ابزارهایی تأکید می‌کنند که پشتیبان تصمیم‌گیری هستند و کار در تیم‌های پروژه محور را آسان‌تر می‌کنند – که این کار در کل به تیم‌ها کمک می‌کند تا کارایی تلاش‌های فرایندی خود را بهبود بخشند.