در این مطلب دنبال پاسخ به یکی از مهم ترین و اولین گلایه‌های مدیران و کارآفرینان در خصوص کسب و کارشان خصوصا پیرامون دخالت در کسب و کار هستیم.
طی جلسات متعدد و در دوره های آموزشی بسیار که برگزار شده است که خوشبختانه اغلب شرکت کنندگان از صاحیان کسب و کار و کارآفرینان بوده اند، بازخوردهای بسیاری نسبت به کسب و کارها دریافت کرده ایم که یکی از اصلی ترین و مهم ترین بازخوردها سوالی است که در این مقاله به آن پاسخ داده خواهد شد:
چرا باید بر جزئی ترین فعالیت های کسب و کار نظارت یا در انجام ان ها مشارکت داشته باشم؟
تیم هوشمند سازی کسب و کار طی تحقیقاتی که بر اساس روش 5-Whye انجام داده است به علت اصلی وقوع چنین عارضه ای رسیده است:
سیستمی برای تبدیل اهداف کسب و کار به نتیجه مطلوب در راستای خواسته های صاحبان آن وجود ندارد. اگر بخواهیم کمی بیشتر توضیح دهیم در حقیقت یک صاحب کسب و کار به علت اینکه یک فعالیت در راستای آنچه می خواهد و با کیفیتی که می خواهد انجام نمی گیرد مجبور است در جزئی ترین اقدامات و فعالیت های سازمانی ورود کند.
حال باید پرسید چرا فعالیت ها در راستای آنچه یک مالک کسب و کار می خواهد و با کیفیتی که می خواهد انجام نمی شود؟ بیایید کمی دقیق تر به مطالبی که گفته شد نگاه کنیم:
یک جمله کلیدی در متن بالا وجود داشت: ” فعالیت ها در راستای آنچه صاحب کسب و کار می خواهد انجام نمی شود”
این گزاره در حقیقت بازتاب همان عدم اجرای اهداف سازمانی است. در اغلب کسب و کار ها اهداف سازمانی در ذهن صاحبان ان باقی می ماند( که کم و کیف آن جای بررسی دارد) و در بهترین حالت تبدیل به نوشته ای می شود که هیچ کدام از پرسنل اجرایی سازمان از آن آگاهی ندارد.
در حقیقت صاحبان کسب و کار توقع دارند کارکنانشان در راستای برآورده کردن آنچه تنها در ذهنشان و یا بر کاغذی در کتابخانه اتاقشان نقش بسته فعالیت های روزانه خود را انجام دهند.
کارکنان بدون آگاهی از آنچه شما می خواهید و رسیدن به یک مسیر و زبان مشخص چگونه خواسته های کسب و کار را برآورده سازند؟
دومین جمله کلیدی این است: “کیفیت کارهای انجام شده به اندازه زمانی نیست که صاحب کسب و کار خودش مستقیما آن فعالیت را انجام دهد”
اگر کمی روشن تر بخواهیم به این جمله بپردازیم در حقیقت صاحبان کسب و کار باید به اندازه فعالیت های کلیدی تکثیر شوند و در عین واحد هم در واحد تولید و هم در کیفیت و هم در بازرگانی و … حضور داشته باشند که این امر از ذاتیات انسان خارج است.
حال راه حل برون رفت از این مشکل چیست؟ با هم به این راه حل خواهیم رسید:
در مورد سوال اول اگر سیستمی وجود داشته باشد که اهداف سازمانی را در ابتدا برای خود صاحبان کسب و کار روشن و سپس در سازمان جاری سازد به گونه ای که وظایف روزانه تک تک کارکنان در راستای اهداف باشد مساله حل می شود.
همانطور هم که بارها اشاره شده است پیاده سازی سیستم سازی و اهداف استراتژیک تنها از دو مسیر قابل اجراست:
- روش های تبدیل اهداف به برنامه های اجرایی مانند OKR
- فرایند ها که عامل اصلی تبدیل اهداف استراتژی به اجرا هستند.
اما جمله دوم پاسخ را در خودش داشت. ما باید روش اجرای درست فعالیت ها را سازمان تکثیر کنیم. به زبان ساده تر سیستم هایی ایجاد کنیم که قوای اجرایی و فنی صاحبان کسب و کار در حوزه های مختلف تکثیر شود.
انسان نمی تواند در عین واحد در چند حوزه درگیر فعالیت های جزیی باشد اما می تواند سیستمی طراحی کند که مطابق همان نقشه ای که مدنظر اوست کارها را پیش ببرد.
فکر می کنم تا اینجا پاسخ کاملا روشن شد:
تنها راه غلبه بر این عارضه سیستم سازی هوشمند کسب و کار است.
همانطور که در مگا مقاله سیستم سازی اجزای مدل را شرح داده ایم به راحتی قابل درک است که با سیستم سازی هوشمند کسب و کار این عارضه برطرف خواهد شد.
به طور اختصار مطابق متدلوژی سیستم سازی هوشمند در ابتدا با شناخت دقیق اهداف و سپس تبدیل آن ها به برنامه های اجرایی و به طور موازی پیاده سازی و مکانیزاسیون فرایند های کسب و کار، صاحبان ان ها در قالب فرآیند انچه باید انجام شود را تعریف خواهند کرد و پس از آن سیستم ها هستند که کارها را اجرا خواهند کرد.
فرض کنید مدیر مجموعه ای برای فرآیند برنامه ریزی تامین یا خرید داخلی جزئی مطابق آنچه می خواهد بستری ایجاد کند که امکان انجام اقدامات و فعالیت ها در خارج از این بستر و چارچوب وجود نداشته باشد و نحوه انجام فعالیت ها در مسیر ریل گذاری شده ایشان پیش برود.
این فرایند با درصد بالاتری از کارایی و اثربخشی حتی نسبت به زمانی که خودش این فعالیت ها را انجام می داد، اجرا و نتایج با کیفیت یکسان و در راستای اهداف سازمانی ایجاد خواهد شد. بنابر این به این نتیجه رسیدیم که سیستم سازی هوشمند کسب و کار راه حل جامع، کامل برای بهبود این عارضه می باشد.