عنوان سیستم سازی هوشمند کسب و کار، متشکل از مفهومی نوین از سیستم سازی می‌باشد که خود بر گرفته از دو مفهوم سیستم سازی و هوشمندی کسب و کار می باشد.
در ابتدا به تعریف خلاصه ای از سیستم سازی کسب و کار می پردازیم:
یک سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شدهاند. در واقع سیستم مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیتهای فعال است که بدون نیاز به مداخله انسان قابل اجرا بوده و همیشه در دسترس است.
در بسیاری از سازمان ها، مفهوم سیستم سازی با نظارت لحظه به لحظه بر کارکنان، پیاده سازی دست و پا شکسته سیستم های مدیریت از جمله سیستم های مدیریت کیفیت، پیاده سازی نرم افزارهای یکپارچه و …. اشتباه گرفته می شود.
هر چند پیاده سازی موفق هر یک از سیستم های مدیریت از جمله سیستم های مدیریت کیفت سنگ بنای مهمی برای سیستمی سازی کسب و کار می باشد، اما آنچه نیاز اصلی کسب و کارها می باشد، الگو و فرهنگ کاری بسیار فراتر، کاراتر و چابک تر از این هاست.
به طور اختصار، زمانی که شما کسب‌وکار خود را سیستم سازی می‌کنید، به‌نوعی الگویی برای آن کسب‌وکار ایجاد کرده‌اید تا سازمانتان آنطور می خواهید کار کند.
سیستم سازی چیست؟
در کل سیستم سازی، تعریف الگو و بستر مناسب برای اجرای فرآیند ها و اهداف سازمان منطبق بر ماهیت هر سازمان می باشد.
در‌واقع این الگو به‌صورت بستری است که باید کارها و وظایف بر روی آن انجام شوند.
اهداف این نوع سیستم سازی، ایجاد باز‌دهی بیشتر و بالا‌بردن کیفیت ارائه خدمات هم برای مشتریان و هم برای کارکنان است و درعین‌حال قادر خواهید بود اهداف خود را به‌سهولت مقیاس‌بندی کرده و یا مورد اصلاح قرار دهید که این امر به نوع استراتژی کسب‌وکار شما در آن موقعیت زمانی نیز بستگی دارد.
اساساً سیستماتیک کردن کسب‌وکار عبارت است از تعیین چگونگی سیستم‌هایی که باید در این کسب‌وکار به‌عنوان مجموعه‌ای از فرایندها و یا دستور‌العمل‌های اجرایی استاندارد راه‌اندازی شوند: فرایندها در هر نوع کسب‌وکاری وجود دارند خواه به طور رسمی تعیین شده باشند و خواه به طور اتفاقی به‌صورت یک سلسله عملکردهای ورودی و خروجی.
هوشمندی کسب و کار چیست؟
مفهوم هوشمندی کسب و کار استخراج شده از نیاز های اساسی کسب و کار در دنیای امروز می باشد. مهم ترین نیازهای کسب و کار ها که از حجم گسترده و آنی تغییرات، تبدیل داده به عنوان اصلی ترین مزایای رقابتی، فضای رقابتی سخت رشد و توسعه بازار و کاهش هزینه ناشی می شود، چابکی، داده محوری و رشد پایدار و کاهش هزینه های تولید و خدمات می باشد.
به طور کلی هوشمندی کسب و کار با استخراج دیتا های مرتبط با فعالیت های روزمره و غیر روزمره اغاز و با تحلیل و تصمیم سازی بر اساس آن به صورت خودکار و ایجاد تصمیم سازی برای مدیران به پایان می رسد.
سیستم سازی هوشمند کسب و کار
هدف نهایی سیستم سازی هوشمند کسب و کار، هوشمند کردن الگو ها و بستر پیاده سازی و نظارت بر سیستم ها و فرایند های تعریف شده برای یک سازمان با استفاده از نرم افزار های متناسب می باشد. به گونه ای که فرآیندها با حذف اقدامات بدون ارزش افزوده به صورت خودکار اجرا شوند و در عین حال با جمع آوری داده های هر گردش و تجزیه و تحلیل و بهبود آن ها در سازمان، با کارایی بالا منجر به پیاده سازی اهداف سازمانی گردند.
چرا به سیستم سازی هوشمند کسب و کار نیاز داریم؟
بیاید باهم 6 مزیت کلیدی که از سیستم سازی میتوانیم بدست بیاوریم را برشماریم:
1- آزادی عمل را به صاحبان کسب و کار باز می گرداند.
صاحبان کسب‌وکار نقش زیادی در پیشبرد اهداف و موفقیت آن دارند اما اغلب خود را بسیار درگیر امور روزمره فعالیتهای مربوط به کسب‌وکار میکنند.
شاید بتوان گفت ساعت‌های زیادی از وقت خود را صرف میکنند و هرگز تعادل مناسبی بین امور کاری و زندگی‌شان بر‌قرار نیست؛ لذا تنها راهکار مناسب برای آنان سیستم سازی کسب و کار است.
هم چنین اغلب به دلیل درگیری در امور روزانه کسب و کار، فرصت توسعه و رشد پایدار و شناسایی بازارها و موقعیت های سرمایه گذاری جدید را از دست می دهند.
با ایجاد سیستمهای کارآمد و اتوماتیک کردن گردش کارها و سیستمها، کارآفرینان، فرصت بیشتری برای تمرکز بر توسعه کسب و کار دارند. به جای پرداختن به مسائل روزمره و وقت‌گیر، بر اهداف اصلی کسب و کار و کارآفرینی خود تمرکز میکنند.
2- به کسب‌وکار شما اجازه رشد به‌صورت یکپارچه را می‌دهد.
مبنای سیستمها، فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار میکنند. سیستمها به شما اجازه می‌دهند رویه‌ها و کارهایی را که در یک واحد سازماني يا کسب و کاري خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. در اين‌صورت خواهيد توانست يک کار را چندين بار به گونه‌اي انجام دهيد که نتايج عالي مشابهي به دست آوريد.
3- پول را روی منابع ذخیره می‌کند.
بسیاری از سیستمها برای شما کار میکنند. آنها جای کارکنان شما را می‌گیرند و پول شما را که برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا باید صرف می‌شد، برای‌تان ذخیره میکنند.
به عنوان مثال ابزار CRM که ایمیل‌ها را ارسال می‌کند، یک ابزار زمان‌بندی آنلاین است که در هزینه‌های کارمندان فروش صرفه‌جویی ایجاد می‌کند و خطای انسانی آنها را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد.
سیستمها را کافیست یکبار تنظیم کرده و پیکربندی آن را تعریف کنید، پس از آن کمتر نیاز به مداخله و انجام کاری جدید توسط شما را دارند.
4- نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.
یکی از ارزشمندترین مزایای سیستمها، قابلیت اطمینان آن‌هاست. هنگامی که سیستمهای اثبات شدهای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.
در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته‌ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدمات‌شان هستیم.
در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه میکنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می‌شود.
در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آنرا انجام می‌دهند نه سیستم! پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت.
5- می‌توانید ارّه کسب‌وکارتان را تیز کنید
لطفاً به داستان جالب زیر توجه کنید:
شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شدهای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟
فرد جواب می‌دهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او می‌گوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه¬ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.
حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته‌‌ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.
برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیتهای روزمره مثل تولید و فروش می‌شوند که فراموش میکنند ارّه‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.
اگر ارّه کسب‌وکار خود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته‌‌ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.
برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیتهای روزمره مثل تولید و فروش می‌شوند که فراموش میکنند ارّه‌شان را تیز کنند.
اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت. منظور از تیز کردن ارّه، انجام بهبود و امور توسعهای پایه‌ای در کسب و کار است.
این جمله بسیار کلیدی از آقای ادوارد دمینگ را به خاطر بسپارید. آقای دکتر دمینگ کسی است که صنایع کشور ژاپن را اینگونه که الان هستند، متحول کرد و یکی از تاثیرگذاترین افراد در این زمینه است.
نتیجه‌گیری
%۸۵ مشکلات کسب‌وکارها نتیجه فرآیندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترل و تنها ۱۵% نتیجه عملکرد کارکنان است.
از سوی دیگر ایجاد سیستم بطور همزمان در همه بخش‌های کسب و کار نیز یکی دیگر از اشتباهاتی است که اغلب کسب و کارها انجام می‌دهند.
ما همیشه برای ایجاد سیستم توصیه می‌کنیم ابتدا یک ارزیابی از وضع موجود کسب و کار انجام شود تا با کمک آن مشخص کنیم شرایط فعلی چگونه است و کدام بخش/ واحد کسب و کار اوضاع وخیم‌تری دارد و بدین ترتیب نقطه شروع را پیدا کنیم.
سیستم سازی به شما کمک می‌کند که:
- برای مالک و مدیر کسب و کار مشخص می‌شود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
- کسب و کار را قادر می‌سازد تا تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا کند.
- شما را قادر می‌سازد قبل از آنکه شرایط خیلی بد شود، مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.
- شما را قادر می‌سازد تا چالش‌هایی که بخاطر مشکل در سیستم بوجود می‌آید را شناسایی کنید.
- همه در ارائه راهکارهای بهبود درگیر می‌شوند.
- کمک می‌کند کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب‌وکار شده و در آن درگیر شوند.
- به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک می‌کند.
- به ارزش دارائی‌های سازمان اضافه می‌کند.