کلیدی ترین عامل موفقیت پروژه‌های سیستم سازی هوشمند کسب کار روش پیاده سازی آن در سازمان می باشد. انتخاب روش های پیاده سازی به عوامل متعددی بستگی دارد که در زیر به برخی از آن ها اشاره می کنیم:
- بلوغ فرآیندی سازمان
- مهلت زمانی انجام پروژه
- تعهد مدیریت ارشد
- ماهیت و مدل کسب و کار
- پیچیدگی فرآیند ها
- وسعت سازمان
مجموع روش های پیاده سازی سیستم سازی
در مجموع روش های پیاده سازی سیستم سازی را می توان به 3 گروه اصلی تقسیم کرد:
- مربی گری
- برونسپاری
- ترکیبی
حال به تعریف و بیان شاخص های هر کدام از این گروه ها می پردازیم:
مربی گری
مربی گری یا منتورینگ روشی است که در آن مشاور یا فرد متخصص در کنار تیم سازمان قرار می گیرد و به آن ها متدلوژی و نحوه اجرا را آموزش می دهد. ایشان نیز بر اساس درس آموخته ها شروع به اجرا در سازمان می کنند.
مزایا:
• پرورش کارکنان برای بهبود و نگهداری سیستم (در صورت وجود نیروی مستعد)
• عدم وابستگی به فرد بیرون سازمان
معایب
• مدت زمان اجرای طولانی
• با توجه به مدت زمان اجرا هزینه های بیشتر
• عدم کیفیت در پیاده سازی
• وابستگی به وجود نیروی مستعد
در مجموع به دلیل هزینه بیشتر، زمان طولانی و کیفیت اجرا به دلیل بی تجربگی تیم پیاده سازی پرسنل احتمال شکست پروژه نسبتا بالاست.
برونسپاری
در این روش پروژه به طور کامل برونسپاری می گردد و طراحی و اجرا بر عهده تیم مشاور می باشد. پرسنل در این روش تنها نقش هماهنگ کننده را خواهند داشت.
مزایا:
• زمان کوتاه اجرای پروژه
• هزینه کمتر نسبت به منتورینگ
• کیفیت مناسب اسناد و مدلسازی (در صورت انتخاب مشاور با تجربه و دانش)
معایب:
• کاهش کیفیت اجرا در سازمان به دلیل فاصله تیم مشاور از شرایط ویژه کسب و کار
• عدم پرورش کارکنان برای نگهداری سیستم و وابستگی تمام به مشاور
سیستم سازی نیاز به فرهنگ سازی دارد و این امر تنها با پیگیری لحظه ای و آموزش های سینه به سینه به نتیجه خواهد رسید.در مجموع به علت اینکه اغلب سازمان های نیازمند سیستم سازی از بلوغ سیستمی و فرآیندی پایین برخوردار هستند و نیاز مند فرهنگ سازی، به علت دوری مشاور از فضای کسب و کار امکان اجرای موفق کاهش می یابد.
ترکیبی
این روش ترکیبی از دو روش قبلی برای رفع معایب هر یک از روش های فوق می باشد. در این روش با وجود برونسپاری سیستم سازی به پیمانکار با دانش و تجربه، نمایندگان مشتری به صورت کارآموز در اختیار تیم مشاور خواهند بود تا با روش استاد-شاگردی تمامی مراحل را به صورت کارگاهی و عملی آموزش ببیند و پس از پایان پروژه امکان نگهداری و بهبود سیستم را خواهند داشت.
این روش بر خاسته از مطالعات و تجربیات متعدد تیم سیستم سازی هوشمند جهان مدیر می باشد که عامل اصلی موفقیت در اجرای موفق پروژه های سیستم سازی (که اغلب در سازمان های متوسط و کوچکتر با بلوغ پایین سیستم سازی) را در بخش پیاده سازی شناسایی کرده و با این روش دو ضعف اساسی روش های دیگر را پوشش داده است:
- یکی عدم دانش پرسنل سازمان برای پیاده سازی و نگهداری سیستم
- دیگری عدم امکان پیگیری لحظه ای و مداوم برای اجرا و فرهنگ سازی توسط تیم مشاور
مزایا:
• کیفیت بالای اجرای سیستم
• هزینه مانند روش برونسپاری
• کیفیت بالای اجرا
• پرورش کارکنان برای نگهداری و بهبود سیستم
• دارای کوتاه ترین زمان اجرای پروژه
نکته: یادآور می گردد که سیستم سازی هوشمند جهان مدیر قابلیت و امکان ارائه خدمات به هر سه روش را دارد و انتخاب هر یک از این روش ها به عوامل متعدد از جمله ماهیت کسب و کار سازمان بستگی دارد ولی بر اساس آنچه از تجربه چندین ساله مشاوران و متخصصین ما برآمده است روش سوم پیشنهاد می گردد.