مدیریت فرایند چه چیزی نیست

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) چه چیزی نیست؟

صرفا خرید نرم افزار و اتوماسیون اداری نیست.

زیرا می‌بایست قبل از خرید نرم افزار به منظور شناسایی نرم افزار مناسب و استفاده اثربخش از نرم‌افزار، اقدامات پیش نیاز منطبق بر چرخه BPM صورت پذیرد. در ادامه به تشریح این که چرا خرید نرم افزار اولین قدم در مدیریت فرایندهای کسب و کار نیست، خواهیم پرداخت.

گرفتن خلاقیت کسب و کار و تبدیل کردن کارکنان به ربات نیست.

با اجرای BPM، از انجام صحیح، دقیق و شفاف کلیه امور جاری اطمینان حاصل خواهد شد به این ترتیب زمان کافی برای رصد و رسیدگی به فرصتها و تهدید های بالقوه محیطی همچنین تقویت و بهبود امور داخلی برای مدیران و پرسنل سازمان فراهم خواهد شد، اموری که نیازمند خلاقیت و اختصاص زمان کافی خواهد می باشد.
اما زمانی که هنوز فرایندهای بهینه در سازمان مستقر نشده تمام زمان مدیران به انجام امور سطحی و روزمره با فشار کاری بالا خواهد گذشت و دیگر زمانی برای رصد محیط خارجی و داخلی سازمان باقی نخواهد ماند و این موضوع در بلند مدت منجر به نابودی سازمان خواهد شد.

صرفا نمودار توالی فعالیت‌ها نیست.

ترسیم نمودارهای توالی فرایندها (با ابزارهای نه چندان حرفه ای) به صورت پراکنده در برخی از قسمت‌های کسب و کار، بدون توجه به معماری فرایند و سایر ارکان معماری سازمانی، نتایج شگفت انگیزی را به دنبال نخواهد داشت.

چرا فقط خرید نرم افزار اولین قدم در BPM نیست؟

متأسفانه در سال های اخیر عدم نگرش جامع به پروژها، رویکردها و ابزارها مدیریتی مثل مدیریت استراتژی، بازاریابی و فروش، مدیریت منابع انسانی ، زنجیره تأمین، طراحی و بهبود فرایند ها و ایجاد زیر ساخت‌های لازم برای استفاده از انواع نرم افزارها، باعث اتلاف منابع (انسانی، مالی و زمانی) سازمانی و حتی از دست رفتن فرصتهای بالقوه سازمانی گردیده است.
در واقع پروژه ها و رویکردهای مدیریتی که از سوی مشاوران مدیریت و یا تیم های نرم افزاری ارائه شده است به صورت مجزا و بدون در نظر گرفتن ارتباطات لازم و یکپارچگی همچنین اولویت‌بندی نیازمندی‌های واقعی سازمان به هریک از این پروژه ها و یا ابزارها، اجرایی می‌گردند در صورتی که می‌توان تمام آن ها را با رویکرد معماری سازمانی، با یکدیگر همسو و هم جهت و یکپارچه کرد و از منابع سازمان به نحو احسن استفاده کرد.

معماری سازمانی رویکردی در جهت ایجاد هماهنگی و همخوانی بین فرآیندها، داده‌ها، نقش افراد، سیستم‌ها و فناوری‌های مورداستفاده، با اهداف و راهبردهای سازمانی است.
پیچیدگی ساختارهای سازمان‌ها، امروزه به حدی بالا رفته است که نمی‌توان صرفاً به ذکر اینکه چه‌کارهایی باید توسط چه کسانی انجام شود یا به عبارتی دیگر، تعیین شرح وظایف افراد، اکتفا نمود.

هرم معماری سازمانی

هرم معماری سازمانی

مطابق شکل، خروجی قسمت معماری کسب و کار که اولین قسمت معماری سازمانی هست، استراتژی ها و اهداف ، چارت سازمانی، معماری فرایندها ، مدل های فرایندی و سیاستهای کسب و کار خواهد بود.
در قسمت معماری داده ها ، اطلاعات، نحوه ایجاد، ذخيره و بازيابي و انتقال داده‌هاي سازمان برای خروجی های لایه اولیه ( معماری کسب و کار) به‌صورت مؤثر و كارآمد، پشتيباني می‌شود.
لایه معماری سیستم های کاربردی دربرگیرنده سیستم‌هایی است که برای دستیابی به کارکردهای تعریف‌شده در لایه معماری داده ها و اطلاعات، موردنیاز می‌باشند، سیستم‌هایی‌چون ERP, MIS,CRM, و… در نهایت معماری فناوری اطلاعات، که زیرساخت سخت‌افزاری، نرم‌افزاری و ارتباطی لازم برای اجرای سیستم‌های اطلاعاتی و گردش اطلاعات و عملیات را مهیا می‌گرداند.

هدف عمده معماری سازمانی کاهش هزینه‌های عملیاتی، افزایش ظرفیت درآمدزایی و تسهیل در انتقال، نگهداشت و توسعه سیستم‌های فنی و همچنین جلوگیری از کاهش کارایی و انعطاف‌پذیری سازمان‌هاست.
لزوم به وجود معماری سازمانی در هر کسب کاری درست مثل لزوم به وجود نقشه معماری یک ساختمان، قبل از شروع به عملیات عمرانی می‌باشد.
یعنی شاید بتوان یک ساختمان را بدون نقشه معماری ساخت ولی به دلیل این که کل نیازمندی ها و نحوه رفع این نیازمندی ها یکپارچه و شفاف نیستند، حتما دوباره کاری‌هایی وجود خواهد داشت که منجر به اتلاف منابع خواهد شد.

با توجه به مطالبی که در این قسمت مطرح شد، به وضوح مشخص گردید که قبل از خرید نرم افزار حتماً می بایست دولایه قبل از لایه معماری سیستم های کاربردی را شفاف نمود همچنین به منظور پشتیبانی کامل و صحیح از نرم افزار یا نرم افزارهای سازمانی، لایه معماری فناوری اطلاعات اجرایی گردد.

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید