مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management) چیست؟

مسلماً شما هم کسب و کارهایی را مشاهده کردید بعد از رشد در بازه ای از زمان ، دیگر نمی توانند حتی با تلاش بیشتر و صرف منابع گسترده تر به موفقیت بیشتر و چشمگیری دست پیدا کنند.
بی‌نظمی‌ها، حل و فصل مسائل و چالش های تکراری، عدم رضایت ذینفعان و … مانعی جدی برای دستیابی کسب و کارها به دستاورهای بیشتر خواهد شد. یکی از دلایل این امور نپرداختن یا عدم توجه لازم سازمانها به موضوع مدیریت فرایندها می‌باشد.

مدیریت فرایندهای کسب و کار

تاریخچه و سیر تکامل مدیریت فرایند های کسب و کار

موج اول: مدیریت کیفیت جامع

مدیریت کیفیت جامع در اواسط دهه هشتاد میلادی رواج پیدا کرد. انجمن مهندسین ژاپن آن را اینگونه تعریف کردند ” مدیریت کیفیت جامع مجموعه از فعالیتهای نظامند که توسط کل سازمان برای رسیدن موثر و کارا به اهداف شرکت در جهت ارائه محصولات و خدمات که در سطح عالی از لحاظ کیفیت، زمان و قیمت مناسب اجرا می شود، تا مشتری را راضی نماید”.
در طول سالیان متمادی رویکردی رایج به شمار می رفت اما متاسفانه همیشه موفق نبود زیرا اغلب ساختار اولیه به منظور پشتیبانی این روش پرهزینه و پیچیده بود همچنین ابزارهای آماری در کارکرد های غیر تولید به طور شایسته و صحیح اجرا نمی شدند.
فهرست این دلایل طولانی است، اما مرتبط ترین موضوع در این موج این بود که مدیریت کیفیت جامع در ارائه بهبودها به طور چشمگیر موفق نبود. شبیه یک بازی بیس بال به جای تمرکز روی زدن گل و برنده شدن ، تمرکز روی موفقیت تک تک افراد بود.
تغییراتی که شکافها را در فرایند های موجود، وصله پینه می¬کرد، عالی بود، اما کسب و کار چنان پر شتاب بودند که نوع چشمگیر تری از نیاز به بهبود ، آشکار شد

موج دوم: مهندسی دوباره فرایندها (BPR)

مهندسی دوباره فرایندها در اوایل دهه 90 میلادی پدیدار و با کتاب ” مهندسی دوباره سازمان ” نوشته مایکل همر مشهور شد. تمرکز مهندسی دوباره، باز طراحی چشمگیر و ریشه‌ای فرایند بود بنابر این مهندسی دوباره با یک لوح سفید آغاز شد تا فرایندی کامل را بدون در نظر گرفتن موانع مسئول در سازمان ترسیم کند.
این رویکرد با ریسک و منافع بیشماری نسبت به مدیریت کیفیت جامع همراه بود. در ادامه این رویکرد هم با مشکلاتی رو به رو شد، در واقع به جای ترسیم فرایند موجود (اینکه چه کسی چه کاری را چگونه انجام می‌دهد و استفاده از تجربیات سازمان تا آن روز) و جستجوی نقاط مسئله‌دار و سپس رفع آنها، آنچه از فعالیت های یک فرایند در حالت مطلوب لازم بود را طراحی می‌کرد که روندی بسیار طولانی برای تمام فرایند ها در انتظار سازمان بود و از طرفی مهندسی مجدد به طور غیر منصفانه‌ای، واژه ای بسیار زیبا برای کوچک سازی بسیاری از سازمان‌ها شد ( هروقت یک شرکت در نظر داشت کارمندی را اخراج کند، کارامد شدن را دلیل آن اعلام می‌کرد و به آن برچسب مهندسی دوباره می‌زند. )

موج سوم: مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM)

انجمن مدیریت فرایندهای کسب و کار (ABPMP) در سال 2008 با تدوین استاندارد BPM CBOK موج جدیدی از دانش BPM را آغاز نمود.
در این موج عملکرد فرایند با استراتژی های سازمان یکپارچه می شود و شناسایی، ایجاد ،بهبود و حذف فرایندها بر اساس بیشترین اهمیت استراتژیک می‌باشد.
این رویکرد تلفیقی از BPI( بهبود مستمر فرایند ) و BPR( مهندسی دوباره فرایندها) خواهد بود ولی تاکید اصلی بر BPI هست و در صورت نیاز جدی از BPR استفاده می‌گردد.

تعریف فرایند

فرایند به زنجیره ای از رویدادها ،تصمیمات، فعالیتها یا وظایف گفته می شود که ارزشی را برای سازمان یا مشتریانش به ارمغان بیاورد. با توجه به این تعریف یک فرایند باید دارای مشخصات زیر باشد:

  • ورودی مشخص
  • خروجی مشخص
  • مشتری/ مشتریان مشخص
  • تواتر
  • گردش بین بیش از یک نقش سازمانی
  • ایجاد ارزش برای ذینفعان
  • قابل اندازه گیری بودن

اجرای کارآمد و اثر بخش فرآیندهای کسب و کار به طور مستقیم در رشد و موفقیت کسب و کار موثر می باشد .

تعریف مدیریت فرایندهای کسب‌و‌کار

مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یک روش نظامند به منظور تعریف و شناسایی، طراحی، ایجاد، مستند سازی، اندازه‌گیری و کنترل فرایندهای مکانیزه و غیر مکانیزه کسب و کار، به منظور دستیابی به نتایج هدفگذاری شده بر اساس اهداف استراتژیک سازمان می باشد.

معرفی چرخه عمر BPM

چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار

  • مرحله شناسایی فرایند: در این مرحله آگاهی های لازم در مورد دانش مدیریت فرایند به سازمان انتقال داده می شود همچنین معماری فرایندهای سازمان که معرف حوزه های فرایندی، فرایندهای هر حوزه و ارتباطات بین فرایندهای سازمان می‌باشد، تدوین میگردد.
  • مرحله کشف فرایند: در مرحله وضعیت جاری هر فرایند در سازمان شناسایی میگردد.
  • مرحله تحلیل فرایند: در این مرحله مسائل و چالش های وضعیت جاری فرایند به کمک تکنیک ها و ابزارهای مربوطه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و راهکارهایی به منظور بهبودیا بازطراحی فرایند تدوین می‌گردد.
  • مرحله طراحی مجدد: در این مرحله راهکارهای بهبود یا بازطراحی فرایندها در قالب مدل‌های(BPMN) مطلوب فرایندی نهایی و تدوین می‌گردد.
  • مرحله پیاده سازی: در این مرحله مدل های مطلوب فرایندی به وسیله اسناد تکمیلی ( فرم‌ها، دستورالعمل ها و … ) به صورت مکانیزه( از طریق BPMS )، نیمه مکانیزه(نیمه دستی) ویا غیرمکانیزه (دستی) در سازمان اجرایی می‌گردد.
  • مرحله نظارت و کنترل: دراین مرحله از طریق شاخص های کلیدی عملکرد، نحوه اجرای فرایندها همچنین میزان دستیابی به اهداف سازمانی از طریق فرایندها، مورد پایش، تحلیل، بانگری و بهبود قرار خواهد گرفت.

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید