کدام فرایند/فرایندها را در سازمان مدل‌سازی کنیم؟
در مصاحبه‌ای بین ماتیاس کرچمر[۱]، یکی از بنیان‌گذاران BPM-D و پیتر اسکوف،[۲] سردبیر وب‌سایتBPM.com ، دربارۀ چگونگی شناسایی و بهینه‌سازی فرایندهای اولویت‌دار بحث شده است. این مصاحبه برای پاسخ به این سؤال که کدام فرایند و فرایندها را در سازمان مدل‌سازی کنیم، آمده است.
ماتیاس کرچمر می‌گوید فرایندهای اولویت‌دار آن فرایندهایی هستند که برای اجرای استراتژی‌های سازمان حیاتی هستند. برای شناسایی این فرایندها لازم است که شما شناخت خوبی از استراتژی‌ها داشته باشید و بتوانید به‌نحوی آن‌ها را ساختاردهی و اجرایی کنید تا با فرایندها ارتباط پیدا کنند.
روش کار به این صورت است که استراتژی‌ها به درختی ارزش‌محور تبدیل شوند، درختی که نشان‌دهندۀ ارزش‌های کلیدی[۳] استراتژی‌های کسب‌وکار شما باشد. عموماً این موارد بین ۶ تا ۱۰ ارزش هستند. سپس شما بایستی تمام فرایندهای کلیدی سازمانتان را که تقریباً بین ۱۵۰ تا ۲۰۰ مورد است، شناسایی کنید. این فرایندها یا به کمک شناخت شما از سازمان یا با استفاده از مدل‌های مرجع قابل‌استخراج هستند.
وقتی ارزش‌ها[۴] و فرایندها را در دست دارید، می‌توانید تأثیر هر فرایند بر روی هر ارزش را که ممکن است بدون تأثیر، تأثیر کم، معمولی و تأثیر زیاد باشد، تعریف کنید. حال می‌توانید تأثیر کلی هر فرایند کسب‌وکار را محاسبه کنید.
مطالعات نشان می‌دهد سازمان‌ها فقط با ۱۵ تا ۲۰درصد فرایندهایشان در بازار کنونی رقابت می‌کنند. بنابراین شما با محاسبۀ تأثیر کلی فرایندهایتان بر روی استراتژی‌ها قادر خواهید شد این ۱۵ تا ۲۰درصد را که به تمرکز جدی نیاز دارد و برای اجرای استراتژی‌های کسب‌وکارتان واقعاً مهم هستند، شناسایی کنید.
از نظر مایکل همر، فرایندهای سازمان را بر اساس سه گروه شاخص می‌توان اولویت‌بندی کرد که عبارت‌اند از:
- میزان اهمیت: فرایندهایی که بیشترین تأثیر را بر استراتژی‌ها و مشتریان سازمان دارند؛
- درجۀ ناکارایی فرایندها: فرایندهایی که با بیشترین مشکلات روبه‌رو هستند؛
- آمادگی: میزان امکان‌پذیری تغییرات در فرایندهاست.
برای آشنایی با گام‌های چرخه مدیریت فرایند اینجا کلیک کنید.
[۱]. Mathias Kirchmer
[۲]. Peter Schooff
[۳]. key value drivers
[۴]. value drivers