5 اشتباه سیستم‌سازی که باید از آن‌ها اجتناب کرد

/, رشد پایدار, مقالات/5 اشتباه سیستم‌سازی که باید از آن‌ها اجتناب کرد

5 اشتباه سیستم‌سازی که باید از آن‌ها اجتناب کرد

5 اشتباه سیستم‌سازی که باید از آن‌ها اجتناب کرد

به عنوان یک کارآفرین موفق، کسب و کار شما به تدریج گسترش خواهد یافت تا جایی که دیگر نمی توانید در تمام فعالیت های روزمره کسب و کار شرکت کنید. حرکت به مرحله بعدی رشد نیاز به ایجاد سیستم‌سازی دارد که شما را از فعالیت‌های عملیاتی آزاد می‌کند و به شما اجازه می‌دهد بر رشد و بهبود کسب و کار تمرکز کنید.

وقت آن رسیده است تا سیستم‌های کسب و کارتان را راه اندازی و اسناد کنید – چطور باید انجام شود؟ مقاله 5 قدم برای سیستم‌سازی را مطالعه بفرمایید.

در واقع، اگر می‌خواهید موفق باشید، کسب و کارتان را گسترش دهید و کسب و کار پایدار داشته باشید؛ سازماندهی کسب و کار بسیار مهم است.

در مورد مزایای سیستم‌سازی در 5 دلیل سیستم‌‌سازی با نگاه مدیریت دانش، و همچنین دو اشتباه و نگراش اشتباه درباره سیستم‌سازی در سیستم‌سازی کسب و کار اتلاف وقت است، صحبت کرده‌ام.

با این حال، تعدادی از اشتباهات وجود دارد که صاحب کسب و کار کوچک هنگامی که برای اولین بار سیستم‌های کسب و کار را ایجاد می کند، انجام می‌دهند. در این مقاله شما را 5 اشتباه عمده در سیستم‌سازی آشنا خواهم کرد.

  1. تحقیق، را خودتان انجام نمی‌دهید.

به عنوان صاحب کسب و کار یک کوچک شما ممکن است چند ایده‌ درباره “سیستم‌سازی” داشته باشید و سیستم‌هایی را طراحی کنید اما ممکن است این ایده‌ها و در واقع سیستم‌ها در محیط‌های بزرگتر در با چندین فرایند خودکار شده، کار نکنند. مهمتر از همه شما ممکن است تخصص IT را برای شناسایی رویه‌ها با هدف سیستم‌سازی مبتنی بر نرم افزار نداشته باشید. وقتی کسب و کارها بزرگتر می‌شوند نیازشان به سیستم‌های نرم‌افزاری بیشتر می‌شود.

از سوی دیگر این کار را فقط به یک فرد یا مشاور فناوری اطلاعات ندهید؛ ابتدا فرآیند خود را درک کنید و خودتان آنرا شناخته باشید. کار شم از دو بخش تشکیل شده است. تحلیل و طراحی فرایندها و رویه‌ها، سپس سیستم‌سازی که بسته با اندازه کسب و کارتان ممکن است تولید نرم‌افزار را هم شامل شود.

مایکل گربر می‌گوید:

“اغلب کسب و کارها منطبق با آنچه مالک آن می‌خواهد عمل می‌کنند و این مخالف با آنچه است که کسب و کار نیاز دارد.”

اطمینان حاصل کنید درک کرده‌اید کسب و کار شما نیاز برای موفقیت بیشتر و سود بیشتری چه چیزی نیاز دارد. بهترین روش تحقیق و مشاوره در مورد راه حل های نرم افزاری موثر برای کسب و کار در صنعت شما. برای پیشرفت های جدید در فن آوری که به سیستم سازی کمک می کنند، باز است.

  1. برنامه‌ریزی نمی‌کنید.

در کسب و کار، شاید بیش از هر جای دیگری ادعای قدیمی درست باشد: نتوانست برنامه ریزی کند و شما قصد نابودی را دارید!

هنگامی که شروع به سازماندهی کسب و کار می کنید، چند روز برای برنامه ریزی کنار گذاشته می شود.

این برنامه شامل موارد زیر خواهد بود:

  • شناسایی وظایف و فعالیت های معمول
  • توصیف استانداردها و شاخص‌هایی که شما در پایان هر فعالیت انتظار دارید
  • توصیف فلسفه پشت هر فعالیت
  • شناسایی موقعیت درست (شخص مسئول) در کسب و کار برای انجام فعالیت و تعیین نقش‌ها
  • ایجاد قالب برای مراحل در هر فعالیت؛
  • چگونگی ارزیابی و بهبود مستمر فرایندها

توجه کنید در برنامه شما باید:

  • یک استراتژی ارتباطی باشد تا تیم خود را در مورد آنچه که انجام می دهید مطلع کند و اطلاعات را حفظ نمایید،
  • فرآیندهای نظارت بر انطباق با سیستم‌ها
  • یک برنامه آموزشی برای آموزش اعضای تیم فعلی و جدید برای از سیستم
  1. سعی می‌کنید بیش از حد، در یک بار انجام دهید.

به خصوص در مورد شروع و کسب و کارهای کوچک، سعی نکنید سیستم‌های زیادی را در یک زمان یا سیستم‌هایی که برای سطح عملکردی کسب و کار بسیار پیچیده‌اند، طراحی کنید. این کار حتی می‌تواند منجر به ناامیدی شما شود.

ابتدا سیستم‌هایی را ایجاد کنید که بیشتر درگیر عملیات واغلب در حال اجرا هستند. برای مثال، اگر یک فعالیت فقط یک بار در سال اتفاق بیافتد، زمان را صرف ایجاد یک سیستم برای آن نکنید. تمرکز بر یک فعالیت یا فرآیند کسب و کاری که اغلب اتفاق می‌افتد و باعث مشکلات می‌شود، در واقع فرایندهای که در اجرای آن تاخیر داشته و عملکرد مناسبی ندارید. برای انتخاب این فرایند از شاخص‌های اولویت‌بندی استفاده کنید. هنگامی که اولین سیستم طراحی شد، به سراغ فرایند بعدی بروید.

توجه کنید قبل از مقابله با مشکلات فرایندهای پیچیده و طراحی سیستم‎های آن‌ها، شروع به کوچک شدن کنید و مطمئن شوید که سیستم‌ها دیگر مستندسازی و تست شده و در حال اجرا می‌باشند.

  1. استراتژی و اهداف خود را با تیم خود ارتباط نمی‌دهید.

اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور کامل در مورد تغییراتی که در فرآیندهای کسب و کار اتفاق می‌افتد، مطلع می شوند. هرچه بیشتر در مورد مزایای کسب و کار و ین تغییرات را با آن‌ها به اشتراک بگذارید و به طور شخصی برای‌شان سیستم‌سازی‌ را شرح دهید، آنها بیشتر از این فعالیت و در واقع از کسب و کار شما حمایت می‌کنند و در فرایند ساماندهی و سیستم‌سازی مشارکت بیشتری می‌کنند.

mistake systemize

mistake systemize

اساسا، تیم شما می‌خواهد کار خود را به بهترین شکل و با حداکثر توانایی خود انجام دهد، کار در یک محیط سازمانی، سیستمی و سازنده، به آنها کمک خواهد کرد که این کار را انجام دهند.

اگر شما در ابتدا  به صورت یک یا دو نفره کار کردید و رشد سریع و استخدام جدید را تجربه کرده اید، ضروری است که دیدگاه کسب و کاری خود را نسبت به ارتباطات و نحوه سیستم‌سازی کسب و کار، برای پایداری آن به طور همزمان با رشد و حرکت به جلو تغییر دهید.

شما نیاز به معرفی روش‌های رسمی‌تر در ارتباطات تیمی، از جمله جلسات پیشرفت برنامه منظم، بررسی عملکرد، تعیین حدود و اختیارات، طراحی ساختار سازمانی، و … دارید.

  1. برای آموزش‌ سیستم‌ها برنامه‌ای ندارید.

شما ممکن است در مورد پیشرفتی که در سیستم‌سازی کسب و کارتان ایجاد کرده‌اید، هیجان زده باشید، اما اگر فقط به این واقعیت عمل کرده‌اید که یک دفتر بوجود آورده‌اید و کارکنان را برای استفاده از آن سیستم‌ها آموزش نداده‌اید، ممکن است سیستم های شما هرگز به درستی اجرا نشوند و شما با شکست مواجه شوید.

اطمینان حاصل کنید که تیم شما دقیقا می‌داند چه چیزی از آنها انتظار می رود، چه استانداردهایی برای عملکرد دارند، باید به طور مرتب پایبندی به سیستم‌ها باشند و ….

در نظر داشته باشید شما یک عضو کلیدی در تیم خود دارید که مسئولیت آن به روز رسانی و بررسی سیستم‌ها به طور منظم است. همچنین مهم است که دفترچه راهنمای مستندات به راحتی قابل دسترسی برای تمام اعضای تیم باشد. استفاده از پورتال‌های آنلاین یا اینترانت شرکت گزینه‌های خوبی برای این مورد هستند.

برگرفته از:

https://www.process.st/business-systemization/

 

توسط |2018-03-05T14:12:44+00:00مارس 5th, 2018|تثبیت, رشد پایدار, مقالات|بدون دیدگاه

درباره نویسنده:

سید احمد دلیری
من، سید احمد دلیری مدرس و مشاور مدیریت فرایندهای کسب وکار، باور دارم هر شرکت و سازمانی با آگاه‌سازی مدیران و توانمندسازی کارکنان خود ـ از طریق ایجاد رویکرد سیستمی و بااستقرار مدیریت فرایندهای کسب و کارـ می‌تواند مسیر رشد و تعالی را در پیش گیرد. با استقرار BPM، کسب وکارتان را سیستمی و سازماندهی کنید تا از نتایج شگفت‌انگیز آن استفاده کنند. مدرس، مشاور، ارزیاب و ناظر در پروژه‌های استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان‌ها و مجموعه‌های: وزارت راه‌ و شهرسازی، وزارت جهاد کشاورزی، شهرداری تهران، فن‌نیرو، صنایع فلزی ایران، ……… مدیر پروژه‌های مدیریت فرایند و تحلیل و طراحی سامانه‌های ملی کشور

دیدگاه خود را بنویسید

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

سلسه رويدادهاي کسب و کار براي مديران و صاحبان کسب و کار
close-image