فرایند و مدیریت فرایند چیست؟
برای فرایند و مدیریت فرایندها تعاریف مختلفی آمده است. ابتدا تعاریف موجود درخصوص فرایند را برمی‌شمریم و سپس مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را تعریف خواهیم کرد.
تعریف فرایند
- فرایند راهی را برای رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک خودش مشخص می‌کند.
- فرایند، مشتری یا مشتری‌هایی داخلی/خارجی دارد که از خروجی‌های آن استفاده می‌کنند.
- فرایندها عبارت‌اند از مجموعه فعالیت‌هایی که از منابع سازمان استفاده می‌کنند تا نتایج تعیین‌شده‌ای را حاصل کنند.
- وبستر: فرایند روش ویژۀ انجام کار است که از مراحل و فعالیت‌های متعددی تشکیل می‌شود.
- تعریف [۱]EFQM: فرایند توالی فعالیت‌هایی است که با تولید خروجی‌های موردنیاز از ورودی‌های متنوع، ارزش افزوده ایجاد می‌کنند.
- مایکل همر: فرایند کسب‌وکار عبارت است از تعدادی وظایف که با یکدیگر، ارزش مدنظر مشتری را فراهم می‌کنند.
- همۀ شرکت‌ها از ترکیب فرایندها به وجود آمده‌اند. درحقیقت فرایندهای کسب‌وکار همان کاری هستند که شرکت‌ها و سازمان‌ها انجام می‌دهند.
- از منظر ایزو ۹۰۰۰ فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط با هم یا مؤثر بر هم است که ورودی را به خروجی تبدیل می‌کند.
- فرایند ممکن است از مجرای ماشین، فرد، کامپیوتر، وسیلۀ شیمیایی، تجهیز، مجموعه وظایفی که توسط افراد سازمان به مرحلۀ عمل درمی‌آید و امثال آن خودنمایی کند.
- داونپورت: فرایند مجموعه‌ای از فعالیت‌های متوالی است که ورودی و خروجی مشخصی داشته و زمان و مکان مشخصی دارد.
- همر و چمپی: فرایند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که یک یا چند ورودی را به یک خروجی مشخص تبدیل می‌کند که این خروجی برای مشتریان ارزش دارد.
تعریف مدیریت فرایندهای کسب‌وکار
فهم فرایندها اولین مرحلۀ اساسی «مدیریت فرایندهای کسب‌وکار» است. پس از آنBPM ، دستیابی به اهداف سازمان از طریق بهبود و مدیریت و کنترل فرایندهای کسب‌وکار است. امروزه مدیریت فرایندها زمینه‌ساز پیشرفت مستمر است. بسیاری از شرکت‌ها به تجربه یاد گرفته‌اند مدیریت فرایندها نوعی سرمایه‌گذاری قوی در رویارویی سریع با نیازهای تغییرات در دنیای پویای امروزه است.
- BPM دستیابی به اهداف سازمان ازطریق بهبود و مدیریت و کنترل فرایندهای کسب‌وکار است.[۲]
- مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، نوعی فلسفۀ مدیریت است که بر بهبود عملکرد سازمان ازطریق فرایندهای کسب‌وکار تمرکز می‌کند.[۳]
- مدیریت فرایندهای کسب‌وکار رویکردی نظام‌مند به شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش و اندازه‌گیری فرایندهای کسب‌وکار خودکار و غیرخودکار دارد. این رویکرد برای دستیابی به نتایج عملیاتی سازگار و هدف‌گیری‌شده‌ای است که منابع را با اهداف استراتژیک سازمان هم‌راستا می‌سازند.
- مدیریت فرایندهای کسب‌وکار روشی است که به کمک آن بنگاه فرایندهای کسب‌وکار خود را با استراتژی کسب‌وکار همسو می‌سازد تا به هدفی دست پیدا کند: عملکرد اثربخش کلی بنگاه ازطریق بهبودهایی در فعالیت‌های کاری معین چه درون یک واحد مشخص، چه درون بنگاه و چه بین بنگاه‌های مختلف.
استقرار BPM از کجا آغاز شود؟
یکی از کلیدی‌ترین گام‌ها در آغاز بهبود این است که مدیران ارشد و رهبران سازمان، آن را در اولویت‌های کاری خود قرار دهند. اهمیت‌دادن به بهبود باید از بالابه‌پایین سازمان منتقل شود. ازطریق این رویکرد بالابه‌پایین است که می‌توان فرهنگ سازمانی را در راستای اجرای طرح بهبود تغییر داد و ذهنیت بهبود را در تمامی سطوح سازمان و بین همۀ کارکنان تشکیل داد و فعالیت‌های آنان را هم‌راستا با اجرای طرح بهبود تغییر داد. چانگ دراین‌باره گفته تنها با پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان است که می‌توان بر مقاومت سایر مدیران و کارکنان در راستای استقرار رویکرد مدیریت فرایندهای کسب‌وکار غلبه کرد.
لازم به توجه است بر اساس چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار شما در ابتدا معماری فرایند را طراحی می نمایید. بدین ترتیب به لیستی از فرایندهای سازمان process list دست میابید. حال برای اینکه انتخاب کنید از کدام فرایند باید شروع کرد و کدام فرایند واقعا دغدغه اصلی سازمان است نیاز است با یک روش اصولی فرایندها را اولویت بندی کنید.
برای اولویت بندی فرایندها پیشنهاد می کنیم از چند شاخص زیر استفاده کنید:
- میزان تاثیر گذاری در اهداف
- تکرار پذیری
- عملکرد نامناسب
- قابلیت مکانیزاسیون
- قابلیت تغییر
توجه کنید برای این شاخص ها باید ضریب ورنی تعیین کنید. برای مثال می تواند ضرایب وزنی به صورت جدول زیر باشد.
سپس ماتریسی را تشکیل دهید که در آن در سطرهای لیست فرایندها باشد و در ستون ها شاخص ها؛ تا به هر فرایند بر اساس شاخص بین ۱ تا ۵ امتیاز دهید. جال می توانید با یک عمل ریاضی یعنی محاسبه مجموع وزنی فرایندها، عدد اولویت هر فرایند را تعیین کنید. سپس کافیست آن ها را از بیشترین به کمترین مرتب sort کنید تا فرایندها بر اساس اولویت و پر دغدغه ترین مشخص شود.
برای آشنایی با چرخه مدیریت فرایند اینجا کلیک کنید و همچنین پیشنهاد می شود مقاله « BPMS چیست؟ چگونه میتواند به سازمان شما کمک کند؟ » را نیز مطالعه کنید
| اولویت بندی بهبود فرآیندهای سازمان | |||||||
| ردیف | عنوان فرآیند | تاثیر در اهداف کلیدی | عملکرد نامناسب | تکرارپذیری | امکان پذیری تغییر | امکان مکانیزاسیون | عدد اولویت |
| ۱ ۵ | |||||||
| موثر
ناموثر |
نامناسب مناسب | خیلی زیاد
خیلی کم |
ممکن غیرممکن | ممکن غیرممکن | |||
| وزن هر معیار | |||||||
| ۰/۳۵ | ۰/۲۰ | ۰/۱۵ | ۰/۲۰ | ۰/۱۰ | |||
| ۱ | فرایند ۱ | ||||||
| ۲ | فرایند ۲ | ||||||
| ۳ | فرایند ۳ | ||||||
| ۴ | …. | ||||||
| ۵ | |||||||
| ۶ | |||||||
| ۷ | |||||||
| ۸ | |||||||
| ۹ | |||||||
| ۱۰ | |||||||
| ۱۱ | |||||||
[۱]. European Foundation for Quality Management
[۲]. Jhon & Jhon, 2006
[۳]. Harmon, 2005