نحوه تشخیص فرایندهای سر به سر

فرایندهای سر به‌ سر را چگونه تشخیص دهیم؟

فرایندهای سر به‌ سر، زنجیره ارزش و فرایندهای چندمنظوره اصطلاحاتی هستند که سازمان­ ها از آن­ها برای توصیف یک مفهوم مشترک یعنی – ارتباط گام­ های فرایند بین مرزهای وظیفه ­ای که بر یک هدف مشترک تمرکز دارند – استفاده می­کنند. صرف نظر از اینکه از چه اصطلاحی استفاده می­ کنیم، فرایند سربه‌سر دارای چهار ویژگی کلیدی زیر است:

1. از رویکرد ارزش ­محور استفاده می­ کند.
2. کل زنجیره ارزش را در بر می­ گیرد.
3. بر ارزش مشتری تمرکز دارد.
4. فرایندها را بر اساس ارزش آن­ها برای سازمان دسته ­بندی می­کند.

مزایای فرایندهای سربه‌سر

از آنجایی که فرایندها به ندرت ذاتا وظیفه­ ای هستند، وجود تفکر فرایند سر به‌ سر اغلب برای دستیابی به اهداف سازمانی ضروری است.
چابکی، مشتری محوری و ورود به بازار جدید مواردی هستند که ضرورت درک چگونگی ایجاد ارزش و همسویی اهداف با فرایندها به منظور دستیابی به اهداف سازمان را دو چندان می­کند.
اگرچه ما به لحاظ مفهومی ارزش فرایندهای سربه‌سر را درک می­کنیم، اما مزایای ملموسی در اتخاذ فرآیندهای سربه‌سر وجود دارد که سازمان­ ها می­توانند از آن­ها بهره ­مند شوند. این مزایا عبارتند از:

• شکستن گروه ­ها: گذار از گروه­های وظیفه­ای تمرکز را روی یک هدف مشترک قرار می­دهد، خروجی­ بین تیم­ها را بهبود و به کاهش تداخلات بین وظایف کمک می­کند.
• تمرکز بر مشتری: از آنجاییکه فرایندهای سربه‌سر نیازمند رویکرد ارزش­محور هستند، سازمان‌ها بر ارزش ایجاد شده برای کاربر نهایی یا مشتری تمرکز کرده و تجربه آن‌ها را بهبود می­بخشد.
• مدیریت کل­نگر: این رویکرد بین یک فرایند و فرایندهای پایین­دستی و بالادستی آن ارتباط ایجاد می­کند. مدیریت کل­نگر به سازمان کمک می­کند تا بر نتیجه یا هدف نهایی فرآیندها تمرکز کند، نه فقط بر کارایی اجزای منفرد. بعلاوه، این رویکرد اطمینان حاصل می­کند که تغییرات ایجاد شده برای بهینه­سازی یک وظیفه یا فرآیند به طور ناخواسته به وظیفه یا فرآیند دیگری آسیب نمی­رساند.
• پشتیبانی از کار دیجیتال: بیشتر فناوری‌ها و سیستم‌های دیجیتال دارای یک مبنای فرآیندی هستند که وظایف مختلفی را در بر می‌گیرد. نه تنها بسیاری از فناوری‌ها با فرایندهای سربه‌سر از پیش ساخته شده ظاهر می­شوند، ایجاد فرآیندهای سربه‌سر به سازمان‌ها کمک می‌­کند تا فرآیندهای کسب‌ و‌ کار خود را بهینه کنند. این موضوع به نوبه خود به سازمان­ ها در جهت اتوماسیون فرایندها و در نتیجه بهبود تجربه مشتری، هزینه­ ها و کارایی کمک می­کند.

جایی که تیم­ ها درگیر فرایندهای سر به‌ سر هستند

از کجا شروع کنیم: چگونه تعداد زیادی از فرآیندهای بالقوه سربه‌سر را به آنچه که قابل مدیریت است کاهش دهیم.

چه چیزی در محدوده قرار می­گیرد: هر فرایند سربه‌سر از کجا آغاز و در کجا پایان می­یابد.

چگونه می­سنجیم: با توجه به ماهیت چندمنظوره فرایندهای سربه‌سر، شناسایی یک فرد مشخص برای نظارت یا تعیین دقیق معیارهای ارزش برای کل جریان ارزش دشوار است.
اگرچه برخی از این فرایندها پیچیده­ هستند، سازمان­ها می­توانند برای شروع، معیارهای انتخاب اولویت را ترکیب کرده و از کار دیگران برای صرفه جویی در زمان و نیز کمک به گسترش فرایندهای آن­ها ایده بگیرند.

شروع با یک نقشه راه

کار را بزرگ و درهم ریخته نکنید! در عوض، سازمان­ ها باید با تعداد انگشت شماری از فرآیندهای سر به‌ سر که بیشترین ارزش را ارائه می‌دهند شروع کنند.
به عنوان مثال، موسسه مدیریت خبره از ترکیبی از کمیته­ راهبری (تصمیم­ گیرندگان) و ماتریس فرایند که به هر فرایند بالقوه بر اساس معیارهای اولویت نمره ­ای تخصیص می ­دهد، استفاده کرده و یک نقشه راه سالیانه برای بهبود فرایندهای سربه‌سر ایجاد می­ کند.

معیارهای انتخاب متداول

همسویی استراتژیک

میزان ارتباط مستقیم فرآیند بالقوه با یک هدف استراتژیک.

پیچیدگی فرایند

درجه پیچیدگی فرایند و بهبود فرایند بالقوه که شامل تعداد وظایف، سیستم­ ها و نقش ­های درگیر در فرایند، پیچیدگی قوانین کسب‌وکار و تصمیماتی است که نیازمند تعاملات خلاقانه، شناختی و یا اجتماعی است.

اثر بالقوه

به ارزش فرایند برای بهبود تجربه مشتری، حمایت از تلاش­ های دیجیتال و یا کمک در جهت دستیابی به ماموریت سازمان اشاره دارد.
گفته می­ شود که بسیاری از سازمان­ ها با فرایندهای اصلی‌شان (مرتبط با تحویل کالاها یا ارائه خدمات به ارباب رجوع­ ها) شروع می­ کنند زیرا اینجا همان جایی است که مستقیما می­ توانند ارزش آنی دریافت کنند.
در صورتی که ممکن است سازمان مجبور به اولویت­ بندی فرایندهای پشتیبان به دلایلی چون توسعه یک گروه خدمات مشترک یا پیاده‌سازی فناوری‌های بزرگ مقیاس (مانندERP) باشد.

ایده گرفتن از کارهای دیگران

بدون ایجاد مرزهای مشخص در مورد فرایندهای سربه‌سر، سازمان­ ها گرفتار پیچیدگی زیاد می­ شوند. یک راه برای تعیین اینکه چه چیزی را درون محدوده و مرز فرایند در نظر بگیریم و چه چیزی را نه، این است که از فرایندهای سربه‌سر موجود با جستجو در ­سایت­های تحقیقاتی، فروشندگان فناوری و انجمن­ ها ایده بگیریم. اگرچه این فرایندها نسخه کاملی برای سازمان ما نیستند، ولی محدوده اولیه و اجزای کلیدی برای ایجاد نقشه راه را ارائه می ­کنند. 

جهت مشاوره در خصوص مشخص کردن مرز فرآیندها و نحوه مشخص نمودن ارتباط بین فرآیندها با ما در ارتباط باشید. جهت راهنمایی بهتر اینجا کلیک کنید.