کاربرد مرجع APQC در طراحی معماری فرآیندهای سازمانی
کاربرد APQC در دسته‌بندی الگوها و تعیین ساختار فرایندهای سازمانی در شرکت‌ها، ادارات و سازمان‌های بزرگ و کوچک است. این مدل چارچوب بر طبق استاندارد اداره بهره‌وری و کیفیت ایالات متحده امریکا طرح‌ریزی شده و با نام PCF در دنیای برنامه‌ریزی مشهور است.
PCF مخفف شده کلمات Process Classification Framework است که زیر نظر تیمی از بزرگ‌ترین مدیران در اواخر دهه ۷۰ میلادی، پایه‌ریزی شد.
این افراد که اغلب از عالی‌رتبه‌ترین مدیران و رهبران دولت امریکا بودند، اقدام به ارائه طرحی سیستماتیک جهت ارزش‌گذاری و افزایش دانش سنجش شرکت‌های مختلف در راستای استانداردسازی جهانی کردند.
این طرح در دهه اول ۲۰۰۰ میلادی بسیار مورد استقبال قرار گرفته و پس از آن در تمامی کشورها به کار گرفته شد. در این مقاله قصد داریم پیرامون این الگو و نقش APQC در بهبود عملکرد سازمان‌ها صحبت کرده و مدلسازی و سطوح این چارچوب را بررسی کنیم. در ادامه با ما همراه باشید.
مرکز APQC متولی ارائه استاندارد فرایندی PCF
APQC چیست؟
در طبقه‌بندی‌های فرایندی نوعی الگو با نام PCF به کار می‌رود که وظیفه خطیری در تعیین عملکردهای داخلی و خارجی سازمان را بر عهده دارد.
این الگو که توسط مرکز APQC طرح‌ریزی و راه‌اندازی شده است، می‌تواند به مقایسه و بررسی کلیه فرایندهای برون سازمانی و درون سازمانی پرداخته و نتایج حاصل از آن را برگرداند.
PCF قابلیت استفاده در انواع مدل‌های کاری و کسب و کارهای شرکتی را داشته و می‌تواند برای محیط‌های مختلفی استفاده شود.
کاربرد APQC اغلب در جهت استانداردسازی فرایندهای سازمانی بوده و به بهینه‌سازی و افزایش عملکرد درست شرکت‌ها کمک می‌کند.
مدیریت روندهای کاری درست، الگوبرداری از سلسله عملیات‌های مدون، برقراری استانداردی ساده و کارا و مطالعه بر روی فرایندهای جدید و نوظهور از جمله فعالیت‌هایی است که PCF قادر به پیگیری آن است.
الگوریتم عملکرد فرایندی از شروع تا نتیجه
آشنایی با کاربرد APQC
با کاهش منابع در سراسر جهان، اغلب فعالیت‌های اقتصادی تمرکزشان را بر روی داشته‌های محدود خود می‌گذارند. سازمان‌های بزرگ نیز از این امر مستثنی نبوده و برای شرکت در چرخه‌های رقابتی، لازم است ارتباط مؤثری با سایر ارکان اقتصادی جامعه پیدا کنند.
آن‌ها با انتخاب کارکردهای مناسب و منعطف، اقدام به بازنگری و اصلاح فرایندهای بیزینسی خود کرده و در صورت بروز ابهام یا مشکل، تصمیم به بازنشانی آن‌ها می‌گیرند.
به همین علت است که برای به دست آوردن نتایج مناسب، لازم است در ابتدا آزمونی جامع از فناوری‌های جدید گرفته شود. این آزمون در راستای همسوسازی هزینه‌ها با فرایندهای تجاری – سازمانی است.
با کاهش این هزینه‌ها می‌توان به افزایش نقش APQC در بهبود عملکرد امیدوار بوده و به ساده‌سازی داد و ستدهای تجاری پرداخت. این روند موجب شده تا سرمایه‌های سازمانی کمتر تلف شوند.
استاندارد PCF راهکاری معین برای انواع شرکت‌های کوچک و بزرگ
در نهایت می‌توان با توسعه کلیه کالاها و تولیدات جدید به اشکال و روش‌های مختلف، به هدف نهایی سازمان دست پیدا کرد. این راهکار برای گرفتن امتیاز در میان رقبای تجاری و موفقیت در دنیای اقتصاد تاثیرگذار خواهد بود.
با ادامه این روش مدیریت فرایندهای کسب و کار، قدرت شرکت افزایش پیدا کرده و می‌تواند به اجرای انواع راهکارهای خرید و فروش بپردازد.
شناخت جزئیات کسب و کار با استفاده از کاربرد APQC آسان‌تر شده و برای کلیه ارگان‌های کوچک، متوسط و بزرگ قابل پیاده‌سازی است.
چارچوب‌های فرایندی الگوی APQC
اگرچه حد و حدود PCF مشخص بوده و به اندازه سایز مرکز تعیین می‌شود، اما این الگو می‌تواند برای سازمان‌های کوچک‌تر با ابعادی محدود استرس‌زا تلقی شود.
در این شرکت‌ها اغلب ساز و کار مستندسازی به‌خوبی انجام نشده و امکان دارد پیاده‌سازی این الگو، برای مدیران ابهام‌آمیز باشد؛ به همین علت است که مهم‌ترین قدم برای انجام این چارچوب، استفاده از ابزاری متناسب با طبقه‌بندی کلیه فرایندهای درون و برون سازمانی است که به یکدیگر متصلند.
در ادامه این طبقه‌بندی را نام می‌بریم:
- مشخص کردن راهکاری تجاری و ساختارهای بنیادین
- تهیه لیستی معین از فرایندهای درگیر در داد و ستدها
- تعیین دو هدف مهم در مورد چگونگی فرایند و موارد مهم درگیر در آن
- آشکارسازی و رفع ابهامات فرایندها برای شرکت‌هایی با مقیاس بزرگ.تر
- تعیین سطح فرایندی، چگونگی انجام آن و نحوه واگذاری مشاغل
طبقه‌بندی مراحل پیاده‌سازی الگوی APQC
مدلسازی طبق APQC
برای مدلسازی طبق الگوهای کاربرد APQC، می‌توان به انواع چارچوب‌های فرایندی استناد کرد. به عنوان مثال مدل مرجع این الگو بر اساس فرایندهای مختلفی بنا شده تا در ابتدا به شناسایی سازمان مربوطه بپردازد. در این بخش به بررسی انواع روش‌های مدلسازی می‌پردازیم.
- PCF راهکار طبقه‌بندی شده فرایندهای سازمانی: مشهورترین مدل بر اساس الگوی APQC است که از یک فرایند عام به صورت صنعتی و یازده الگوی خاص استفاده می‌کند.
- E-TOM روشی پیشرفته در عملیات‌های مبتنی بر تلکام: این روش بر اساس رضایتمندی مشتریات استوار بوده و اصلاح فرایندی را منوط به تجزیه و تحلیل نظر مراجعه‌کنندگان قرار می‌دهد. این انتقال نظرات می‌تواند به صورت نزدیک یا دور انجام گیرد.
- SCOR زنجیره تأمین عملیات‌های صنعتی: این مدل که خود بر اساس ۵ فرایند طبقه‌بندی شده است شامل مراحل برنامه‌ریزی سازمانی، تشخیص منابع موجود، تولید محصولات مشخص، تحویل به موقع کالا و در نهایت بازپس‌گیری آن در صورت عدم رضایت مشتری است. این مدل قابلیت تبدیل به چارچوب VRM را داشته و می‌تواند به سازگاری بیشتر با انواع بیزینس‌های تجاری منجر شود.
سطوح مختلف مدل APQC
برای استفاده بهتر از کاربرد APQC، لازم است به چهار سطح آن پرداخت. این سطوح شامل تعیین بالاترین سطح دسته‌بندی فرایندی، تشخیص فرایندهای گروهی همانند عملیات پشتیبانی پس از فروش کالا، تعیین ساز و کارهای فعالیت های تبدیل منابع به محصول نهایی همچون برنامه‌ریزی بر روی مواد اولیه و در نهایت فرایند انجام کارهای اصلی و کلیدی بر روی اجرای آن‌هاست.
APQC چگونه بهره‌وری را افزایش می دهد؟
این الگو با استفاده از پوشش‌دهی فوق‌العاده بر روی کارکردهای استراتژیک سازمانی، موجب افزایش بهره‌وری در شرکت می‌شود. در واقع استفاده از استاندارد APQC موجب توجیه هزینه‌های صورت گرفته بر روی پروژه‌های تولیدی، خدماتی و تجاری شده و روند انجام آن‌ها را سرعت می‌بخشد.
این که فرایندهای منتخب قابل ردیابی از داخل سازمان یا خارج از آن باشند، می‌تواند به افزایش سود سازمان کمک کند. سپس با تعیین موارد مهم در پروژه و دسته‌بندی درست بر روی این فرایندهای استراتژیک، موجب افزایش بهره‌وری سازمانی شود.
جمع‌بندی
کاربرد APQC در راه‌اندازی و آغاز پروژه‌های سازمانی بسیار مهم بوده و می‌تواند بر روی آینده تجاری شرکت‌ها تاثیرگذار باشد. با کمک این الگو می‌توان دامنه‌های مختلف فرایندهای سازمانی را تعیین کرده و به شناسایی آن‌ها کمک کرد.
علاوه بر آن امکان مستندسازی و بهره‌گیری بهتر از منابع را ایجاد می‌کند. اگر شما نیز قصد بررسی الگوهای سازمانی را داشته و ترجیح می‌دهید از استانداردی جهانی استفاده کنید، ما مطالعه این الگو را به شما توصیه می‌کنیم.
جهت مشاوره و اجرای پروژه های سازمانی براساس APQC اینجا کلیک کنید.