نرم افزار منابع انسانی

دیریت فرایند ننرم افزار منابع انسانی

نرم افزار منابع انسانی به منظور کمک به کارمندان و مدیریت شکرت ها طراحی شده تا بتوانند وظایف خود را با تمام توان انجام دهند. این نرم افزار توسط کسب و کارها با هر اندازه‌ای که باشند، برای تقویت بهره وری و رضایت کلی کارکنان به اجرا درمی‌آید. نرم افزار مدیریت منابع انسانی می تواند با خودکار کردن فرآیند استخدام و حقوق و دستمزد نیروی کار و فرآیندهای مدیریت انطباق، به بهبود کارآیی کسب و کار کمک نماید. این نرم افزار همه این عناصر را در یک مکان مرکزی ترکیب می کند و باعث می‌شود تمام اطلاعات مربوط به کارمندان در دسترس پرسنل مربوطه قرار گیرد.

نرم افزار منابع انسانی بعضی اوقات سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS)، مدیریت سرمایه انسانی (HCM) و سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS) نیز نامیده می شود. اگرچه این اصطلاحات متفاوت به نظر می رسند، اما همه آنها به سیستمی اشاره دارند که یک شرکت برای مدیریت مؤثر کارکنان خود از آن استفاده می کند.

مزایای استفاده از نرم افزار منابع انسانی

اگر تاکنون در یک دفتر کار کرده اید، شرکتی را اداره نموده اید و یا صاحب کسب و کار خودتان هستید، به احتمال زیاد با اصطلاح نیروی انسانی آشنا هستید. اما آیا تا به حال در مورد سیستم واقعی نیروی انسانی موجود در شرکت فکر کرده‌اید؟ سیستمی که این اطمینان را حاصل می‌کند که کارکنان یک شرکت با تمام توان خود عمل می کنند؟ نرم افزار منابع انسانی یا نرم افزار HR برای انجام این کار طراحی شده است.

نرم افزار منابع انسانی فرآیندهای مدیریت نیروی کار را ساده تر می کند و به این ترتیب به شما کمک می‌کند که از پتانسیل تیم خود نهایت استفاده را ببرید. این نرم افزار در کلیه کسب و کارها برای ساده سازی فرآیند استخدام، غربالگری، گرفتن نیرو و ارزیابی و به ویژه برای افرادی که صاحب آژانس های استعدادیابی و استخدامی هستند و به دنبال افراد حرفه ای می گردند بسیار مناسب است. حتی در تیم های مبتدی، HR به رشد عادات مدیریت سالم کمک می کند. زیرا بر خلاف سیستم های مشابه دیگر، ارزیابی عملکرد دقیقی را اعمال می نماید.

ویژگی های یک نرم افزار منابع انسانی

به منظور درک دقیق عملکرد سیستم HR ، می خواهیم به ویژگی های اصلی ارائه شده توسط همه فروشندگان محبوب HR نگاهی بیندازیم. البته بخاطر داشته باشید كه امروزه بیشتر سیستم های HR محبوبیت خود را با ابزارك های جدید و كاركردهای خارق‎العاده نشان می دهند كه به آنها در برابر سایر فروشندگان مزیت رقابتی خواهد داد. نوع ویژگی های مورد نیاز شما همانطور که انتظار می رود، به صنعت شما و نوع تیم مورد نظر شما بستگی دارد.

در اینجا برخی ویژگی های کلیدی یک نرم افزار منابع انسانی که باید به دنبال آن باشید آمده است:

توانایی ارزیابی عملکرد: سیستم منابع انسانی شما باید محلی متمرکز باشد که در آن بتوانید بر کار کارمندان خود نظارت کرده، پیشرفتها را پیگیری نموده و اهداف مورد نظر را برای آنها و برای تیم تعیین نمایید.
برنامه ریزی کارمندان: با استفاده از این ویژگی می توانید به راحتی شیفت ها را تعیین کرده و حضور و غیاب افراد را در هر لحظه پیگیری نمایید. به این ترتیب شیوه های تخصیص نیرو و همکاری بین دپارتمان ها بهبود می یابد و تأثیرات منفی ناشی از تغییرات ناگهانی و بزرگ در برنامه کمتر می‌شود.
مدیریت زمان و مدیریت حضور و غیاب: اکثر مشاغل از این ویژگی نرم افزار منابع انسانی برای مدیریت غیبت ها استفاده می‌کنند. با استفاده از این ویژگی صاحبان کسب و کار اطمینان حاصل می‌کنند که غیبت‌ها بر کار منظم آنها تأثیر نخواهد گذاشت. برخی نرم افزارهای خاص همچنین تخصیص مرخصی های استعلاجی را کنترل نموده، یا سازوکارهایی مبتنی بر قوانین همراه با هشدارها و آلارم ها فراهم می نمایند.
پیگیری استخدام و متقاضیان کار: با استفاده از این ماژول، مدیر می تواند درخواست های کار را ذخیره و ارزیابی کرده، نامزدها را رصد نموده و بررسی دقیقی در مورد پیش زمینه افراد انجام دهد. همین ماژول غالباً ابزارهایی را برای روی غلتک افتادن و کارآمدی نیروهای جدید ارائه می کند.
مدیریت یادگیری: نرم افزار منابع انسانی فقطبرای پرورش نیروی کار و هدایت عملکرد آن نیست. کار بهتری که انجام می‌دهد این است که افراد با استعداد را با دادن فرصتی برای یادگیری چیز جدید و فرصت پیشرفت حفظ کند. نیازی به گفتن نیست که این رویه باعث می شود تیم‌ها رقابتی تر شوند. زیرا کارکنان برتر می دانند که به خاطر تلاشی که انجام می‌دهند پاداش می گیرند.
ماژول حقوق و دستمزد: محاسبه و پرداخت حق الزحمه خسته کننده ترین و پرخطاترین وظیفه ای است که یک مدیر منابع انسانی باید انجام دهد. بنابراین یک سیستم HR بدون ماژول مدیریت حقوق و دستمزد، منطقی نخواهد بود. سیستم های خوب به این ترتیب مزایای کارمندان از جمله پرداخت مرخصی‌ها، بیمه نامه های پزشکی / دندانپزشکی / عمر را فراهم می کند. همچنین حقوق، پاداش و کسرهای بهداشتی کارمندان را نیز مدیریت می نماید. مالیات را محاسبه نموده و میزان پرداخت را کاهش می دهد. باید بررسی کنید که آیا نرم افزار منابع انسانی برای سپرده های مستقیم فعال است یا خیر. آیا مطابق با قوانین مالیاتی و استانداردهای کاری معتبر در منطقه شما هست یا خیر.
تحلیل و گزارش دهی: بهترین سیستم های HR قادر خواهند بود داده های درج شده را پردازش نموده و به شما کمک کنند که بدون استفاده از برنامه شخص ثالث، تمام آمار مورد نظر را استخراج نمایید.
سلف سرویس کارکنان: این ویژگی با ارائه گزینه ای برای مشاهده، ویرایش و مدیریت داده های شخصی و مربوط به کار، کارمندان را توانمند می سازد. ارائه گزینه سلف سرویس برای کارمندان باعث می شود با حذف وظایف پیش پا افتاده، از بار کاری پرسنل منابع انسانی کاسته شود.نرم افزار منابع انسانیدر سطح ابتدایی، قابلیت دسترسی به داده ها را برای کارمندان محدود می کنند.در حالی که ابزارهای اتوماسیون پیشرفته HR همه چیز را از ارزیابی کارمندان گرفته تا شبکه سازی ارائه می دهند.
اعلان های خودکار: توزیع اطلاعات مربوطه، میان کلیه ذینفعان به طور مرتب یک کار وقت گیر است. ایمیل های سازمانی برای ارائه به روزرسانی های مربوط به سیاست های محرمانه و هشدارهای مربوط به کارمندان بی فایده است.
یک نرم افزار منابع انسانی کارآمد می تواند اعلان ها و هشدارهای خودکار را به کلیه ذینفعان ارسال کند. مدیران منابع انسانی می توانند از این ویژگی برای ارائه یادآوری‌ها، به روزرسانی فرآیندها و خط مشی ها و سایر ارتباطات داخلی استفاده نمایند.
مبتنی بر فضای ابری: سازمان ها دیگر نمی توانند با پایگاه داده های خاموش محلی ارتباط برقرار کنند.محل کار در عصر جدید تغییر کرده است.یک نرم افزار HR مبتنی بر فضای ابری به سازمان ها امکان می دهد یک بانک اطلاعاتی متمرکز ایجاد کنند که بتوان در هر زمان و از هر کجا به آن دسترسی پیدا کرد.نرم افزارهای ابری مقیاس پذیر، مقرون به صرفه بوده و دردسرهای مربوط به نصب و بروزرسانی نرم افزارها را ندارند.

پیشنهاد می کنیم مقاله « خرید نرم افزارهای یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار » را مطالعه بفرمایید.

مزایای اصلی نرم افزار مدیریت منابع انسانی

نظارت همه جانبه بر کارکنان و مهارت های آنها: اصلی ترین کاری که هر سیستم HR انجام می دهد، متمرکز کردن اطلاعات مربوط به کارمندان است. این امر به شما کمک می کند که در هنگام تخصیص وظایف به کارکنان، بتوانید هوشمندانه تر عمل کنید. به لطف وجود نرم افزار منابع انسانی، کارمندان دارای پروفایل هایی با جزئیات کامل در مورد اطلاعات و وظایف محوله خود خواهند بود و قادرند خودشان را به روز کرده و مقداری وقت اضافی صرفه جویی کنند. اصولاً وقتی یک کار آماده است همیشه می دانید که چه کسی می تواند آن را به بهترین وجه انجام دهد و چه زمانی این کار تمام می شود.
استخدام کارآمد: سیستم HR ماژول های استخدامی آسانی را ارائه می دهند. آنها به شما کمک می کنند تا اعلامیه های مربوط به نیروی کار مورد نیاز را تهیه کرده و آنها را در روزنامه ها و صفحات مختلف جذب نیرو توزیع نمایید. در نهایت می‌توانید فقط آن دسته از متقاضیانی را انتخاب کنید که با معیارهای آگهی شما مطابقت دارند. روی غلتک انداختن افراد جدید نیز به لطف وجود یک پایگاه داده قابل جستجو و کاربر پسند که به حفظ عملکرد افراد با استعداد در تیم کمک می‎کند، آسان خواهد شد.
مدیریت پیوسته و جامع نیروی کار: با وجود یک نرم افزار منابع انسانی خوب، می توانید از شر صفحه گسترده های گیج کننده و ایمیل های نادرست خلاص شوید. این سیستم کلیه عملیات مرتبط با HR را زیر یک سقف واحد انجام می دهد. این بدان معناست که می توانید وظایف را تعیین کنید، پیشرفت ها را پیگیری نموده و یا حتی به کارکنان به شیوه ای مقرون به صرفه پاداش دهید.
همکاری پیشرفته: امروزه اکثر سیستم‌های HR یک پنل ارتباطی اختصاصی را در اختیار کاربران قرار می دهند تا بتوانند به روزرسانی های اخیر و اظهار نظر در مورد کارها یا ایده های مشترک را دنبال نمایند. در موارد پیشرفته تر، پایگاه داده قابل جستجو در مورد موارد کاری برای همه و از هر دستگاهی قابل دسترسی است و امکان اشتراک گذاری نامحدود بین اعضای تیم نیز وجود دارد.
ارزیابی دقیق و قدردانی از کارکنان: هر فرد متخصصی می تواند تأیید کند که دلیل اصلی ترک کار و استعفای کارمندان با استعداد، عدم رضایت شغلی آنها است. این موضوع حقیقت دارد، زیرا کارکنان با استعداد متوجه می‌شوند که عملکرد آنها برآورد نمی شود و هیچ فرصتی برای بهبود موقعیت شغلی خود ندارند. یک نرم افزار منابع انسانی خوب می تواند در مورد نظارت بر پیشرفت هر یک از افراد کمک نموده و شیوه های باکیفیتی برای قدردانی از عملکرد خوب آنها ارائه دهد. همچنین می تواند بهترین کارکنان را که مستحق دریافت پاداش هستند شناسایی نماید. از طرف دیگر، این سیستم همچنین می‌تواند از روندهای منفی و نقاط ضعف افراد پرده برداری کند و به شما در درک چگونگی کمک و مشاوره به یک کارمند کمک نماید.
مدیریت حقوق و دستمزد: سیستم های برتر مدیریت منابع انسانی، در عین حال ماشین های حسابداری و مدیریت هزینه‌ها نیز هستند. در این سیستم‌ها می توانید حقوق و مزایای کارمندان خود را تعیین کنید، مرخصی ها را لحاظ کرده و انطباقات مالیاتی را تأیید نمایید. به جای محول نمودن چنین کارهای حساسی به یک نماینده شخص ثالث گران قیمت، می توانید آنها را خودتان به کمک سیستمی که بینش کاملی از اطلاعات شما دارد تکمیل نمایید.