نرم افزار بودجه دقیقا چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزار بودجه برای کسب و کارهای کوچک، به سیستم ها و برنامه هایی اطلاق می‎گردد که توسط متخصصان امور مالی و کارآفرینان استفاده می‎شوند. این افراد معمولا برای مراقبت از جنبه های مالی کسب و کار خود از آن استفاده می‌کنند. به طور دقیقتر این نرم افزار وظایف مختلف حسابداری را انجام می دهد و جریان های کاری مختلف را ساده می نماید. به این ترتیب به شما این امکان را می دهد تا درآمد خود را افزایش داده و کسب و کارتان را بزرگتر کنید.
امروزه انواع مختلفی از نرم افزارهای بودجه در بازار وجود دارند. هر یک از آنها دارای ویژگی های مختلف، مدل های قیمت گذاری و رابط های مختلف هستند. اما یک چیز در همه آنها مشترک است: این ابزارها می توانند کسب و کار شما را ارتقاء داده و به امور مالی شما نظم و ترتیب دهند.

چرا برای شرکت خود به نرم افزار بودجه احتیاج دارید؟

اگر به عنوان صاحب یک کسب و کار، هوش فنی لازم را ندارید احتمالاً از استفاده از فناوری در کارهای روزمره خود اجتناب می‎کنید. با این حال، اگر به نرم افزاری در زمینه بودجه بندی فرصتی بدهید، خواهید دید که چگونه می تواند تأثیر مثبتی بر کسب و کار شما بگذارد.

برخی از مزایای استفاده از نرم افزار بودجه عبارتند از:

• این امکان را به شما می دهد تا کارهای خسته کننده و وقتگیر را به صورت خودکار انجام دهید و در وقت خود صرفه جویی کنید.
• خطاهای محاسباتی انسانی را برطرف می کند و در نتیجه دقت کلی فرآیندهای مالی را افزایش می دهد.
• این امکان را به شما می دهد تا پیش بینی کنید که آیا برای کارهای روزانه خود به سرمایه اضافی نیاز دارید یا بهتر است آن را برای رشد کسب و کار خود سرمایه گذاری نمایید.
• از اطلاعات گذشته استفاده نموده و از آن برای پیش بینی فروش و هزینه های آینده شما کمک می گیرد.
• این اجازه را به مدیریت می دهد تا کنترل بهتری بر فرآیند بودجه ریزی داشته باشد.
• کمتر در معرض خطاهایی مانند تلفیق دستی و روشهای متداول صفحه گسترده اکسل قرار دارد.
• این امکان را برای کاربران فراهم می کند که یک فایل بودجه را بارگیری کرده و نسخه گسترده ای از آن ایجاد نمایند.
• ردیابی تکرارها و از بین بردن چالش مربوط به کنترل نسخه‌ها را بسیار آسان می کند.
• کاربران می توانند هزینه و درآمد مربوط به ماه‌های آینده را بر اساس نرخ ها، استانداردها، حجم ها و دیگر فاکتورهای مشخص شده توسط کاربر تعیین نمایند.
• به کمک نرم افزار بودجه ریزی كسب و كار، مقايسه حقايق رخ داده با تعهدات بودجه‌ای در طول سال آسان است. از این نرم افزار می‌توان به آسانی برای مقایسه هزینه های برآورد شده با هزینه های بودجه و تصمیم گیری های آینده استفاده کرد.
• اطلاعات را به روشی نمایش می دهد که تفسیر آن بسیار ساده است.
• مشاغل کوچک می توانند حسابهای خود را به روشی ساده و سازمان یافته مدیریت کنند.

نکاتی در مورد انتخاب نرم افزار بودجه مناسب

1- دسته بندی انعطاف پذیر بودجه‌ها
دسته بندی‌ها به تعریف درآمد و هزینه در نرم افزار بودجه کمک می کنند. آنها بنیاد و اساسی را تشکیل می دهند که شما بودجه خود را بر پایه آن بنا خواهید کرد. نرم افزار منتخب شما باید به شما امکان دهد دسته بندی ها را با ویرایش نام، حذف دسته های نامربوط و اضافه کردن موارد خاص تغییر دهید. از انتخاب نرم افزاری که شما را به یک مجموعه پیش فرض دسته بندی درآمد و هزینه محدود می کند، بپرهیزید.
همچنین در نرم افزار، دسته هایی را به معاملات انجام شده در طول ماه اختصاص می دهید. بنابراین مهم است که این دسته بندی‌ها را جدی بگیرید. هرچه گزارش بودجه دقیق تر باشد، مفیدتر خواهد بود. اگر می خواهید گزارش های مفصل تری داشته باشید، می‌توانید معاملات را به زیرمجموعه های بیشتری تقسیم کنید.
2- محدودیت های درآمد و هزینه قابل تنظیم
هرکسی در طول سال نوعی هزینه‌های نوسانی دارد. قبض های گرمایشی معمولاً در زمستان بیشتر است. درآمد دقیق ماهانه یک شخص ممکن است براساس فصل شلوغ برای یک صنعت خاص، افزایش یابد و یا سقوط کند. اگر این امر برای شما هم صادق است، نیاز به کار با نرم افزار بودجه‌ای دارید که شما را مجبور به وارد کردن یک مبلغ ثابت ماهانه برای درآمد نمی کند.

گزینه خوب استفاده از نرم افزاری است که به مقابله با هزینه های نوسانی ایجاد شده بپردازد. نرم افزاری که بر روی این اصل کار می کند، بودجه های بلااستفاده را در دسته بندی هزینه های ماه‌های آینده جمع می کند. همچنین به صورت خودکار چک‌های بازپرداخت را در بین دسته بندی های بودجه توزیع می کند تا نحوه برنامه ریزی برای هزینه کردن پول را نشان دهد.
3- گزارش های بودجه ساده
نرم افزار بودجه‌ای که انتخاب می کنید باید گزارش های ساده ای داشته باشد که به شما نشان دهد چگونه بودجه خود را طبق برنامه به طور ماهانه، سه ماهه و سالانه هزینه می کنید. اگر می خواهید هزینه های خود را از نزدیک تماشا کنید، اطمینان حاصل کنید که نرم افزار، گزارش های هفتگی یا داشبورد در زمان واقعی ارائه می دهد. یعنی جایی که می‌توانید با یک نگاه گزارش هایی در مورد دسته بندی های کلیدی بودجه دریافت نمایید. گزارش های اولیه معمولا میزان بودجه، هزینه های واقعی و تفاوت بین این دو را نشان می‌دهد. باید بتوانید چهارچوب زمانی این گزارش را تغییر دهید.

یافتن نرم افزاری با گزارشات ساده بودجه‌ای، بسیار مهم است. اما ممکن است گاهی اوقات گزارش های مفصلی بخواهید و یک نرم افزار بودجه مناسب باید آن گزینه را نیز ارائه دهد. اگر می خواهید گزارش های بودجه خود را چاپ کنید، به دنبال گزینه چاپ نیز باشید. زیرا برخی از نرم افزارها گزارش ها را فقط روی صفحه مانیتور ارائه می دهند.

4- امنیت اطلاعات مالی
رمزگذاری داده ها در صورت پیوند دادن حساب‌های کاربری به نرم افزار بودجه ضروری است. تنها نوع نرم افزاری که این کار را انجام نمی دهد، نرم افزاری است که شما را مجبور به انجام معاملات به صورت دستی می‌کند. برای اطلاعات بیشتر درباره چگونگی دستیابی به اطلاعات خود و اینکه آیا اطلاعات با رمزگذاری محافظت می شوند یا خیر، توضیحات مربوط به حفظ حریم خصوصی یا امنیت را در مورد نرم افزار مورد نظر بخوانید.
هنگام ایجاد حساب های دارای نامهای عمومی مانند “بررسی” یا “MasterCard”، امنیت مطرح نیست. این حساب های عمومی به شماره حساب یا اطلاعات شخصی شما دسترسی ندارند. بنابراین حتی اگر حساب نرم افزار بودجه شما هک شود، راهی برای سرقت هویت شما وجود نخواهد داشت. نکته منفی این است که این حساب های عمومی اعتبار لازم برای بارگیری خودکار داده های معاملات را ندارند.
ممکن است برای برخی از نرم افزارهای بودجه دسک تاپ احتیاج به گذرواژه‌ها نباشد. اگر نرم افزاری که استفاده می کنید برای دسترسی به رمزعبور نیازی ندارد، یک رمز عبور برای رایانه خود تنظیم کنید. رایانه شما هنگام راه اندازی و پس از حالت استندبای باید از شما پسورد بخواهد. نرم افزار بودجه آنلاین باید همیشه به رمزعبور احتیاج داشته باشد. از یک نرم افزار مالی آنلاین و بدون رمز عبور استفاده نکنید!

5- امکان صادر کردن داده ها
بیشتر نرم افزارهای بودجه به شما امکان می دهند داده های خود را به فایل CSV صادر کنید که به راحتی توسط نرم افزار صفحه گسترده‌ای مانند اکسل قابل خواندن است. این امر به خصوص زمانی اهمیت دارد که فکر می کنید ممکن است برای طولانی مدت از نرم افزار فعلی استفاده نکنید. اگر تصمیم دارید به نرم افزار مالی یا بودجه دیگری بروید، داشتن داده ها در CSV،QIF یا قالب های دیگر اطلاعات شما را ذخیره می کند.
صفحات گسترده می تواند ابزاری مهم برای افرادی باشد که نیاز به تجزیه و تحلیل مالی جدی دارند. اگر این امر در مورد شما هم صدق می کند، بهتر است به گزینه های صدور گزارشات یک نرم افزار توجه بیشتری داشته باشید.

در یک نرم افزار bpms خوب شما می توانید صدور به اکسل یا وارد کردن از اکسل به نرم افزار را به عنوان یکی از گزینه ها داشته باشید.

پیشنهاد می کنیم مقاله « خرید نرم افزارهای یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار » را مطالعه بفرمایید.

منابع:
https://www.caminofinancial.com/best-budgeting-software-for-small-business/

https://medium.com/@budgyt213/advantages-of-business-budgeting-software-cc4f0ed115f
https://www.thebalance.com/tips-for-choosing-budget-software-1293610