شرح کامل برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP و رابطه آن با BPMS

مدیریت فرایند نرم برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP

برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP نوعی نرم افزار است که مجموعه‌ای از اپلیکیشن‌ها را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این ماژول‌ها براساس کارکردهای اصلی کسب و کار مانند منابع انسانی، حسابداری، مدیریت موجودی و سایر موارد ساخته شده اند. ویژگی اصلی یک سیستم ERP توانایی ذخیره کردن و استخراج داده‌ها از یک پایگاه داده مشترک است و یک مرجع قابل اعتماد فراهم می‌کند.

این کار باعث می‌شود همه کارمندان با همان مجموعه داده‌ها کار کنند. به این ترتیب دپارتمان‌های مختلف مجبور نیستند با لیست‌ها و داده‌های منسوخ سر و کار داشته باشند. سیستم های ERP داده‌ها را به صورت لحظه‌ای به روز می‌کنند و اطمینان می‌دهند که همان صفحه در دسترس همه کارمندان قرار دارد. این امر منجر به اخذ تصمیمات تجاری با اطمینان بیشتر می‌شود.

سیستم های برنامه‎ریزی منابع سازمانی یا ERP واسط هایی را فراهم می‌کنند که از طریق آنها کاربران می‌توانند به اطلاعاتی متمرکز دسترسی پیدا کنند. با استفاده از ERPکاربران مجبور نیستند داده های مشابه را وارد چندین سیستم کنند. همچنین مجبور نیستند به دنبال اطلاعات مورد نیاز خود در بخش‌های مختلف باشند. ماژول های ERP آزادانه داده ها را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند تا تصویری جامع از شرکت شما ارائه دهند. ادغام اپلیکیشن‌ها قطعه جدایی ناپذیر از ساختارهای ERP است.

برنامه‎ ریزی منابع سازمانی در چه مواردی استفاده می‌شود؟

برنامه‌ ریزی منابع سازمانی یا ERP بیشتر در ساخت و تولید مورد استفاده قرار می‌گیرد. جایی که چندین فرآیند درهم تنیده وجود دارد و این فرآیندها عملکردهای کلیدی را توصیف می‌کند. از جمله:

عملیاتی که منجر به دریافت پول نقد شود:

مدیریت مشتریان
پردازش سفارشات فروش و لیست قیمت ها
صورتحساب
حمل و نقل اقلام و غیره

تدارکات خرید و پرداخت:

پردازش و مدیریت سفارشات خرید
کالاهای موجود
پرداخت فاکتورهای خارجی
مدیریت موجودی و غیره

با این حال برنامه‌ ریزی منابع سازمانی یا ERP فقط محدود به تولید نمی‌شود. بسیاری از بخش های دیگر مانند امور مالی، بهداشت و دفاع از سیستم های ERP برای اهداف مشابه استفاده می‌کنند. اما ممکن است از قابلیت های دیگری مانند برنامه‎ ریزی منابع انسانی یا مدیریت پروژه نیز استفاده نمایند.

مقایسه ERP و BPM

ابزار BPM به شرکت شما اجازه می دهد تا فعالیت ها را در کل یک فرآیند مدیریت کنید. به عنوان مثال برای فرآیند فروش، یک قانون تجاری می‌تواند تنظیم شود که بسته به موقعیت مکانی و سطح مهارت، یک فروشنده را به طور خودکار به یک مشتری بالقوه اختصاص دهد. فروشنده می‌تواند لیست مشتریان احتمالی اختصاص یافته به خودش را مشاهده کند. مدیران می توانند منابعی (زمان، پول، افراد) را که برای انجام هر فعالیت در گردش کار در نظر گرفته شده است، رصد کنند و بر این اساس روند کار را بهینه نمایند. آنها می توانند با استفاده از مدل سازی و شبیه سازی، تأثیر بر فروش را در شرایطی که 20٪ از فروشندگان یک منطقه به تعطیلات بروند تعیین نمایند. این BPM است.

برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP مجموعه‌ای از اپلیکیشن‌های ظاهرا مشابه هم است که از یک بانک اطلاعات مرکزی استفاده می‌کنند. فرض کنید در مثال فرآیند فروش، شرکت شما اپلیکیشنی دارد که هر فروشنده می‌تواند در آن تعداد واحدهای فروخته شده توسط خودش را بطور روزانه ضبط کند. برنامه دیگر موجود در بخش تولید از این اطلاعات برای پیش بینی تقاضا برای هفته آینده استفاده می‌کند و مواد اولیه را نیز بر این اساس سفارش می‌دهد. این اطلاعات همچنین برای محاسبه کمیسیون فروش استفاده می‌گردد، که می توان آن را در یک اپلیکیشن حقوق و دستمزد مشاهده کرد. مدیر منابع انسانی به داشبورد دسترسی دارد. یعنی جایی که می‌تواند عملکرد فروش کارکنان را در آن مشاهده کرده و از این اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد کسی که باید ترفیع بگیرد استفاده نماید. این ERP است.

برنامه‎ ریزی منابع سازمانی یاERPدر مورد ماژول ها و توابع است

اگر فکر می‌کنید تعریف BPM شبیه به ERP به نظر می‌رسد، اشتباه نمی‌کنید. از یک نمای سطح بالا، آنها بسیار مشابه به نظر می‌رسند. با این حال، تفاوت های اساسی نیز وجود دارد. سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار در ERP بیشتر روی کارکردهای مختلف تجاری و ماژول هایی که از آنها پشتیبانی می‌کنند متمرکز شده اند. این موارد شامل حسابداری، منابع انسانی، مدیریت موجودی و غیره است. ERP همچنین برای ردیابی داده ها در بین این ماژول ها مفید است. برنامه‎ ریزی منابع سازمانی یا ERP به کاربران این امکان را می‌دهد تا همه چیز را از عملیات فروش گرفته تا دستمزد کارمندان، ردیابی کنند. همه اینها در حالی است که برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP اجازه می‌دهد جریان آزاد اطلاعات بین ماژول ها برقرار گردد.

BPMگردش کار اختصاصی و سفارشی ارائه می‌دهد

فرض کند برای مدیریت یک گردش کار HR خاص، به یک نرم افزار احتیاج دارید. فروشنده نرم افزار برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP فقط می‌تواند کل ماژول HR را در اختیار شما قرار دهد. اگر از تمام ویژگی‌های موجود در نرم افزار بهره نبرید، می‌تواند برایتان پرهزینه تمام شود. یک سیستم BPM اجازه اعمال سطح بالایی از شخصی سازی را روی گردش کار شما می‌دهد که در سیستم های ERP امکان آن وجود ندارد. مدیریت فرآیندها در ERP وجود دارد، اما ERP هیچگاه نمی‌تواند داده ها را مشابه سیستم BPM با ریز جزئیات ارائه دهد. هر دو نوع نرم‎افزار از ابزارهای هوش تجاری استفاده می‌کنند، اما دامنه تحلیل های آنها متفاوت است.

پیشنهاد می شود مقاله « BPMS چیست؟ چگونه می‎تواند به سازمان شما کمک کند؟ » را نیز مطالعه کنید.

و همچنین برای آشنایی با انواع نرم افزارهای BPMS و شاخص های ارزیابی اینجا کلیک کنید.

هر دوی آنها هوش تجاری ارائه می‌دهند

هم سیستمBPM و هم برنامه‎ ریزی منابع سازمانی یا ERP با استفاده از KPI ها و گزارش‌های سفارشی، آنالیزهایی را ارائه می‌دهند. با این حال، BPM می‌تواند اثربخشی فرآیندهای خاص را ردیابی کند. ابزار هوش تجاری BPM اطلاعاتی درباره زمان اجرای فرآیند، وضعیت فرآیند، تعداد فرآیندهای بسته و تعداد فرآیندهای باز ارائه می‌دهد.

ERPداده ها را ذخیره سازی کرده و دیدگاهی نسبت به فرآیند ایجاد می‌کند

برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP یک مجموعه نرم افزاری است که داده ها را در یک سرور مرکزی ذخیره می‌کند. بنابراین، بخشهای مختلف می‌توانند داده ها را وارد کنند و همه آنها در یک مکان ذخیره می‌شوند. این قضیه، یک دید کلی درباره شرکت و نحوه ارتباط عملکردهای آن به کاربران می‌دهد. دید گسترده‌ای کهERP به کاربران می‌دهد را سیستم BPM نمی‌تواند ارائه دهد. همچنین داده های بسیار بیشتری را ذخیره می‌کند که اجازه تجزیه و تحلیل گسترده‌ای را درمورد تمام عملکردهای تجاری و نحوه ارتباط آنها با هم می‌دهد.

کیس استادی 1: اجرای موفقیت آمیز برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP برای ساخت و ساز

گسترش مداوم صنعت ساخت و ساز طی چند سال گذشته، پیمانکاران را به سمت منابع جدید درآمد سوق داده است. بسیاری از پیمانکاران دریافتند که دیگر فرآیندهای آنها برای پیگیری هزینه‌ها و مدیریت پروژه ها کافی نیست. مدیران پروژه هنگام محاسبه فاکتورهای پرداخت نمی‌دانند که هزینه تمام شده چگونه ممکن است تغییر ‌کند. با رشد شرکت‌ها و در نتیجه افزایش آسیب پذیری ناشی از خطاهای برنامه ‎ریزی، کاستی های انطباق و کلاهبرداری‌ها، سیستم‌های کنترلی موجود کفایت لازم را ندارند.

در چنین شرایطی راه حل ممکن این است که از ده ها صفحه گسترده و پرونده شرکت با نمودارهای ‌تاریخ گذشته به سکوی برنامه‎ ریزی منابع سازمانی یا ERP بروید که می‌تواند با کسب و کار شما هم مقیاس شود. در حالی که هیچ انکاری وجود ندارد که اجرای یک پلتفرم ERP یک کار جدی است، می‌توان با افشای برخی تصورات غلط رایج، شناسایی الزامات موفقیت و داشتن نقشه راه رو به جلو، مدیریت بهتری انجام داد.

چالش

تیم پیاده سازی ERP متوجه شد که بزرگترین چالش برای بسیاری از پیمانکاران صرفاً دانستن این است که از کجا شروع کنند. از آنجا که پلتفرم برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP به صورت استاندارد و متحد طیف وسیعی از فرآیندها را شامل می‎شود، بسیاری از پیمانکاران بر این باورند که مرحله اول شامل نقشه برداری دقیق از فرآیندهای فعلی پیمانکار، از دستمزدها گرفته تا عملیات ساخت و ساز است. اما به دلیل اینکه اکثر پیمانکاران در نظر دارند اجرای یک سیستم ERP را بطور دقیق انجام دهند، تلاش می‌کند از این فرآیندها با همه استثنائات و کارهای غیررسمی مرتبط نقشه برداری کنند. چنین اقداماتی احتمالاً بیهوده است. در واقع، بسیاری از پیمانکاران اجرای برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP را دقیقاً به دلیل ترس از چنین وظیفه ای متوقف می‌کنند.

راه حل: با افراد شروع کنید، نه نمودارهای نمایش.

طراحی نقشه پیاده سازی ERP به جای نمودارهای جریان، باید از طریق افراد شروع شود. تیم پیاده سازی ERP کار را با مشاوره و طرح پرسش‌های مناسب از هر یک از پیمانکاران شروع کرد.

هدف از این بحث ها شناسایی نقاط “مشکل دار” در نحوه انجام کار در حال حاضر بود. کشف مکانهایی که دارای مشکل بوده و نیاز به بهبود دارند. در عین حال غالباً ناکارآمدی هایی وجود دارند که مدتها وجود داشته اند و به سادگی پذیرفته می‌شوند. چشم انداز و دانش عینی تیم پیاده سازی برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP از بهترین شیوه های صنعتی این امکان را ایجاد کرد تا فرصتهای دیگری برای پیشرفت فراهم شود. سپس فرآیندهای موجود دوباره طراحی شدند تا هم بهره وری به حداکثر برسد و هم از توانایی‌های سیستم ERP استفاده گردد. به عنوان مثال، در بخش پرداخت صورتحسابها، تیم پیاده سازی ERP یک فرآیند ساده با 20 فاکتور را آزمایش کرده و اصلاحات لازم را در مورد آن اعمال نمود.

باز کردن راه‌های ارتباط و گفتگو

پس از طی چندین جلسه، به تدریج کتابخانه ای از فرآیندهای جدید در سیستم برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP ایجاد شد. فرآیندها توسط افرادی طراحی شد که با آنها سر و کار داشتند و فرآیندها با توجه به نیازهای خاص آنها اصلاح شد. تعامل بیشتر با کارمندانی که صاحب فرآیندها بوده و آنها را می‌شناسند، منجر به دریافت مزایای مکرر از یک بستر ERP خواهد شد.

با جمع آوری داده ها از نقاط مختلف ساز و کار پیمانکاری و ایجاد داشبورد جامع و به‌روز از هزینه ها، بودجه ها، عملیات، برنامه ‎ریزی و موارد دیگر، بسیاری از فواید سیستم برنامه‎ ریزی منابع سازمانی یا ERP حاصل شد. جلسات بحث و گفتگو با پیمانکاران علاوه بر روشن نمودن چگونگی جریان اطلاعات، به دفاتر پشتیبانی اجازه داد تا ببینند چگونه دیگران در موفقیت پیمانکاران نقش دارند و چه موانعی بر سر راه آنها وجود دارد. این مکالمات باعث ایجاد همدلی، چشم انداز مشترک برای آینده و ایده های دیگری برای بهبود فرآیندها و گردش کار گردید.

پیشنهاد می کنیم مقاله « خرید نرم افزارهای یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار » را مطالعه بفرمایید.

کیس استادی 2: اجرای برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP در شرکت LG

هنگامی ‌که غول جهانی LG Electronics – با 114 شرکت تابعه و بیش از 82،000 کارمند در 40 کشور جهان – تلاش کرد تا کارکردهای منابع انسانی خود را هماهنگ کند، چالش های پیش روی خود را فوق العاده عظیم یافت. هزینه های بالای تعمیر و نگهداری، کنترل‌های محلی فاقد شفافیت، تصمیم گیری‌های ناکارآمد، عدم استفاده از منابع، فرآیندهای دستی و غیره، کار ال جی را به عنوان یک شرکت جهانی دشوار کرده بود. بنابراین تصمیم گرفت مسیر ERP را طی کند.

چالش های LG شامل موارد زیر بود:

سیستم‌هایی برای چند موقعیت مکانی خاص که منجر به گزارشات سطح بالای نامشخص و عدم استفاده بهینه از منابع می‌شدند.
فرآیندهایی برای چند موقعیت مکانی خاص که فاقد شفافیت و اتوماسیون لازم برای گزارش‌های جهانی بودند.
کارکنان غیر متعهد، چشم انداز محدود، نبود جایی برای اطلاع رسانی و یا به اشتراک گذاری بهترین روش ها.
منابع محلی محدود برای یادگیری و آموزش کارکنان.
وجود مشکلاتی در تصمیم گیری که تأثیر چشمگیری در کسب و کار داشتند.

ال جی از ویژگی‌های نرم افزار برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP استفاده نمود. یعنی میزبانی حجم عظیمی از داده ها، مهاجرت یکپارچه از داده های قدیمی، مقیاس پذیری آسان، اضافه کردن چندین ماژول مورد نیاز و دسترسی و کنترل متمرکز. ال جی برای ساختن یک سیستم متمرکز واحد که ادغام ماژول های موجود را برای استفاده یکنواخت در سطح جهانی ممکن نماید، مشاورانی استخدام کرد. بدین ترتیب این سیستم متمرکز را جایگزین سیستم وابسته به مکان‌های خاص نمود.

مزایای به دست آمده

نرم افزار برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP، که شامل یک پایگاه داده‌های اطلاعاتی، سیستم مدیریت عملکرد، پرتال کارکنان و برنامه آموزش الکترونیکی بود، مزایای زیر را برای LG حاصل نمود:

سیستم منفرد با مدیریت مرکزی و با حداقل هزینه تعمیر و نگهداری
شفافیت در فرآیندهای استخدام و ارزیابی کارکنان که عملیات استخدام، مشارکت و پاداش را بر اساس شایستگی های مناسب و عملکرد اثبات شده افراد انجام می‌دهد.
گزارشدهی بلافاصله و ردیابی بلافاصله اهداف تعیین شده به سطوح بالای مدیریتی.
تصمیم گیری آگاهانه به دلیل در دسترس بودن گزارش های به روز.
کنترل متمرکز بر فرآیندهای HR، با انعطاف پذیری برای مناطق مختلف و اجرای تغییرات موضعی.
بهبود بهره وری برای توابع HR
صرفه جویی در هزینه‌ها
به اشتراک گذاری آسان بهترین روشها در مراکز مختلف
دسترسی آسان و کارکرد سلف سرویس برای کارمندان
یادگیری آسان کارهای مشترک از طریق به اشتراک گذاری اسناد و آموزش های آنلاین و در نتیجه صرفه جویی در وقت و هزینه
افزایش روحیه، بهره وری و تعامل کارکنان

با توجه به مقیاس بزرگ و پراکنده، اجرای سیستم برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP به مدت 5 سال (2002-2006) در پنج مرحله برنامه ‎ریزی شده با یک هدف مشخص، به LG کمک می‌کند تا با توجه به نیازهای سیستم مدیریت منابع انسانی خود، چالش های ایجاد شده در مراکز جهانی را کاهش دهد. امروزه ال جی همچنان از راه حل اتوماسیون ERP بهره می‌برد و همچنان در صورت لزوم به پیشرفت بیشتر آن ادامه می‌دهد.

آیا می توان ERP را با BPM جایگزین کرد؟

مردم هنگام کار با هر دو سیستم BPM و ERP گیج می‌شوند. زیرا BPM و ERP فقط نرم افزار نیستند. بلکه یک “رویکرد مدیریت جامع” یا “استراتژی کسب و کار” محسوب می‌شوند. مدیریت فرآیندهای کسب وکار (BPM) حول فرآیندهای کسب و کار می‌چرخد.

در حالیکه برنامه ‎ریزی منابع سازمانی یا ERP حول منابع سازمانی و عملکردهای تجاری می‌چرخد. آیا یک راه حل نرم افزاریBPM می‌تواند جایگزین سیستم ERP شود؟ بله، در بسیاری از موارد BPM می‌تواند جایگزین سیستم ERP گردد.

هنگامی ‌که یک کسب و کار تمام عملکرد خود را در پلتفرم مبتنی بر BPM به اجرا درآورد، یک سیستم شفاف تر با قابلیت تغییر چابک، تجسم بهتری از طرح نقشه کسب و کار، سطح بالایی از قابلیت تنظیم، قابلیت سازگاری آسان با انطباقات جدید، هزینه های IT بسیار کم و ROI بیشتر خواهد داشت.

علاوه بر این، هر کسب و کاری ماهیت منحصر به فرد خود را دارد. حتی بسیاری از کارکردهای داخلی معمول و استاندارد. این مقوله را می‌توان با جسم و ذهن انسان مقایسه کرد. با وجود اینکه جسم و ذهن همه انسان ها با استفاده از مکانیسم مشابهی ساخته شده است، اما هر انسانی طبیعت منحصر به فرد خود را هنگام فعالیت و رسیدن به نتایج دارد.

بگذارید این قضیه را با مثال دیگری روشن تر کنیم. برنامه‎ ریزی منابع سازمانی یا ERP مثل یک غذای آماده خوردن است. فقط آن را گرم کنید و بخورید! بستر BPM بیشتر شبیه به طبخ غذای دلخواه خودتان و بنا بر نیاز خاص خودتان است. و می‌دانید موادی که مورد استفاده قرار دادید می‌توانند به خوبی هضم شوند.