ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد
در مدت زمانی کم سیستم های حقوق و دستمزد به یکی از رایج ترین نرم افزارهای HR در بازار تبدیل شده اند. نرم افزار حقوق و دستمزد توسط مشاغل کوچک و بنگاه های اقتصادی به طور یکسان مورد استفاده قرار می گیرد و نشان می‌دهد که این نرم افزارها راه حلهایی همگانی هستند.
بخش اساسی هر سازمان بخش حقوق و دستمزد است. محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد هر کارگر بر اساس یک سیستم حقوق و دستمزد انجام می‌گیرد. سیستم مدیریت حقوق و دستمزد در زمینه های مختلفی از جمله خودکار کردن چندین کار مانند واریز حقوق، مراقبت از مالیات، صرفه جویی در هزینه استخدام یک حسابدار و محاسبه حقوق بسیار مفید است.
در اینجا به برخی از ویژگی های یک نرم افزار حقوق و دستمزد برای درک بهتر مزایای آن، اشاره شده است.
- ادغام با حسابداری
تیم منابع انسانی و بخش حسابداری با کمک نرم افزار حقوق و دستمزد می توانند به جای مدیریت تمامی جزئیات مربوط به حقوق و دستمزد به صورت دستی، در وقت صرفه جویی کنند. از طریق ادغام نرم افزار حقوق و دستمزد خود با نرم افزار حسابداری، هر زمان که عملیات پرداخت دستمزد را به اجرا در می‌آروید، آن معامله به طور خودکار در دفتر کل حساب‌های پرداختی شما وارد می شود. به این ترتیب دامنه محاسبات غلط و قرار دادن داده های مهم در یک پرونده اشتباه از بین می‌رود.
به عنوان مثال، اشتباه در قرار دادن یک نقطه اعشار یا یک صفر می تواند ضرر عظیمی در ساختار مالی سازمان ایجاد کند. به کمک این نرم افزار سازمان می تواند از جریمه ها جلوگیری کرده و از کلیه قوانین نظارتی پیروی نماید.
- ثبت سوابق، پرونده ها و لیست های پرداخت
یک سیستم حقوق و دستمزد می تواند گزارش هایی از جمله خلاصه مرخصی‌ها، مزایای حقوقی و اظهارنامه‌های حقوقی ایجاد نماید. علاوه بر این، شما حتی می توانید فرم های حقوق و دستمزد نظارتی را نیز بارگیری و چاپ نمایید.
چنین نرم افزاری به عنوان تنها مخزن سوابق و اسناد استخدام، می تواند برای هر شغلی مفید باشد. نرم افزار حقوق و دستمزد می‌بایست شامل ویژگی های اساسی مانند برگه‌های کارآموزی، نمودارهای سازمانی، مشخصات کارمندان، ایمنی و مالیات شغلی و معرفینامه‌ها نیز باشد.
- گزارش گیری
برای بخش اعظمی از نرم افزارهای کسب و کار، وجود نوعی هوش تجاری یا ویژگی گزارشگری یک ویژگی ضروری محسوب میشود. نرم افزار حقوق و دستمزد نیز از این قاعده مستثنی نیست. زیرا ویژگی گزارشگیری ابزاری مفید است که دیدگاه درستی در مورد فرآیند حقوق و دستمزد شرکت، در اختیار قرار می دهد.
گزارش های حقوق و دستمزد یک نمای سطح بالا از بودجه، مالیات ها، دستمزد کارگران و سایر داده های حقوق و دستمزد شرکت ارائه می دهند. این گزارش ها روندها و الگوهایی را نشان می دهند که ادارات منابع انسانی و حسابداری می توانند از آنها برای بهبود عملکرد خود استفاده نمایند. این بینش ها با هدایت به سمت تخصیص بهتر منابع و یا مدیریت متفاوت اضافه کاری‌ها، می تواند منجر به صرفه جویی در هزینه‌ها و پردازش کارآمدتر سیستم حقوق و دستمزد شود.
- پیگیری درآمد
یکی از بهترین ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد این است که درآمد کارمندان را مدیریت می کند. اما برای این کار، عناصر زیر در نرم افزار لازم است:
- قوانین محاسبه
- قوانین تخصیص
- پرداخت حق بیمه و پرداخت مبلغ اصلی
- پرداخت اضافه کار FLSA
- درآمدهای مالیاتی
- کدهای درآمد مخصوص کارگران
- تقسیم سود بر پرداخت یا محاسبه عملکرد کاری
- مدیریت حقوق و دستمزد
دستمزدها به طور خودکار و براساس برنامه از پیش تعیین شده شما محاسبه می شوند: روزانه، هفتگی، دو هفته ای یا ماهیانه. این یکی از اصلی ترین مزیت های نرم افزار حقوق و دستمزد است. این ماژول موارد محرمانه مربوط به دستمزد مانند حضور، درجه حقوق، مزایا، بازپرداخت‌ها، مرخصی‌ها، مساعده‌ها، کسرهای مالیاتی، شرایط و خط مشی‌ها را برای محاسبه دستمزدها ادغام می‌کند. معمولا لازم است نرم افزار را با وارد کردن قوانین خود به صورت دستی تنظیم نمایید. سپس سیستم، خود فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد را به عهده می گیرد. می توان آن را شخصی سازی نموده و برای کارمندان یا پیمانکاران خاص پیکربندی کرد.
- تشکیل پرونده مالیاتی
فایل بندی و تشکیل پرونده های مالیاتی شما، پروژه ای عظیم و کاری بزرگ است. به همین دلیل بهترین سیستم های حقوق و دستمزد ویژگی های تشکیل پرونده مالیاتی را ارائه می دهند. محاسبه مالیات به صورت دستی نیاز به زمان داشته و احتمال خطا نیز در آن زیاد است. برای جلوگیری از هرگونه اشتباه محاسباتی و یا بروز هر نوع مشکل در رابطه با مالیات‌های کشوری، استانی، محلی، تأمین اجتماعی و سایر حقوق مربوط به پروسه حقوق و دستمزد، بهتر است انجام این کار را به نرم افزار واگذار کنید.
در مورد اسناد مالیاتی مانند W-2s و ۱۰۹۹ نیز همین اتفاق می افتد. سیستم حقوق و دستمزد شما باید با پر کردن اطلاعات سپرده، بتواند بطور خودکار آنها را ایجاد نماید. علاوه بر این باید بتواند فرم های ایجاد شده را به آژانس مناسب ارسال نموده و مراحل اولیه تشکیل پرونده مالیاتی را از ابتدا تا انتها با حداقل نظارت انجام دهد. باید اطمینان حاصل کنید که مشخصات زیر در نرم افزار شما موجود است:
- به روزرسانی های سه ماهه خودکار برای جداول مالیاتی بر اساس آخرین مقررات
- کسرهای قبل از مالیات
- واسط ایجاد و انتقال پرونده ها به سرویس تشکیل پرونده مالیاتی
- بررسی تاریخ های مقرر پرداخت سپرده مالیاتی
- ردیابی معافیت ها و وضعیت پرونده‌ها
- مالیات جبران خسارت کارمندان
این نرم افزار در حالت پیشرفته تر ابزاری برای پیش بینی مالیات بر درآمد، تخمین TDS و سرمایه حاصل از پس‌انداز سالانه مالیاتی فراهم می کنند.
پیشنهاد می کنیم مقاله « خرید نرم افزارهای یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار » را مظالعه بفرمایید.
- واریز مستقیم به حساب
یکی از مهمترین ویژگی های برنامه های دریافت حقوق و دستمزد این است که حقوق و دستمزد مستقیماً به حساب بانکی افراد واریز شود. به این ترتیب صرفه جویی زیادی در منابع و پردازش های سالانه انجام میشود. همچنین از هرگونه فعالیت کلاهبردارانه در رابطه با حقوق کارمندان مراقبت به عمل می‌آید. وجوه پرداختی بلافاصله و مستقیم از حساب شرکت به حساب کارمندان منتقل می گردد.
- شخصی سازی
از بین تمام ویژگی های مهم نرم افزار حقوق و دستمزد، شخصی سازی نقشی اساسی دارد. از طریق شخصی سازی هر چک و فرم، کل سیستم حقوق و دستمزد مدیریت می شود. با کمک این ویژگی می توانید جداول و منوها را طبق خواست خود تنظیم کنید. همچنین می توانید گزارشات، صفحه‌ها و زمینه ها را برای ارائه بهترین نوع خدمات سفارشی نمایید. حتی می‌توانید آرم سازمان را روی گزارش ها گذاشته و چک ها را چاپ کنید.
- سطح بالای امنیت
ویژگی اصلی مورد نیاز در نرم افزار حقوق و دستمزد رمزگذاری پایگاه داده است. نرم افزار برای محدود کردن دسترسی به منابع بسیار با ارزشی مانند پرونده های مالیاتی، اطلاعات شخصی کارمندان و اطلاعات حقوق و دستمزد، از رمز عبور استفاده می‌کند.
هنگام ردیابی های جامع برای حسابرسی، باز هم ویژگی امنیتی روی کنترل دسترسی متمرکز است. این امر مراقبت از اطلاعات حساس را به بالاترین درجه می رساند. بالا بودن سطح امنیت می تواند شرکت را تا حد مطلوبی از خسارات ناشی از کلاهبرداری نجات دهد.
- خدمات سلف سرویس
پیشتر ذکر کرد که نقش نرم افزار حقوق و دستمزد شامل ساده سازی امور است. کارکنان می توانند از طریق نسل خودکار سیستم‌های حقوق و دستمزد به سوابق و یا پرداخت‌های جزئی چاپی دسترسی پیدا کنند. به عبارت دیگر کارمندان شما مجبور نیستند با ارائه درخواست دسترسی به آن اطلاعات، وقت اداره منابع انسانی شما را بگیرند. با استفاده از ویژگی سلف سرویس، آنها می توانند به سرعت و بدون کمک گرفتن از کسی، اطلاعات و فرم های حقوق و دستمزد مورد نیاز خود را دریافت نمایند.
- خطای صفر، سطح بالای دقت
بهترین ویژگی در مورد برنامه های نرم افزاری حقوق و دستمزد این است که هر کار با مهارت بالایی انجام می شود. با نصب جدیدترین به روزرسانی ها در برنامه، ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد به روز می شوند و سیستم مجبور نیست هزینه های مربوط به خطای دستی را بپردازد. با کمک نرم افزار خودکار پرداخت حقوق، احتمال خطای انسانی کمتر است. همچنین فرم‌های مالیاتی با توجه به جزئیات حقوق و دستمزد کارکنان خود به خود آماده می شوند. حتی اگر عملیات را برون سپاری کرده باشید اپلیکیشن شخص ثالث بی طرفانه می تواند هر ساعت یکبار سوابق را به روز نگه دارد.
از دیگر ویژگی های نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد می توان به گزارش های حسابرسی سه ماهه، وضعیت مرخصی‌ها و اسناد مستقیم مربوط به توزیع نیروی کار اشاره کرد.
- مدیریت مرخصی ها
این ماژول به کارمندان اجازه می دهد تا درخواست مرخصی را ارسال کرده و تراز مرخصی‌های خود را تحت نظر بگیرند. در عین حال مدیران می توانند چنین درخواستهایی را بررسی کرده و تأیید یا رد درخواست‌ها را به کارمندان اطلاع دهند. این ماژول همچنین برای محاسبه دستمزد، مرخصی‌های موافقت شده را محاسبه می کند.
- مدیریت هزینه‌ها
هزینه ها، کسرها، وام ها، مساعده ها و سایر هزینه های کارمندان در این قسمت از نرم افزار حقوق و دستمزد وارد شده، پیگیری شده و محاسبه می شوند. برخی از سیستم های حقوق و دستمزد دارای یک دفترچه وام هستند و تمام وام های مصوب کارمندان را مورد محاسبه قرار می دهد. این ماژول همچنین ممکن است بازپرداخت های خود را بر اساس هزینه های مصوب انجام دهد.
- مدیریت مزایا و پاداش‌ها
این ویژگی درخواست مزایای مختلفی از جمله CBA ، کمک هزینه ها و سایر ادعاهای ارائه شده توسط کارمندان را کنترل خواهد کرد. برخی از نرم افزار ها مجهز به یک دانش اولیه در مورد مزایای کارکنان هستند که در آن کارمندان می توانند یک ادعا را انتخاب و آن را ارسال کنند.
- پیگیری زمان و حضور و غیاب
نرم افزار حقوق و دستمزد ممکن است حاوی برگه‌های زمانی یا ویژگی ردیابی زمان برای مدیریت حضور و غیاب‌ها باشد. این ویژگی می‌تواند غیبت‌ها، اضافه حقوق‌ها، مرخصی‌ها و بازنشستگی‌ها را ردیابی کرده و این داده ها را با فرآیند محاسبه دستمزد همگام سازی نماید. برخی از ویژگی های پیشرفته تر به شما امکان می دهد شیفت‌های چندتایی و نقل و انتقال را مدیریت کرده و از مشخصات بیولوژیکی افراد مثل اسکن چشم و اثر انگشت برای تعیین زمان واقعی ورود و خروج استفاده نمایید.
- مدیریت انطباق
قوانین استخدام روز به روز پیچیده تر می شوند. قوانین مالیاتی نیز در بسیاری از موارد تغییراتی پیدا می‌کنند و اگر یک قانون اضافه کاری جدید دیگر به تصویب برسد، باعث می شود که در کارنامه حقوق و دستمزد بیش از پیش آشفتگی ایجاد گردد.
به جای واهمه از تغییرات احتمالی و ایجاد آشفتگی‌ها، اجازه دهید نرم افزار حقوق و دستمزدتان به شما کمک کند. ویژگی مدیریت انطباق می تواند به طور خودکار نرم افزار شما را هنگامی که هرگونه تغییراتی در قانون اشتغال محلی، استانی یا کشوری به وجود می‌آید به روز کند. به این ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که ثبت زمانی، داده های حقوق و دستمزد و اظهارنامه های مالیاتی با قوانین منطقه شما مطابقت دارند.
حال با به پایان رسیدن این مطلب، درک کاملی از سیستم نرم افزاری مدیریت حقوق و دستمزد کسب نموده و از مزایای نرم افزار حقوق و دستمزد و مهمترین جنبه های آن آگاه هستید. صفحات گسترده، پرونده ها، کاغذ و قلم و ایمیل را دور بیندازید. شما می توانید از این دانش جدید برای کمک به خرید یک نرم افزار مناسب استفاده کرده و بهترین گزینه را برای کسب وکار خود انتخاب نمایید.
شما می توانید با دانستن این ویژگی و با کمک یک BPMS خوب نرم افزاراها و سیستم های دلخواه خودتون را طراحی کنید.
پیشنهاد می شود مقاله « BPMS چیست؟ چگونه می‌تواند به سازمان شما کمک کند؟ » را نیز مطالعه کنید.
منابع:
https://www.sumhr.com/features-of-payroll-software/
https://www.selecthub.com/hris/payroll-solutions/best-payroll-software-features-leaders/
https://financesonline.com/payroll-management-software-analysis-features-types-pricing/