مدیریت پروژه های مدیریت فرایند

این روزها همه در مورد مدیریت پروژه های مدیریت فرایند حرف می‌زنند. مدیریت پروژه‌های مدیریت فرایند در واقع سازمان‌دهی کارهای کوچک برای انجام کارهای بزرگتر است. در واقع مدیریت پروژه‌های مدیریت فرایند مجموعه‌ای از رویدادها برای ساخت چیزی یا رسیدن به هدفی است.

برای اینکه بدانید مدیریت پروژه‌های مدیریت فرایند چیست ابتدا باید پروژه‌های مدیریت فرایند را کاملا تعریف و مشخص کنید. یک پروژه از نظر فنی، یک تلاش کوتاه‌مدت برای تولید یک محصول یا سرویس خاص است. پروژه از دید کاربردی، یک ماموریت یا مسئولیت برای تولید یک محصول یا سرویس قابل تحویل برای مشتریان پروژه است.

در واقع پروژه، مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی است که خارج از فعالیت‌های روزمره رایج اجرا می‌شود. هر پروژه یک محصول نهایی خاص دارد. مثلا اگر شرکت شما در زمینه توسعه بازی‌های کامپیوتری فعالیت می‌کند، توسعه کدها، یک پروژه محسوب می‌شود. تولید سی‌دی‌ها، ارسال اینترنتی و پشتیبانی‌های فنی که برای مشتریان خود فراهم می‌کنید جزو خدمات مشتری و بخشی از فرایندهای نگهداری و تولید است.

تفاوت در این است که مجموعه‌ای از فعالیت‌ها به تولید یک محصول یا سرویس قابل تحویل منتهی می‌شود و دیگری برای مدیریت فرایندهای سازمانی است که به کسب و کار روزمره مربوط می‌شود و هدف نهایی سازمانی را پشتیبانی می‌کند.

پروژه‌ های مدیریت فرایند، مثل همه پروژه‌ها نیازمند مدیریت صحیح هستند. مدیریت پروژه‌های مدیریت فرایند، چند مرحله دارد که البته تعداد مراحل و جایگاه آنها، بسته به نوع فرایندها ممکن است متفاوت باشد.

تعیین اولویت پروژه‌ها

اولویت پروژه‌ها یکی از مهم‌ترین چیزهایی است که در زمان مدیریت آنها باید مورد توجه قرار دهید. اصولا برای اجرای صحیح هر نوع برنامه مدیریتی، تعیین اولویت از اهمیت زیادی برخورد دارد است. در مدیریت پروژه‌های مدیریت فرایند ابتدا باید هر پروژه به طور دقیقی تعریف شود، برخی راه حل‌های ابتدایی ممکن است مطرح شوند و مدیر پروژه انتخاب می‌شود.

مهم‌ترین سندی که در این مرحله وجود دارد و باید تهیه شود، چارت و منشور پروژه است. این منشور اختیار پروژه را به مدیران می‌دهد، به مدیر پروژه قدرت می‌دهد تا آن را تکمیل کند و اسپانسر پروژه را مشخص می‌کند.

اسپانسر پروژه معمولا کسی است که در سلسله مراتب اختیارات سازمانی، به اندازه‌ای قدرت دارد که می‌توانید از منابع موجود، نیازهای مالی پروژه را تامین کند.

اسپانسر یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر پروژه مدیریت فرایند است. یک اسپانسر ضعیف برای پروژه متاسفانه ممکن است حتی به نابودی کل پروژه منجر شود.

برنامه‌ریزی برای پروژه‌ها

برای اینکه یک پروژه به درستی برنامه‌ریزی شود، مدیر پروژه باید دقیقا بداند که چه محصولی و خدمتی در این پروژه تولید خواهد شد. مدیر پروژه و سهام‌داران مجموعه که در این پروژه نقش دارند باید دقیقا بدانند که هدف‌شان از تولید چیست و جایگاه آینده خود را چطور پیش‌بینی می‌کنند و برای آن چه هدفی دارند. البته یک رویای بلندپروازانه و غیر منطقی، در کسب و کار جایگاهی ندارد. بلکه باید اهدافی قابل دستیابی و منطقی برای آینده پروژه‌ها تعیین کرد.

اگر مدیر پروژه نداند که دقیقا قرار است چه محصولی  با چه جزییاتی تهیه شود، چطور می‌تواند برای آن برنامه‌ریزی کند؟

بعد از اینکه مقدمات پروژه فراهم شد و با الزامات آن موافقت شد، اعضایی که در تیم اجرای پروژه مشارکت دارند و سهام‌داران، در مورد اینکه چطور می‌توان به اهداف پروژه رسید، برنامه‌ریزی می‌کنند. این فرایند، فرایندی نیست که یک باره انجام شود. برنامه‌ریزی، یک فرایند تکرار شونده است که در تمام مدت اجرای پروژه در جریان است. برنامه‌ریزی بنیاد اصلی مدیریت پروژه های مدیریت فرایند است. کافی است آن را پشت گوش بیاندازید یا ناقص انجام دهید، در آن صورت باید شاهد نابودی کل پروژه باشید.

اجرای پروژه

حتما تا به حال شنیده‌اید که می‌گویند که کارها را برنامه‌ریزی کنید و بعد روی برنامه‌ها کار کنید.

این مرحله، بخشی است که باید برنامه‌ریزی‌ها را اجرا کنید. گروه اجرای پروژه گروهی است که اعضای آن مطابق با برنامه‌ریزی‌های انجام شده، وظایف خود را به انجام می‌رسانند. مدیر پروژه نیز با هر کسی به نحوی با این پروژه در ارتباط است، ارتباط خواهد داشت و روابط آنها را با هم، مدیریت خواهد کرد. تا جایی که پروژه به نتیجه برسد و محصول نهایی عرضه شود.

کنترل پروژه یکی دیگر از بخش‌های مهم مدیریت پروژه‌های مدیریت فرایند است. کنترل پروژه به معنای مدیریت حز نگر نیست. کنترل پروژه فقط روند اجرا را با برنامه‌ریزی پروژه تطبیق می‌دهد. در واقع باید نوعی هماهنگی و تعادل بین مرحله اجرا و مرحله کنترل پروژه وجود داشته باشد.

مدیر پروژه همراه با سایر اعضای تیم کار می کند نه مسلط بر آنها. برای اینکه اطمینان حاصل کند که کارها به درستی و طبق برنامه انجام می‌شود. در همین روند، مدیر پروژه واکنش‌های اصلاحی در برابر ایرادات و عدم هماهنگی با برنامه‌ریزی قبلی، خواهد داشت.

معنای دیگر کنترل پروژه، ایجاد تعادل بین زمان، هزینه، محدودیت‌های دامنه و فرایندهای انجام شده در پروژه است. مدیر پروژه باید معیارهای کنترل را اندازه‌گیری، مقایسه و ارزیابی کند تا از موفقیت پروژه اطمینان حاصل کند. اگر نتوانیم روند فعالیت‌ها خود را ارزیابی کنیم، نمی‌توانیم پشرفتی داشته باشیم.

اتمام پروژه

این مرحله نهایی شامل جمع کردن پروژه، پذیرش‌های رسمی محصول قابل تحویل پروژه، نهایی کردن هزینه، زمان و گزارش‌های کیفیت محصول است. مدیر پروژه نیز باید در مورد کار تک تک افراد حاضر در پروژه گزارشی تنظیم کند. این گزارش به مدیران ارشد و سهام‌داران ارائه می‌شود.

اتمام پروژه می‌تواند شامل بخش‌های دیگری چون ارائه پاداش هم باشد. برای افرادی که طبق برنامه ریزی انجام شده، وظایف خود را در پروژه انجام داده‌اند، معمولا مدیران پاداش‌هایی در نظر می‌گیرند.

در نهایت تمام این مراحل در مدیریت پروژه های مدیریت فراید وجود دارد. هر کدام از آنها ممکن است به چند زیر مجموعه تقسیم شود ولی مراحل کلی و اصلی، همین موارد است. گاهی بسته به گستردگی پروژه ممکن است هر کدام از این مراحل به چند قسمت تقسیم شود.

تک تک افراد حاضر در پروژه به اندازه هم در موفقیت آن نقش دارند و نمی‌توان موفقیت پروژه را فقط مختص حضور یک نیرو یا مدیر خاص دانست. چون پروژه‌های مدیریت فرایند، پروژه‌هایی هستند که در قالب کار گروهی انجام می‌شوند و کار گروهی با همکاری تک تک اعضای گروه است که به نتیجه می‌رسد.