چگونه الگوهای بهبود یافته را اجرا کنیم؟
قبل از شروع به مطالعه این مقاله بهتر مقالات مربوط به الگوبرداری و رشد سریع کسب و کار در سایت WWW.JAHANMODIR.COM را مطالعه بفرمایید، این مقاله یک راهکاری اجرایی برای تحقق مطالب بیان شده در مقالات قبلی است.
پس از آنکه شما الگوها، رویه‌ها و در واقع فرایندهای بهبود یافته را برای تغییر طراحی نمودید نیاز به ابزاری برای اجرایی کردن آنها دارید. اولین ابزاری که خدمتتون معرفی می‌کنم بیشتر برای کسب و کارهایی است که قبل از این چنین اقدامات را انحام نداده و در شروع راه هستند و ابزار دوم مربوط به کسب و کارهای می‌شود که این مسیر را طی کرده و قبلا در این زمینه اقدامات موفق داشته‌اند.
- تدوین دستورالعمل‌ها:
با کمک دستورالعمل‌ها شما رویه‌ها و فرایندهای طراحی شده را به صورت گام به گام شرح داده و مسیر انحام را مشخص می کنید.
اما بعد مدتی بهتر است وضعیت را تغییر داده و یک قدم به جلو بروید زیرا مهم‌ترین عامل که باعث کندی رشد و بروز خطاهای زیاد می‌شود این عامل خواهد بود: ” انجام کارها به صورت سنتی”. حال زمان مکانیزه و خودکار کردن این فرایندها و سیستم‌هاست پس به سراغ ابزار دوم بروید.
- استفاده از نرم‌افزارها
برنامه‌هایی وجود دارند که با کمک ان‌ها شما می‌توانید خود نرم افزار مودر نیاز و مخصوص به کارتان را ایجاد کنید!!
تنها نیاز است آموزش‌ها اولیه را ببیند و فرایندهای کاریتان را طراحی کرده باشید. به این برنامه‌ها سيستم هاي مديريت فرآيند كسب و كار(BPMS) می‌گویند و در واقع مجموعه اي از روشها، ابزار و تكنولوژي مورد استفاده جهت طراحي، تصويب كردن، تجزيه و تحليل و كنترل عمليات و فرآيندهاي كسب و كار هستند.
در بسیار از مواردبرای تولید نرم افزار از روشها سنتی استفاده می‌شود که همه با مشکلات آن آشنا هستیم، مخصوصاً زمانی که نیاز به تغییر در نرم افزار بعد از تولید آن شده باشیم !! مابه جای روش‌های سنتی، به شما BPMS را پیشنهاد می‌کنیم زیرا علاوه بر اینکه به شما قدرت تولید نرم افزار منحصر به کسب و کارتان را توسط خودتان می‌دهد:
- BPMS یک رویکرد مدیریتی است.
- BPMS یک تکنولوژی نرم‌افزاری است.
- BPMS یک روش توسعه سیستم‌های کاربردی است.
- BPMS یک الگوی یکپارچه‌‌سازی کاربردهای سازمانی است.
- تغییر در ان نسبت به روش‌های سنتی بسیار آسان‌تر و کم هزینه‌تر است
- ….
یک BPMS قابلیت‌های زیادی دارد از جمله:
- بهينه سازي استراتژيك تعريف فرآيندهاي كاري با توجه به فرصت‌هاي جديدي كه براي كسب و كار به وجود مي آيد.
- پياده سازي و تكميل بهنگام فرآيندهاي كاري و تخصيص موثر منابع به فرآيندها، امري بسيار مهم بوده و دومين هدف به شمار ميرود.
- توجه به نظارت ارزيابي فرآيندهاي كاري؛ با اين هدف كه مشخص شود اهداف استراتژيك كسب و كار تا چه حد به صورت موثر تحت پوشش قرار گرفته است.
- كيفيت و هزينه (شامل زمان و منابع مورد استفاده )در فرآيندهاي كاري كه تاثير زيادي بر ماهيت تجارت سازمان بر جاي ميگذارد.
- نمونه فرآيندهاي كاري بايد به گونه‌اي باشد كه اگر يكي از نمونه‌ها در هنگام اجرا دچار مشكل شد، بقيه فرآيندها بتوانند به كار خود ادامه دهند.
- فرآيندهاي كاري توسط تركيبي از انسان و ماشين انجام ميشود، بنابراين ممكن است زمان انجام فرآيند از چند ثانيه تا چند ماه طول بكشد.
