چطور ورودی‌ها و خروجی‌های فرایندها را شناسایی کنیم؟
برای شناسایی ورودی و خروجی فرایندها می‌توان از مدل اختاپوسی استفاده کرد. در این مدل مطابق شکل، واحدهای مختلف را قرار می‌دهیم و ورودی و خروجی هر واحد را تعیین می‌کنیم. سپس به‌صورتی دقیق‌تر برای فرایندها در هر واحد، ورودی و خروجی و فعالیت‌ها را شناسایی می‌کنیم. به شکل دوم توجه کنید.
پیکره‌بندی فرایندها را چگونه انجام دهیم؟
به‌لحاظ ابعاد گستردۀ پروژه و به‌تبع آن تعداد مدیران، کارشناسان و همۀ دست‌اندرکاران تکوین نیازها، امکان بروز مشکلات و نابسامانی‌هایی از قبیل به‌کارگیری نگارش‌های منسوخ اجزای پیکربندی، اعمال تغییرات غیرمجاز در اجزای پیکربندی و مانند این‌ها در فرایندها ی پروژه وجود دارد که به‌طبع هریک به‌نحوی از انحا می‌تواند تأثیرات منفی گوناگونی در کیفیت کار و اتمام پروژه در موعد مقرر بگذارد.
به همین علت تدوین نظامی متمرکز تحت عنوان مدیریت پیکربندی به‌منظور تشخیص، ذخیره‌سازی، اعمال تغییرات و گزارش وضعیت اجزای پیکربندی پروژه از مفروضات و در واقع از مقتضیات بنیادی موفقیت این پروژه محسوب می‌شود.
تفاوت هدف فرایند و نتیجۀ فرایند
نتیجۀ فرایندها همان خروجی فرایندخا است. فرایندها از چهار جزء تشکیل شده است که طبق استاندارد IDEF می‌توان آن را ICOM نامید.
- I: ورودی‌های فرایند است.
- C: کنترل‌کننده یا محدودیت‌های فرایند است.
- O: خروجی‌های فرایند است.
- M: مکانیزم‌ها و تسهیلگرهای فرایند است.
بنابراین نتیجۀ فرایند آنچه است که در انتهای فرایند حاصل می‌شود و ما آن را خروجی می‌نامیم. هدف فرایند آنچه است که از اجرای فرایند باید به دست آوریم. در واقع باید پرسید:
- بعد از انجام فرایند چه اتفاقی می‌افتد؟
- این فرایند برای انجام یا به‌دست‌آوردن چه چیزی اجرا می‌شود؟
- نتیجۀ فرایند یا خروجی فرایند به چه چیزی منجر می‌شود؟