قبل از هر جلسۀ مصاحبه چه اقداماتی باید انجام داد؟
قبل از هر مصاحبه باید آمادگی مصاحبه را برای مصاحبه‌شونده ایجاد کرد. نقاط بحرانی، حساسیت‌ها، مسائل فرهنگی و سایر عوامل اثرگذاری بر مصاحبه را شناسایی کنید و به مصاحبه‌شونده نشان دهید این موارد برای شما مهم است. او را با واژگان و مفاهیم مدیریت فرایند باید آشنا کنید.
بنابراین نیاز است فهرستی از واژگان مورداستفاده در جلسۀ مصاحبه را از پیش تعیین کرده و در ابتدای جلسه تشریح کنید تا با یکدیگر هم‌زبان و هم‌کلام شوید.
تجهیزات موردنیاز برای جلسۀ مصاحبه چیست؟
قبل از آغاز جلسۀ مصاحبه کنترل کنید کدام‌یک از تجهیزات زیر را در اختیار دارید:
| ردیف | تجهیز موردنیاز | کنترل |
| 1 | برگۀ یادداشت | ¨دارم ¨ ندارم |
| 2 | خودکار | ¨دارم ¨ ندارم |
| 3 | دستگاه ضبط صدا[1] | ¨دارم ¨ ندارم |
| 4 | نرم‌افزار ضبط صدا در تلفن همراه | ¨دارم ¨ ندارم |
| 5 | وایت‌برد | ¨دارم ¨ ندارم |
| 6 | ماژیک وایت‌برد | ¨دارم ¨ ندارم |
جدول 5. چک‌لیست تجهیزات مصاحبه
[1]. recorder
چگونه جلسات مصاحبه ثبت می‌شود و در اولین جلسۀ مصاحبه چه نتیجه‌ای باید به دست آید؟
در زمان برگزاری جلسه مصاحبه، صحبت‌های مصاحبه‌شونده باید ثبت شود تا بعد از جلسه بتوان مدل‌سازی انجام داد. ثبت اطلاعات در جلسات به چند طریق امکان‌پذیر است:
1.یادداشت‌برداری. پس از پرسش، پاسخ آن را به‌سرعت یادداشت می‌کنیم. توجه شود در جلسات مصاحبه ممکن است از موضوعات متفرقه صحبت شود که به سؤالات اصلی و محوری ما مربوط نباشد. در این حالت ضمن اینکه سعی می‌کنیم جلسه را مدیریت کنیم و بحث را به موضوع اصلی بازگردانیم، باید یادداشت‌برداری را متوقف کنیم.وقتی فعالیت‌های انجام کار را حین مصاحبه تشخیص دادیم، ارتباط بین آن‌ها را تعیین کرده و به‌صورت نمودار جریان ترسیم می‌کنیم.
در انتهای جلسه نمودار جریان را با عنوان جمع‌بندی جلسه ارائه می‌دهیم تا در صورت نیاز اصلاحات لازم را در آن انجام دهیم. درصورتی‌که در انتهای جلسه نمودار جریان مدل را نهایی کنیم، ترسیم مدل بسیار آسان‌تر خواهد بود. در این روش زمان مصاحبه نسبت به مورد دوم (استفاده از وایت‌برد) طولانی‌تر خواهد بود؛ اما زمان مدل‌سازی آن مناسب و کمتر از مورد سوم (ضبط صدا) است.
2.وایت‌برد. زمانی که مصاحبه‌کننده فردی حرفه‌ای است می‌تواند هم‌زمان با مصاحبه فعالیت‌های هر فرایند را شناسایی کند و ارتباط بین آن‌ها را تشخیص دهد. همچنین می‌تواند در حین مصاحبه سطح صفر یا نمودار جریان مدل را در وایت‌برد ترسیم کند.
پس از آن می‌توان با تلفن همراه از آن تصویر تهیه کرد تا در زمان مناسب مدل‌سازی انجام شود. در این روش سرعت و دقت مدل‌سازی زیاد است و تأیید مدل پس از ترسیم با سهولت بیشتری رخ می‌دهد.
3.ضبط صدا. روش دیگر برای ثبت اطلاعات مصاحبه استفاده از ضبط صدا با کمک دستگاه ضبط صدا یا تلفن همراه است. بدین ترتیب که در جلسه تمرکز فقط بر روی پرسش‌ها خواهد بود و بعد از جلسه با گوش‌دادن به صوت جلسه، مدل را ترسیم می‌کنیم.
این روش دقت بیشتری را می‌طلبد و مطمئن خواهیم بود که چیزی از قلم نمی‌افتد؛ اما وقت زیادی را از مصاحبه‌کننده (مدل‌ساز) می‌گیرد.
4.ترکیبی. در این حالت می‌توان از دو یا چند ابزار فوق به‌صورت هم‌زمان استفاده کرد. حالت‌های بهینه، استفاده از یادداشت و ضبط صدا یا استفاده از وایت‌برد و ضبط صداست. بین این دو حالت نیز بنا به تجربه می‌توان گفت استفاده از وایت‌برد و ضبط صدا نسبت به تمام حالت‌های بیان‌شده مناسب‌تر است.
درنهایت در پایان اولین جلسه، مصاحبه‌کننده ضمن شناسایی تمام فعالیت‌های فرایند باید توانسته باشد ارتباط بین آن‌ها را شناسایی کرده و در انتهای جلسه حداقل سطح صفر یا نمودار جریان آن فرایند را ترسیم کند. در جدول سعی شده است حداقل خروجی‌های موردانتظار در جلسات مصاحبه بیان شود.
| ردیف | شمارۀ جلسۀ مصاحبه | دستاورد |
| 1 | مصاحبه اول | نقشۀ فرایندی اولیۀ سازمان |
| 2 | مصاحبه دوم | نقشۀ فرایند واحد و فهرست فرایندهای واحد |
| 3 | مصاحبه سوم | سطح صفر یا نمودار جریان فرایند منتخب |
| 4 | مصاحبه چهارم | مدل‌سازی نهایی فرایند منتخب و اخذ تأیید |
جدول 6. دستاوردهای جلسات مشاوره
برای آشنایی با گام‌های چرخه مدیریت فرایند اینجا کلیک کنید.
[/fusion_text][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]
