۷ مزیت ترسیم نقشه فرایندی برای مدیران
نقشه فرایندی
پس از طبقه‌بندی فرایندها، می‌توان اقدام به ترسیم نقشه فرایندی به عنوان یک تصویر بزرگ و جامع از سازمان نمود تا بتوان چگونگی گردش کار در سطح کلان و چگونگی کسب درآمد شرکت را نمایش داد. بنابراین مدیران ارشد با یک تصویر متقابل کارکردی از سازمان خود و روابط ارائه دهنده و مشتری در داخل و بیرون سازمان و تامین کنندگان خارجی و مشتریان آن را مشاهده خواهند کرد.
نقشه فرایندی همه افراد درگیر در فرایند (مدیران، پیمانکاران و حتی پرسنل خط مقدم) و اینکه چه اتفاقی رخ می دهد، ورودی ها، خروجی ها، مراحل و زمان فرایند و اطلاعات و نمودارهای مربوط به نواحی کسب و کار را بصری می کند. جنبه بصری آن بسیار کلیدی است: اگر تصاویر ارزش هزار کلمه داشته باشند، یک نقشه فرآیندی که به خوبی اجرا شده است در تصمیم گیری می تواند میلیون‌ها تومان (یا بیشتر) ارزش داشته باشد.
۷ مزیت مهم
اما مزایای نقشه فرایندی فراتر از آن است که بتوان آن را ساده تر و آسان تر درک کرد. ۷ مزیت کلیدی نقشه فرایندی عبارت است از:
- مشارکت و روحیه تیم. هنگامی که همه افراد را در بهبود روند و نقشه فرایند درگیر می کنید، هر فردی در سازمان، توانمند است تا تغییرات مثبت را در سازمان شما به انجام برساند.
- مشکلات مبهم دقیق! هنگامی که فرایند از نقطه A آغاز می شود و در نقطه Z به پایان می رسد، همیشه نمی توان تعیین کرد کجای فرآیند، زمان یا هزینه بیش از حد استفاده شده است. این همان جایی است که این نقشه استفاده می‌شود: هر کس دقیقا مشخص می کند که چگونه فرایند اتفاق می افتد، نه اینکه چطور اتفاق می افتد یا چگونه بر روی کاغذ اتفاق می‌افتد. در این با نقشه فرایندی اختلاف بین ایده و واقعیت پیش آمده شناسایی می‌شود.
- دیدن تابلو بزرگ[۱] سازمان. این یکی از ویژگی های متداول نقشه فرایندی است و اغلب بیش از حد به سرعت خیره می شود. زمانی که همه چیز را به صورت بصری نشان داده می‌شود، برای هر دو، شما و کارکنان، شرایط درک بهتر ایجاد می‌شود.
- مطابقت و ممیزی. کار در هر سازمان با الزامات تطبیق و الزامات ممیزی یک فرآیند بسیار پیچیده است. خوشبختانه، نقشه فرایندی به این نیز کمک می کند. هنگام اجرای رویه‌های انطباق جدید یا آماده شدن برای ممیزی، تیم خود را برای یک جلسه نقشه فرایندی جدید بسیج کنید. طبق معمول، با فرآیند فعلی شروع کنید و آنرا به طور کامل نقشه دهید. ممکن است چیزی که از زمان آخرین نقشه تغییر کرده است، دقیقا مشخص شود. در واقع این نقشه از طریق ایجاد استفاده از طبقه‌بندی‌های فرایند جهت انطباق و ممیزی کمک می‌کند تا مطابقت و ممیزی با سادگی بیشتری انجام شود.
- اصلاح مراجل غیر ضروری. این نقشه هر جزء فرآیند را لایه بندی می کند و روند را تحت یک میکروسکوپ برای بازرسی قرار می دهد. درست مانند نگاهی به آینه، نشان می دهد که چه حوزه‌هایی نیاز به اصلاح دارند. هنگامی که نقشه فرآیند آماده می‌شود، مراحلی که ارزش افزوده ندارد را بررسی کنید. کشف تکرارهای غیر ضروری و سپس تعیین ترتیب مورد نیاز روند از جمله اقدامات دیگری است که در تهیه آن باید مورد توجه قرار گیرد.
- آموزش کارکنان جدید. زمان شناسایی و آشنایی با فرآیند برای کارکنان معمولام زمان‌بر است. کارکنان جدید، خود را به سرعت با نقشه دقیق فرایند تطبیق می‌دهند. از نظر بصری هم درک بسیار ساده‌تری را برای کارکنان ایجاد می‌کند.
- گردش بهترین روش‌ها[۲]. چنین تصویری تمام اقدامات مختلف (بازاریابی، تولید، … ) را برجسته می کند، به شما این امکان را می دهد که ناکارآمدی را از بین ببرید و موثر ترین را مورد استفاده قرار دهید.
[۱] Big Picture
[۲] Circulate Best Practices