رهایی از مشکلات با ۵ قدم تا سیستم‌سازی

//رهایی از مشکلات با ۵ قدم تا سیستم‌سازی

رهایی از مشکلات با ۵ قدم تا سیستم‌سازی

رهایی از مشکلات با ۵ قدم تا سیستم‌سازی

قبل از اینکه به مراحل سیستم‌سازی بخواهیم بپردازید بهتر است مروری بر تعریف سیستم داشته باشیم و بررسی کنیم سیستم‌سازی چه مشکلاتی را حل خواهد نمود.

سیستم مجموعه‌ای از عناصر است که همه با هم برای تحقیق یک جمع شده و تلاش می‌کنند. همه این عناصر در رویه‌ و فرایندی واحد قرار گرفته تا با انجام کارها و فعالیت‌ها آن رویه‌ و فرایندی منجر به تحقیق هدف از پیش تعیین شده برای کسب و ا شوند. در این مسیر از سه منبع اصلی استفاده می‌کنیو بنابراین نیاز است سیستم‌سازی در سه سطح باید شکل گیرد:

  1. سرمایه‌های انسانی
  2. تجهیزات مورد استفاده
  3. رویه‌ها و فرایندهای انجام کار

برای آشنایی بیشتر با موضوع مقاله “سیستم چیست؟” را مشاهده بفرمایید.

SYSTEMIZEbusiness teamwork - business men making a puzzle over a white background

سیستم‌سازی یک ضرورت است اگر با یکی از مشکلات زیر مواجه شده‌اید:

  • آیا هر روز مجبور هستید بخشی از وقت، انرژی و تمرکز خود را صرف نظارت بر فعالیت‌های کارکنان و هدایت آن‌ها کنید؟!
  • آیا همیشه بخشی از کارها را باید خوتان انجام دهید و نمی‌توانید آن‌ها را کارمندان واگذار کنید؟!
  • آیا زمان کافی برای فکر کردن درباره توسعه کسب و کار خود را ندارید و درگیر امور اجرایی کسب و کارتان هستید؟!
  • به نظرتان توان اجرایی کارکنانتان بیش از فعالیت‌های فعلی آن‌هاست و نمی‌دانید چه طور این ظرفیت را فعال کنید؟!
  • آیا خود را پر مشغله می‌دانید و هیچ‌گاه زمان کافی ندارید؟!
  • می‌خواهید کسب و کار دیگری را شروع کنید اما زمان ندارید؟!
  • نمی‌دانید چه طور کسب و کار خود را به دیگران منتقل کنید؟!
  • …..

در مقاله “چرا به سیستم‌سازی نیاز داریم” این موضوع کاملاً توضیح داده شده است.

سیستم‌سازی منجر می‌شود به:

  • فعالیت‌های اصلی شرکت متکی به یک هیچ فردی نخواهد بود و با جابجایی و یا ترک کار کارکنان، کسب و کامان مسیر عادی خود را طی خواهد کرد.
  • دستاوردهای سازمان، منطبق با اهداف تعیین شده پیش خواهد رفت و همه جریان‌های کاری و متعاقباً کارکنان همسو برای رسیدن به این اهداف خواهند بود.
  • خطای انسانی در انجام رویه‌ها و فرایندهای کاری کاهش خواهد یافت.
  • دانش بین کارکنان به مشارکت گذاشته می‌شود و بین آن‌ها گردش اطلاعات صورت می‌گیرد. بدین صورت این اطلاعات ثبت شده و دانش پنهانی وجود نخواهد داشت و از انحصار فعالیت‌ها در بین برخی از کارکنان جلوگیری می‌شود.
  • گلوگاه‌ها، شناسایی شده و برای رفع آن‌ها اقدام می‌شود.
  • با توجه رویه‌ها و فرایندای شناسایی شده و تحلیل آن‌ها، کسب و کار مداوم در حال بهبود خواهد بود.
  • تغییرات و هماهنگی‌ها با شرایط جدید، تسهیل می‌شود.
  • سازمان چابک شده و انعطاف بیشتری خواهد داشت.
  • به مزیت رقابتی درخور توجه برای سازمان منجر می‌شود زیرا زمان و توانایی‌اش را برای مستندکردن، شبیه‌سازی و بهبود فرایندهای کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کرده است.
  • و مزایای بسیار دیگر مانند:
  1. کاهش هزینه‌های فرایند: ۱۰ تا ۱۵درصد؛
  2. افزایش کیفیت/کاهش تعداد خطاها: ۲۰ تا ۳۰درصد؛
  3. کاهش فاصلۀ زمانی خروجی فرایند: ۱۰ تا ۳۰درصد؛
  4. کاهش زمان‌های آموزشی: ۱۰ تا ۳۰درصد؛
  5. کاهش تعداد درخواست‌های پشتیبان: ۱۵ تا ۳۰درصد؛
  6. کاهش تعداد مرجوعیات مشتریان: ۲۰ تا ۳۰درصد؛
  7. افزایش درجۀ اطمینان پیش‌بینی: ۱۵ تا ۳۰درصد.

بهتر است به مقاله ۵ دلیل سیستم‌ سازی با نگاه مدیریت دانشنگاهی بیاندازید.

  • ۵ قدم برای رهایی از مشکلات

راهکار تمام مشکلات ذکر شده و رسیدن به آن مزایا که در ادامه بیان شد یک چیز است : سیستم‌سازی.

برای سیستم‌سازی ۵ مرحله زیر را باید انجام دهید:

standardize-processes-771×350

  1. رویه‌ها و فرایندها سازمان شناسایی نموده و در اولین قدم وضع موجود را مستند کنید.
    • در این مرحله از تکنیک BPM استفاده کنید. این تکنیک جدیدترین و کاربردی‌ترین تکنیکی است که از جوانب مختلف کمک شایان توجهی به سازمان می‌کنید. با کمک BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار تمام رویه‌ها و فرایندهای کاری را شناسایی و ارتباط آن‌ها را با عناصر مختلف دیگر مانند ساختار سازمانی، استراتژی شرکت و … پیدا خواهید کرد. این تکنیک مشخص می‌کند چه کاری، توسط چه کسی، در چه زمان و مکانی و طی چه بازه زمانی باید انجام شود.
  2. قبل از طراحی وضع مطلوب به جایگاه وسطح خود نگاه کنید.
    • بعد از شناسایی رویه‌ها و فرایندها باید به اندازه‌گیری وضع موجود بپردازید. برای این منظور باید شاخص‌ها را طراح کنید، شناسنامه‌ای برای فرایندها تدوین کنید و در بازه‌های زمانی مناسب اقدام به ارزیابی و اندازه‌گیری آن‌ها کنید. اقدام دیگری مه بهتر است انجام دهید تعیین سطح بلوغ سازمانی است که برای این منظور استاندارهای و مدل‌های خاصی وجود دارد.
  3. از بهترین‌های کسب و کار خود الگو بگیرید.
    • حال نوبت به مقایسه شرایط فعلی کسب و کار شما با بهترین‌های حوزه خودتان است. برای این منظور از APQC (انحمن کیفیت و بهره‌وری امریکا) می‌توانید استفاده کنید. این انجمن طی مسال‌ها مطالعه و اجرای عملیات بر روی بیش از ۵۰۰ شرکت در ۴۰ صنعت، تمام رویه‌ها و فرایندهای موفق را شناسایی نموده است.
  4. حال با توجه به دو گام قبلی، شروع به طراحی وضع مطلوب کنید.
    • با مقایسه انجام شده و شکاف و فاصله شما به وضع ایده‌آل مشخص شده است. طی یک برنامه‌ریزی اقدام به تعیین گام‌ها بعدی کرده و قدم بعدی یعنی وضع مطلوب را طراحی کنید.
  5. وضع مطلوب را مستنده کرده و وارد اجرا شود.
    • برای اجرایی کردن و مستند کردن وضع مطلوب علاوه بر مدل‌هایی که بر اساس “نقشه راه مدیریت فرایندهای کسب و کار” طراحی کردده‌اید می‌توانید از به سیستم‌‎های طراحی شده درمحصول سیستمی‌سازی کسب و کار” جهان مدیر با اندکی تغییر، مطابق با سازمان و شرکت خودتان استفاده کنید.

توسط |۱۳۹۷-۹-۳ ۰۲:۴۲:۳۴ +۰۰:۰۰اسفند ۸ام, ۱۳۹۶|سیستم سازی کسب و کار|بدون دیدگاه

درباره نویسنده:

حسین احمدی بهابادی
من، سید احمد دلیری، باور دارم هر شرکت و سازمانی با آگاه‌سازی مدیران و توانمندسازی کارکنان خود ـ از طریق ایجاد رویکرد سیستمی و با استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کارـ می‌تواند از نتایج شگفت‌انگیزی بهره مند شود. ما این مسیر را در کسب و کارهای بسیاری تجربه کرده ایم.

دیدگاه خود را بنویسید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.