استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار
این پروژه معمولا تحت عنوان پروژه مدلسازی فرایندها و یا بهبود فرایندها در سازمان‌ها تعریف می‌شود.
اگر می‌خواهید فرآیندهای خود را سازماندهی کرده و بهره وری را به کسب و کار خود بازگردانید، اما وقت کافی برای انجام این کار ندارید، بهتر است از مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده نمایید!
در این پروژه‌ها معمولاً گام‌های زیر انجام می‌شود:
|
|
گام ها |
درصد پیشرفت واقعی |
| ۱ | آماده سازی سازمان | |
| ۲ | قاببندی و تعیین محدوده و شناسایی روشها و فرایندهای انجام کار- طراحی مهماری فرایند و مدلسازی فرایند | |
| ۳ | اندازه‌گیری وضع موجود فرآیندها – تدوین شناسنامه فرایند | |
| ۴ | تحــلیل شکاف وضع موجود و مطلوب فرآیندها- آسیب شناسی و تحلیل فرایندها، طراحی فرایندهای وضع مطلوب و بازطراحی معماری فرایند | |
| ۵ | بهــبود فرآیندهای موجود بر اساس برنامه اجرایی | |
| ۶ | ارائه گزارشات و ارهکار و نهایی نمودن کتابچه فرایند |
مراحل انجام کار یا همان ارائه خدمات بر اساس مدلی که در شرکتهای مختلف استفاده شده و پاسخگوی نیازشون بوده به این ترتیب است که:
- آماده سازی سازمان شامل آموزش، فرهنگ سازی، طراحی مسابقه و پوستر و در گیر کردن کارکنان و برگزاری سمینار ها و ورک شاپ workshop برای مدیران و کارکنان و مواردی از این دست و همجنین بررسی استراتزی و وجود استقرار تکنیکهای کیفی و ایزو و …
- . طراحی معماری فرایند: در ابتدا یک نقشه فرایند برای شما طراحی می‌شود. نقشه فرایند تشکیل شده از یک سری حوزه فرایند مانند بازاریابی و فروش، منابع انسانی، مدیریت مالی و … در ادمه هرحوزه فرایندی از یک سری گروه فرایندی تشکیل شده و هر گروه فرایندی از یک سری فرایند تشکیل شده است. در این مرحله تحلیل از روشهای الگوبرداری از مدلهای مرجع مثل APQC هم استفاده می‌شود.
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود. در این مرحله با انجام مصاحبه با خبرگان و مدیران مربوطه طی یک برنامه زمانبندی، فرایندهای وضع موحودبر اساس استاندارد bpmn 2.0 مدلسازی انجام خواهد شد و به تایید شما خواهد رسید. سپس شناسنامه فرایند برای هر تهیه می‌شود.(اندازه‌گیری وضع موجود فرآیندها)
- طراحی فرایندها وضع مطلوب. در صورت تشخیص کارفرما تحلیل انجام می‌شود. تحلیل هم با ویژوال پاردایم. هم با روشهای دیگر مثل تحلیل ارزش افزوده یا RCA و…. همچنین برای تحلیل از روشهای الگوربرداری از مدلهای مرجع مثل APQC هم استفاده می‌شود.
فرایندهای تحلیل شده سه اتفاق براشون میافتد:
یا نیاز به بهبود دارند BPI: BUSINESS PROCESS IMPROVEMANT
یا نیاز به بازطراحی دارند BPR: BUSINESS PROCESS REDESIGN
یا آماده پیاده سازی هستند
- پیاده سازی. فرایند معمولا در یکی از BPMSها با استفاده از شاخص هایی متناسب با سازمان و شرکت شما انتخاب شده مکانیزه می شوند.
- پایش و کنترل. بر اساس شاخص هایی که در مرحله ۳ شناسایی شده فرایندها مورد ارزیابی قرار می گیرند و رد صورت نیاز مورد اصلاح و بازنگری قرار می گیرند. سپس وارد مرحله ۴ می شویم و این چرخه بین مرحله ۴ تا ۶ تکرار می شود که بهبود مستمر دارد.
- کتابچه مدیریت فرایند، جامع ترین سندی است که آماده می شود و سه فصل مهم دارد. مهمترین و کاملترین سندی است که هر سازمان میتواند داشته باشد
فصل اول: شرح کلی کارهای انحام شده و رویکردهای سازمانی، ایجاد ادبیات مشترک؛ سخن مدیران سازمانی
فصل دوم: معماری فرایند و phd ، نقشه فرایندی، مدلهای فرایندی، شناسنامه فرایند، ماتریس تعاملات فرایند(ارتباطات فرایندی) ماتریس همسویی استراتژی و …
فصل سوم: دستور العملها و فرمها و روشهای اجرایی
چند موضوع در این فاز فوق العاده حائز اهیمت است:
- بکارگرفتن استاندارهای نوین مدلسازی فرایندی از جمله BPMN2. BPMN کاملترین استاندارد مدلسازی فرایند در جهان است. تقریباً تمام سازمان های خوب دنیا فرایندهای خود را با استاندارد BPMN مدلسازی میکنند و تقریباْ تمام BPMS های خوب دنیا استاندارد BPMN را به عنوان ابزار مدلسازی فرایند خود انتخاب کرده اند.
- عدم بکارگیری نرم افزارهای مدلسازی و تجزیه و تحلیل فرایند و استفاده از نرم افزارهای غیرهوشمندی مثل VISIO
برخی از ویژگی‌ها و مزایای نرم افزارهای مدیریت فرایند که باید از آنها در پروژه های BPM استفاده کرد عبارتند از:
- دارا بودن غنی‌ترین مجموعه از ابزارها و نمودارهایمدلسازی فرایند
- مدیریت همزمان پروژه‌های کلان توسعه سیستم‌های اطلاعاتی و میسر بودن یکپارچه‌سازی سریع و آسان آنها
- قابلیت Import و Export همه انواع اطلاعات با فرمت‌های مختلف از جمله Xml و CSV
- استفاده از ماتریس‌ها برای تقابل و مقایسه انواع اطلاعات موجود
- سیستم گزارشگیری با فیلترینگ قوی و ارائه گزارشات متفاوت با فرمت‌های Word ، html و Xml
- طراحی پایگاه‌های داده و برنامه‌های کاربردی و مهندسی معکوس پایگاه‌های داده
- تولید و اجرای کدهای برنامه با زبان‌های مختلف
- امکان ایجاد یک چارچوب بومی منطبق با ماهیت و نیازهای سازمان
- شبیه‌سازی فرآیندهاو امکان شناسایی تغییرات بهینه در فرآیند، سازمان، مکان و اطلاعات
- و بسیاری دلایل دیگر
با توجه به اینکه در چندین پروژه بزرگ در سطح کشور فاز مستقلی به منظور ارزیابی و انتخاب انواع ابزارها یا Case Tools با در نظر گرفتن کلیه ملاحظات صورت پدیرفته است و پاسخ تقریباً تمامی پروژه ها، ابزار ویژوال پارادایم بوده است، پیشنهاد ما استفاده از ابزار ویژوال پارادایم است.
- مدلسازی تنها ترسیم نمودارهای BPMN نیست بلکه تکمیل شناسنامه فرایندی بسیار حائز اهمیت است. نمودارها تنها بشی از شناسنامه را تشکیلی میدهند.
در این روش همکاران ما در تیم جهان مدیر جلساتی را با شما برگزارخواهند کرد. این جلسات در سطوح مختلف سازمانی (با مدیر ارشد؛ مدیران میانی، کارکنان) برگزار خواهد شد و طی آن اطلاعات مورد نیاز برای طراحی معماری کسب وکار و مدلسازی فرایندها کسب می‌شود. پی از آن بر اساس برنامه‌ای که ابتدا پروژه با شما نهایی و تصویب شده است مستندات فرایندی تکمیل و جهت بررسی و تایید ارائه می‌شود. لازم به توضیح است این روند به صورت موازی پیش خواهد رفت. یعنی همزمان با برگزاری جلسات بررسی برگزار می‌شود تا جمع‌بندی نهایی صورت گیرد و کتابچه مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان شما آماده و تصویب گردد.
برای دریافت راهنمایی در این زمینه علاوه بر استفاده از صفحه تماس، می‌توانید فرم زیر راتکمیل نمایید تا همکاران ما با شما تماس گیرند: