مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟

 


مدیریت فرآیند کسب‌وکار

مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک رویکرد فرآیند محوربرای بهبود عملکرد کسب‌وکار است

‫که تکنولوژی اطلاعات را ‫با روش‌شناسی‌های حاکم ترکیب میکند.

‫خب، یک فرآیند کسب‌وکار دقیقاً چیست؟

‫ فرآیند کسب‌وکار اساساً یک روش استاندارد است که مجموعه‌ای از ورودی‌ها را به یک خروجی دلخواه تبدیل میکند ‫که مشتری آن را ارزشمند در نظر دارد

‫یک مثال میتواند درخواست وام در یک بانک باشد. ‫مشتری یک فرم درخواست الکترونیک فراهم میکند

‫که معمولاً آن را توسط وبسایت بانک ارائه میکند. ‫این اطلاعات به ورودی ‫فرآیند درخواست وام تبدیل میشود

‫سپس، خود فرآیند کسب‌وکار ‫ممکن است شامل سنجش اعتبار و دیگر فعالیت‌ها شود ‫که این امکان را برای بانک فرآهم می‌آورد ‫تا تصمیم بگیرد وام را قبول یا رد کند

‫خروجی فرآیند کسب‌وکار یک تصمیم است که به اطلاع مشتری میرسد ‫و در ادامه هم پرداخت پولی که

‫به حساب صحیح مشتری واریز میشود.

‫میتوانیم بگوییم که فرآیند کسب‌وکار چندین ورودی را ‫به خروجی‌های خاص و ارزشمند‌تر بیشتری تبدیل میکند. ‫در حالت کلی، میتوانیم خروجی فرآیند را  ‫به عنوان تمام چیزی که از فرآیند خارج میشود تعریف کنیم

‫خروجی اصلی آن چیزی است که خواسته مشتری است در این مورد یعنی پولی که میخواستند قرض بگیرند ‫خروجی دوم احتمالاً ایمیلی است که نتیجه تصمیم‌گیری را به اطلاع مشتری میرساند

‫ورودی پروسه توسط یک یا تعداد بیشتری از تأمین کنندگان فراهم میشود ‫این مورد معمولاً به صورت اطلاعات است. ‫مشتری میتواند یک مشتری داخلی مثل یک مدیر در بانک ‫یا یک مشتری خارجی مثل فردی که وام را درخواست کرده است باشد.

‫حتی یک فرآیند متعاقب بعدی میتواند به عنوان یک مشتری ‫که اطلاعات تولید شده توسط فرآیند قبلی را استفاده میکند در نظر گرفته شود. ‫هر نهادی که خروجی فرآیند را تقاضا و استفاده میکند ‫یک مشتری محسوب میشود

۳ ستون BPM شامل تکنولوژی، افراد، و فرآیند‌ها میشوند

 

‫تمام ۳ جنبه ذکر شده باید با یکدیگر کار کنند ‫تا پروژه BPM موفق شود. ‫فرآیند کسب‌وکار باید مطابق با هدف باشد ‫و در واقع به تقاضا‌های تمام ‌ذی‌نفعان پاسخ دهد. ‫جنبه افراد هم باید کار کند. ‫اگر مشتری از فرآهم آوردن

‫تمام اطلاعات مورد نیاز غفلت کند.

‫صفحه وب هشداری به او(مذکر/مؤنث) مبنی بر اینکه فرم درخواست ناقص است ارسال میکند ‫اگر مدیر فراموش کند ‫یک قدم خاصی از فرآیند را تأیید کند. ‫او یک هشدار دریافت میکند و اگر بازهم به آن اهمیت ندهد

‫هشدار به مدیر او یا مالک فرآیند هم ارسال میشود ‫که بیان میکند فرآیند گیر کرده است

‫دستیابی به این سطح از شفافیت بدون تکنولوژی خوب غیر‌ممکن است ‫برای اینکه اتوماسیون به خوبی کار کند

‫سیستم اطلاعات باید همیشه بدون مشکل کار کند

‫تنها یک تیم بزرگ از متخصصانی با دانش تکنولوژی اطلاعات ‫و دانش کسب‌وکار نیاز است تا یک پروژه BPM پیاده‌سازی شود

‫تیم پروژه مجموعه‌ای از فرآیند‌های کسب‌وکار مرتبط را ‫با جزئیات کامل مورد مطالعه قرار میدهند ‫و سپس سعی میکنند آن را با هدف بهینه‌سازی ‫مجدداً طراحی کنند تا با هدف مطابقت داشته باشد

‫این مورد در بخش طراحی پروژه رخ میدهد ‫جایی که فرآیند‌ها به دقت طراحی میشوند ‫تا به حد امکان ساده و قابل درک باشند ‫تا بتوانند در کمترین زمان ممکن ‫و بدون اشتباه کردن تکمیل شوند

‫در طول بخش مدل‌سازی و شبیه‌سازی پروژه فرآیند به شکل یک مدل فعالیت مستند میشود ‫در آن صورت میتوان رفتار سیستم را شبیه‌سازی کرد و سناریوهای مختلف را با رویکرد “اگر اینطور بشود چه” امتحان کرد

‫به محض اینکه فرآیند توسط مدیریت تأیید شد به کار افتاده است ‫این در بخش اجرای پروژه رخ میدهد. ‫سپس تیم پروژه عملکرد فرآیند کسب‌وکار را پایش میکنند ‫تا ببینند مشکلی ایجاد میشود یا نه

‫این بخش پایش است ‫اگر مشکلی به وجود بیاید تغییراتی ایجاد میشود ‫تا فرآیند بیش از پیش بهینه‌سازی شود تا به استثناها رسیدگی شود

‫این در بخش بهینه‌سازی پروژه رخ میدهد. ‫یک پیاده‌سازی خوب از BPM ‫شفاف‌سازی فعالیت‌های بانک را افزایش میدهد ‫و پایش و کنترل ‫فرآیند‌های حیاتی کسب‌وکار بانک را آسان میکند

‫برای مدیریت قابلیت مضاعفی را فراهم می‌آورد تا بتوانند گلوگاه‌ها را تشخیص دهند. ‫در زمان نیاز بهبود‌ها را انجام دهند ‫و برای برطرف کردن تقاضای مشتری  ‫منابع را مجدداً تخصیص دهند. ‫همچنین توانایی مضاعفی برای بهینه‌سازی بیشتر ‫در نواحی مختلف را فراهم می‌آورد ‫که رضایتخبشی مشتری را بهبود میبخشد

‫یا هزینه مبادله را کاهش میدهد ‫یک سیستم BPM خوب ‫معمولاً به کاهش زمان فرآوری کمک میکند ‫تا مشتری در چند روز در مقایسه با چند هفته ‫از تصمیم بانک مطلع شود

‫BPM از تعریف بهتر وظایف و نقش‌های کارمندان سازمان اطمینان حاصل میکند ‫همچنین یک ابزار خوب برای جلوگیری از کلاهبرداری، ‫انجام حسابرسی، و بررسی تمکین قوانین می‌باشد

‫سیستم BPM از پیشامد‌های ناخوشایند جلوگیری میکند. ‫جایی که مشتری برای پیگیری ‫در خصوص درخواست وام تماس گرفته است ‫و از یک فرد به فرد دیگر ارجاع داده میشود ‫و همه آنها میگویند متأسفم، من تصمیم گیرنده نیستم

‫اما اجازه دهید شما را ‫به فردی که تصمیم گیرنده است ارجاع دهم!

‫BPM از یک رویکرد کار تیمی چند تخصصه استفاده میکند ‫تا کار از یک میز به صورت خودکار ‫و بدون نیاز به دخالت دستی به میز دیگر هدایت شود. ‫البته آموزش اهمیت ویژه‌ای دارد تا اطمینان حاصل شود ‫که کارمندان و مدیران بدانند چه انتظاری از آنها وجود دارد

‫قبل از اینکه نوآوری BPM راه‌اندازی شود ‫اهمیت ویژه‌ای دارد که تأیید و حمایت مدیر بالادستی را داشته باشید.

‫رهبر پروژه باید انتظارات تمام ذی‌نفعان را مدیریت کند ‫به محض اینکه سیستم قابل استفاده شد.

‫پروژه هنوز تکمیل نشده است. ‫تیم پروژه باید به بازخورد‌های مشتری گوش کند ‫و بهبودی‌های بیشتر را اعمال کند. ‫در حالت کلی تمام اصول مدیریت تغییر باید دنبال شوند ‫تا موفقیت را تضمین کنند ‫چراکه بعد از تمام شدن پروژه ‫کار تمام افراد کمی متفاوت خواهد بود

بیل گیتس زمانی گفت اولین قانون هر تکنولوژی این است:بکارگیری اتوماسیون در یک فعالیت کارآمد، کارآمدی آن را بزرگتر میکند

‫و قانون دوم این است:

بکارگیری اتوماسیون در یک فعالیت ناکارآمد، ناکارآمدی آن را بزرگتر میکند

‫بسیار مهم است به یاد داشته باشید ‫که تکنولوژی اطلاعات استفاده شده تنها یک توانا کننده است ‫که میتواند کسب‌وکار، فرآیند‌ها و مدیریتش را ‫به سطوح بالاتری ببرد ‫میتواند در صورت استفاده درست ‫کسب‌وکارهای جدید، سریع‌تر، و مؤثرتری بسازد.

‫اما نمیتواند فرآیند‌های اشتباه را درست کند ‫موارد پیش رو اشتباهات رایج ‫در هنگام پیاده‌سازی یک سیستم BPM هستند. ‫این ایده بدی است که خیلی زود و قبل از مطالعه نرم‌افزار ‫و احتمالاً مهندس مجدد آن، سیستم را پیکربندی کنید.

تفکر سیلویی همایده بدی است

‫در فرآیند کسب‌وکار بسیاری از عملکرد‌ها باید به یکدیگر کمک کنند ‫و تنها در صورتی که محدودیت‌ها با یکدیگر کار نکنند. ‫احتمال کمی وجود دارد که برای سازمان یا مشتری ارزش واقعی ایجاد کنند

‫نادیده گرفتن کاربر نهایی هم دستورالعملی برای فاجعه است. ‫نیازها و احتیاجات آنها هم باید ارجمند شمرده شود.

‫اگر فرآیند مجدداً مهندسی شده و به تازگی اتوماسیون شده ‫تجربه آنها از خدمات را بهبود نبخشد. ‫در آن صورت احتمال موفقیت بسیار کم است.

هرگز هدف اصلی یک پروژه BPM راتعدیل نیرو قرار ندهید

‫مردم تمایل دارند بگویند همان اول کار را تمام کن اما این معمولاً در یک محیط پیچیده کسب‌وکار واقعگرایانه نیست. ‫ایده اصلی این است که یک سیستم قابل انعطاف بسازیدکه میتواند به سرعت با تغییرات در محیط کسب‌وکار تطبیق پیدا کند.

‫به طور مثال تغییرات در مقررات بانک ‫این ایده بسیار بدی است که ‫چارچوب کلی را سفت و سخت کنید ‫پشتیبانی نکردن از کاربران ‫از طریق آموزش‌های مناسب هم یک اشتباه رایج است ‫و با شروع دیدن نتایج خوب سیستم.

جشن گرفتن را فراموش نکنید

‫افراد باید ببینند که تلاش‌هایشان ستایش میشود. ‫اتکا به باورهای قدیمی یا حس درونی خطرناک است

‫و بهتر است به داده‌های تحلیلی که سیتسم تولید میکند اطمینان کنید ‫تا روش‌هایی انتخاب کنید که منابع‌تان را اختصاص دهید. ‫اتوماسیون شکست یک اشتباه بسیار رایج است

‫یک فرآیند کسب‌وکار بد که به کلی اتوماسیون میشود. تنها کارهای اشتباه را سریعتر انجام میدهد

‫با این وجود، اگر BPM به شیوه درستی پیاده‌سازی شود ‫و یک مدیریت تغییر خوب به دنبال آن باشد

‫میتواند فواید خارق‌العاده‌ای برای کسب‌وکار داشته باشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.