[aparat id=’aBJeX’]
مدیریت فرآیند کسب‌وکار
مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک رویکرد فرآیند محور برای بهبود عملکرد کسب‌وکار است
که تکنولوژی اطلاعات را با روش‌شناسی‌های حاکم ترکیب میکند.
خب، یک فرآیند کسب‌وکار دقیقاً چیست؟
فرآیند کسب‌وکار اساساً یک روش استاندارد است که مجموعه‌ای از ورودی‌ها را به یک خروجی دلخواه تبدیل میکند که مشتری آن را ارزشمند در نظر دارد
یک مثال میتواند درخواست وام در یک بانک باشد. مشتری یک فرم درخواست الکترونیک فراهم میکند
که معمولاً آن را توسط وبسایت بانک ارائه میکند. این اطلاعات به ورودی فرآیند درخواست وام تبدیل میشود
سپس، خود فرآیند کسب‌وکار ممکن است شامل سنجش اعتبار و دیگر فعالیت‌ها شود که این امکان را برای بانک فرآهم می‌آورد تا تصمیم بگیرد وام را قبول یا رد کند
خروجی فرآیند کسب‌وکار یک تصمیم است که به اطلاع مشتری میرسد و در ادامه هم پرداخت پولی که
به حساب صحیح مشتری واریز میشود.
میتوانیم بگوییم که فرآیند کسب‌وکار چندین ورودی را به خروجی‌های خاص و ارزشمند‌تر بیشتری تبدیل میکند. در حالت کلی، میتوانیم خروجی فرآیند را به عنوان تمام چیزی که از فرآیند خارج میشود تعریف کنیم
خروجی اصلی آن چیزی است که خواسته مشتری است در این مورد یعنی پولی که میخواستند قرض بگیرند خروجی دوم احتمالاً ایمیلی است که نتیجه تصمیم‌گیری را به اطلاع مشتری میرساند
ورودی پروسه توسط یک یا تعداد بیشتری از تأمین کنندگان فراهم میشود این مورد معمولاً به صورت اطلاعات است. مشتری میتواند یک مشتری داخلی مثل یک مدیر در بانک یا یک مشتری خارجی مثل فردی که وام را درخواست کرده است باشد.
حتی یک فرآیند متعاقب بعدی میتواند به عنوان یک مشتری که اطلاعات تولید شده توسط فرآیند قبلی را استفاده میکند در نظر گرفته شود. هر نهادی که خروجی فرآیند را تقاضا و استفاده میکند یک مشتری محسوب میشود
۳ ستون BPM شامل تکنولوژی، افراد، و فرآیند‌ها میشوند
تمام ۳ جنبه ذکر شده باید با یکدیگر کار کنند تا پروژه BPM موفق شود. فرآیند کسب‌وکار باید مطابق با هدف باشد و در واقع به تقاضا‌های تمام ذی‌نفعان پاسخ دهد. جنبه افراد هم باید کار کند. اگر مشتری از فرآهم آوردن
تمام اطلاعات مورد نیاز غفلت کند.
صفحه وب هشداری به او(مذکر/مؤنث) مبنی بر اینکه فرم درخواست ناقص است ارسال میکند اگر مدیر فراموش کند یک قدم خاصی از فرآیند را تأیید کند. او یک هشدار دریافت میکند و اگر بازهم به آن اهمیت ندهد
هشدار به مدیر او یا مالک فرآیند هم ارسال میشود که بیان میکند فرآیند گیر کرده است
دستیابی به این سطح از شفافیت بدون تکنولوژی خوب غیر‌ممکن است برای اینکه اتوماسیون به خوبی کار کند
سیستم اطلاعات باید همیشه بدون مشکل کار کند
تنها یک تیم بزرگ از متخصصانی با دانش تکنولوژی اطلاعات و دانش کسب‌وکار نیاز است تا یک پروژه BPM پیاده‌سازی شود
تیم پروژه مجموعه‌ای از فرآیند‌های کسب‌وکار مرتبط را با جزئیات کامل مورد مطالعه قرار میدهند و سپس سعی میکنند آن را با هدف بهینه‌سازی مجدداً طراحی کنند تا با هدف مطابقت داشته باشد
این مورد در بخش طراحی پروژه رخ میدهد جایی که فرآیند‌ها به دقت طراحی میشوند تا به حد امکان ساده و قابل درک باشند تا بتوانند در کمترین زمان ممکن و بدون اشتباه کردن تکمیل شوند
در طول بخش مدل‌سازی و شبیه‌سازی پروژه فرآیند به شکل یک مدل فعالیت مستند میشود در آن صورت میتوان رفتار سیستم را شبیه‌سازی کرد و سناریوهای مختلف را با رویکرد “اگر اینطور بشود چه” امتحان کرد
به محض اینکه فرآیند توسط مدیریت تأیید شد به کار افتاده است این در بخش اجرای پروژه رخ میدهد. سپس تیم پروژه عملکرد فرآیند کسب‌وکار را پایش میکنند تا ببینند مشکلی ایجاد میشود یا نه
این بخش پایش است اگر مشکلی به وجود بیاید تغییراتی ایجاد میشود تا فرآیند بیش از پیش بهینه‌سازی شود تا به استثناها رسیدگی شود
این در بخش بهینه‌سازی پروژه رخ میدهد. یک پیاده‌سازی خوب از BPM شفاف‌سازی فعالیت‌های بانک را افزایش میدهد و پایش و کنترل فرآیند‌های حیاتی کسب‌وکار بانک را آسان میکند
برای مدیریت قابلیت مضاعفی را فراهم می‌آورد تا بتوانند گلوگاه‌ها را تشخیص دهند. در زمان نیاز بهبود‌ها را انجام دهند و برای برطرف کردن تقاضای مشتری منابع را مجدداً تخصیص دهند. همچنین توانایی مضاعفی برای بهینه‌سازی بیشتر در نواحی مختلف را فراهم می‌آورد که رضایتخبشی مشتری را بهبود میبخشد
یا هزینه مبادله را کاهش میدهد یک سیستم BPM خوب معمولاً به کاهش زمان فرآوری کمک میکند تا مشتری در چند روز در مقایسه با چند هفته از تصمیم بانک مطلع شود
BPM از تعریف بهتر وظایف و نقش‌های کارمندان سازمان اطمینان حاصل میکند همچنین یک ابزار خوب برای جلوگیری از کلاهبرداری، انجام حسابرسی، و بررسی تمکین قوانین می‌باشد
سیستم BPM از پیشامد‌های ناخوشایند جلوگیری میکند. جایی که مشتری برای پیگیری در خصوص درخواست وام تماس گرفته است و از یک فرد به فرد دیگر ارجاع داده میشود و همه آنها میگویند متأسفم، من تصمیم گیرنده نیستم
اما اجازه دهید شما را به فردی که تصمیم گیرنده است ارجاع دهم!
BPM از یک رویکرد کار تیمی چند تخصصه استفاده میکند تا کار از یک میز به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت دستی به میز دیگر هدایت شود. البته آموزش اهمیت ویژه‌ای دارد تا اطمینان حاصل شود که کارمندان و مدیران بدانند چه انتظاری از آنها وجود دارد
قبل از اینکه نوآوری BPM راه‌اندازی شود اهمیت ویژه‌ای دارد که تأیید و حمایت مدیر بالادستی را داشته باشید.
رهبر پروژه باید انتظارات تمام ذی‌نفعان را مدیریت کند به محض اینکه سیستم قابل استفاده شد.
پروژه هنوز تکمیل نشده است. تیم پروژه باید به بازخورد‌های مشتری گوش کند و بهبودی‌های بیشتر را اعمال کند. در حالت کلی تمام اصول مدیریت تغییر باید دنبال شوند تا موفقیت را تضمین کنند چراکه بعد از تمام شدن پروژه کار تمام افراد کمی متفاوت خواهد بود
بیل گیتس زمانی گفت اولین قانون هر تکنولوژی این است:بکارگیری اتوماسیون در یک فعالیت کارآمد، کارآمدی آن را بزرگتر میکند
و قانون دوم این است:
بکارگیری اتوماسیون در یک فعالیت ناکارآمد، ناکارآمدی آن را بزرگتر میکند
بسیار مهم است به یاد داشته باشید که تکنولوژی اطلاعات استفاده شده تنها یک توانا کننده است که میتواند کسب‌وکار، فرآیند‌ها و مدیریتش را به سطوح بالاتری ببرد میتواند در صورت استفاده درست کسب‌وکارهای جدید، سریعتر، و مؤثرتری بسازد.
اما نمیتواند فرآیند‌های اشتباه را درست کند موارد پیش رو اشتباهات رایج در هنگام پیاده‌سازی یک سیستم BPM هستند. این ایده بدی است که خیلی زود و قبل از مطالعه نرم‌افزار و احتمالاً مهندس مجدد آن، سیستم را پیکربندی کنید.
تفکر سیلویی همایده بدی است
در فرآیند کسب‌وکار بسیاری از عملکرد‌ها باید به یکدیگر کمک کنند و تنها در صورتی که محدودیت‌ها با یکدیگر کار نکنند. احتمال کمی وجود دارد که برای سازمان یا مشتری ارزش واقعی ایجاد کنند
نادیده گرفتن کاربر نهایی هم دستورالعملی برای فاجعه است. نیازها و احتیاجات آنها هم باید ارجمند شمرده شود.
اگر فرآیند مجدداً مهندسی شده و به تازگی اتوماسیون شده تجربه آنها از خدمات را بهبود نبخشد. در آن صورت احتمال موفقیت بسیار کم است.
هرگز هدف اصلی یک پروژه BPM را تعدیل نیرو قرار ندهید
مردم تمایل دارند بگویند همان اول کار را تمام کن اما این معمولاً در یک محیط پیچیده کسب‌وکار واقعگرایانه نیست. ایده اصلی این است که یک سیستم قابل انعطاف بسازیدکه میتواند به سرعت با تغییرات در محیط کسب‌وکار تطبیق پیدا کند.
به طور مثال تغییرات در مقررات بانک این ایده بسیار بدی است که چارچوب کلی را سفت و سخت کنید پشتیبانی نکردن از کاربران از طریق آموزش‌های مناسب هم یک اشتباه رایج است و با شروع دیدن نتایج خوب سیستم.
جشن گرفتن را فراموش نکنید
افراد باید ببینند که تلاش‌هایشان ستایش میشود. اتکا به باورهای قدیمی یا حس درونی خطرناک است
و بهتر است به داده‌های تحلیلی که سیتسم تولید میکند اطمینان کنید تا روش‌هایی انتخاب کنید که منابع‌تان را اختصاص دهید. اتوماسیون شکست یک اشتباه بسیار رایج است
یک فرآیند کسب‌وکار بد که به کلی اتوماسیون میشود. تنها کارهای اشتباه را سریعتر انجام میدهد
با این وجود، اگر BPM به شیوه درستی پیاده‌سازی شود و یک مدیریت تغییر خوب به دنبال آن باشد
میتواند فواید خارق‌العاده‌ای برای کسب‌وکار داشته باشد.