کارهای مدیر در کسب و کار سیستمی چیست؟

کارهای مدیر در کسب و کار سیستمی چیست؟

این آشنا به نظر می رسد؟

به سرکار می روید، رایانه خود را روشن می کنید و یک جریان بی پایان از ایمیل ها به شما خوش آمد گویی می کنند.  شروع به پاسخ دادن به آنها می کنید، با امید به اینکه این کار را هر چه سریعتر تمام کنید و روز خود را ادامه دهید. اما، چند لحظه بعد متوجه می شوید که گیر افتاده اید، پاسخ ایمیل قبلی را دریافت کرده اید و دوباره به اول بازگشته اید. آيا اين کارهای مدیر سیستمی است؟

ترکیب این کارها با جلسات، تماس های تلفنی و کارهای روزمره‌ای که نیاز به انجام دارید، فعالیت‌های روزانه‌ شما را دربرمی‌گیرد. به نظر می رسد باید کارها را سریع انجام دهید، زیرا کارها تمام نمی‌شوند و همشه با انبوه‌ی از کارها مواجه هستید!

رویکرد اساسی برای حل این دور ناقص درک تفاوت بین وظایف فوری و وظایف مهم است. وقتی توانستید که به این درک برسید، می توانید استراتژی های مناسبی را برای به حداکثر رساندن وقت و پیشبرد اهداف شخصی یا حرفه ای تان، بکار گیرید.

• وظایف فوری

وظایف فوری، وظایفی هستند که به توجه فوریتان نیاز دارند: تماس تلفنی، جلسات، وظایف با زمان کم برای انجام و دیگر مسائل که نیاز به اقدام سریع تان دارند. این وظایف مبروط به کارهایی می‌باشند که هم‌اکنون و در مدت زمان کوتاهی می‌توانید انجام دهید.

• وظایف مهم

وظایف مهم، وظایفی هستند که به پیشروی اهداف بلند مدت و تکمیل پروژه ها کمک می کنند. معمولا، تمایل داریم وظایف مهم را کنار بگذاریم و به وظایفی رسیدگی نماییم که حس انجام شدن سریع کار را به ما می دهند. وظایف مهم همیشه فوری نیستند، بنابراین بیشتر احتمال دارد آنها را به نفع وظایفی که نیاز فوری به رسیدگی مان دارند، به تعویق بیندازیم. در واقع معمولاً انجام وظایف مهم را در برابر انجام وظایف فوری فدا می‌شوند.

گرچه تشخیص تمایز بین این دو به نظر بسیار صریح است، اما بیشتر ما اغلب وظایف فوری را در برابر وظایف مهم اشتباه می گیریم. این یک ویژگی تکاملی است که خلاص شدن از آن سخت است. اجداد ما اغلب دستاوردهای کوتاه مدت را در برابر استراتژی های بلند مدت دسته بندی می کردند. گرایش به نیازهای فوری مانند پیدا کردن غذا یا حفاظت از خودشان در برابر شکارچیان، احتمال زنده ماندنشان را افزایش می داد.

دوران دیجیتالی که امروز در آن زندگی می کنیم، تمایز دادن بین وظایف فوری و مهم را برای ما آسان تر نمی کند. اتصال همیشگی هم ما را موفق به تشخیص فرق بین آنچه واقعا مهم است و آنچه بی اهمیت است، نکرد. این حالت ذهن می تواند عواقب جدی در بهره وری و توانایی ما در تمرکز بر روی مسائل مهم داشته باشد. وقتی همه چیز باید اول باشد، اولویت دادن سخت می شود.

وظایف فوری و مهم را از یکدیگر تشخیص دهیم؟

یکی از بزرگترین چالش هایی که مدیران و افراد هر روز با آن مواجه هستند، یادگیری این است که چگونه کارهایشان را به طور موثر اولویت بندی نمایند. خبر خوب این است که در حال حاضر یک سیستم وجود دارد که به شما اجازه می دهد تا اولویت بندی وظایف را تعیین کنید و تصمیم بگیرید که چه چیزی نیاز به تمرکزتان دارد و چه چیزی می تواند به تعویق بیفتد.

راهکار استفاده از ماتریس تصمیم Eisenhower است.

نحوه استفاده از ماتریس Eisenhower

وظایف براساس نتایج فوری و مهم در 4 قسمت با استراتژی های مختلف کاری تقسیم‌بندی می‌کند:

1. وظایف فوری اما غیرمهم

این فعالیت ها به توجه فوری شما نیاز دارند اما در دستیابی به اهداف بلند مدت کمک نمی کنند. بیشتر ایمیل ها، پیام های متنی و تماس های تلفنی در این دسته قرار می گیرند. مشکل این وظایف این است که مردم اغلب فکر می کنند که مهم هستند.

و دیدن چرایی آن آسان است.

اکثر آنها ملموس هستند و نتایج فوری دارند، اشتباها” احساس می کنید کاری انجام شده است. اما، در اینجا حقیقت تلخی وجود دارد: زمانیکه که شما هر درخواستی را که سر راهتان قرار می گیرد، انجام می دهید فکر می کنید کار زیادی انجام شده است، در حالیکه اینطور نیست. در واقع پیشرفت، موفقیت و شادیتان را خراب کرده اید.

2. وظایف مهم و فوری

اینها وظایفی هستند که توجه فوری شما را نیاز دارند. در عین حال، این بحران ها و ضرب الاجل های فوری همچنین می توانند به شما در پیشبرد اهداف بلند مدت و پروژه ها کمک کنند.

3. مهم اما غیر فوری

اینها وظایفی هستند که ضرب الاجل فوری ندارند اما می توانند به شما در دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای تان کمک کنند. به دست آوردن مهارت جدید، در حالت فیزیکی خوبی بودن یا پیدا کردن یک سرگرمی، همه فعالیت هایی هستند که به ما در رسیدن به موفقیت و زندگی بهتر کمک می کنند. متاسفانه، اینها وظایفی هستند که در مقابل فعالیت هایی که حس می کنیم فوری هستند، تمایل داریم تا آنها را به تعویق بیندازیم.

4. وظایفی که نه مهم و نه فوری هستند.

در اغلب موارد این فعالیتها از بین برنده وقت هستند. آنها به توجه فوری تان نیاز ندارند و کمکی در بدست آوردن اهداف بلند مدتان نمی کنند. در حقیقت آنها شما را از ماموریتتان منحرف می کنند.

بیایید صادق باشیم!

همه ما بی هدف و احساس در تلگرام، اينستاگرام، فیس بوک و یوتیوب وقتمان را تلف می کنیم بجای اینکه روی چیزی که واقعا مهم است تمرکز نماییم. اشتباه متوجه نشوید- به این معنی نیست که نباید بعد از یک روز سخت کاری خستگیتان را در کنید. برعکس!

استراحت کردن برای بدست آوردن موفقیت ضروری است. باید یاد بگیرید زمانی را که صرف کارهای غیر مهم و غیر ضروری می کنید کاهش دهید.

برای اولویت بندی صحیح کارها، از این ماتریس تصمیم گیری برای راهنمایی و دادن اولویت های نوع 2 کمک بگیرید.

چگونگی وارد کردن کارهای فوری و غيرمهم به برنامه هایتان

با مربی گری بسیاری از افراد موفق در طول سالها متوجه دو چیز درباره ی دیدگاهشان شده بودم که به آنها حسی از فوریت درباره چالش های مهمی می داد که بقیه ما تمایل به عقب انداختن آنها داریم تا زمانی که کمتر مشغول باشیم.

1. سریع به جلو

زندگی در زمان حال بدون شک در بیشتر مواقع خوشایند است مخصوصا زمانیکه با چیزهایی مانند خانواده، دوستان، تفکر و تعطیلات همراه باشد. این همچنین در کار نیز کاربرد دارد در زمانی که شما نیاز به 100٪ تمرکز بر روی وظیفه تان برای انجام یک کار برجسته دارید.

اما اگر میخواهید چیزهای قابل توجهی ایجاد یا به دست بیاورید، باید به آینده توجه داشته باشید و تأثیرات احتمالی اعمال امروز را بر نتایج فردا ارزیابی کنید. این چیزی است که سازندگان برجسته معمولا انجام می دهند – زمانی که آنها به برنامه زمانی این هفته نگاه می کنند، آنها به آینده نگاه می کنند و اولویت های خود را با توجه به نتایج متوسط و بلند مدت تعیین می کنند، نه اینکه آیا این کار امروز را ساده تر یا سخت تر خواهد کرد.

از زمان سفر خیالی برای نتایج واقعی استفاده کنید:

1. در ابتدای هر هفته، به توازن وظایف فوری دربرابر وظایف مهم در برنامه خود نگاه کنید.
2. در میان وظایف فوری، مواردی که واقعا مهم هستند را جدا کنید. بعنوان مثال آنهایی که نتایج جدی دارند اگر افراد را نا امید نمایید. برای انجام اینها در دفتر روزانه تان برنامه ریزی داشته باشید.
3. اکنون وقت اولویت بندی کارهای باقیمانده است. خروجی شبیه چیست اگر اجازه دهید کارهای فوری اما نه مهم اولویت نسبت به مهم اما نه فوری داشته باشند؟ توجه کنید چگونه با دستاوردهایتان راضی خواهید شد.
4. در حال حاضر سریع به جلو به سمت نتیجه احتمالی اگر این چیزها را طور دیگری انجام دهید. بعنوان مثال اولویت وظایف مهم اما نه فوری چه تفاوتی مخصوصا در حس موفقیتتان ایجاد می کند؟
5. تجربیات فکری را با استفاده از دوره های یک ماه، شش ماه، یک سال و پنج سال تکرار کنید. توجه کنید که چه تفاوتی می کند زمانیکه زمان را افزایش می دهید.
6. معیارهای خود را اعمال کنید.

اگر بر امروز (به جای امروز + فردا) تمرکز می کنید، براحتی موضوع بحث دیگر افراد قرار می گیرید- و تصمیم خود را براساس معیارهای آنها تعیین می کنید. اما هنگامی که شما شروع به نگاه کردن به آینده کنید و عواقب احتمالی اقدامات خود و وقوع رویدادهای مرتبط را ببینید، سپس شروع به توجه به عوامل مهم در بازی می کنید. چیزهایی که باید اجتناب شود و چیزهایی که آرزو دارید. فرصت ها و مشکلات.

به عبارت دیگر، شما شروع به توسعه معیارهای خود برای تصمیم گیری می کنید. که ارزیابی اولویت های واقعیتان را آسان تر می کند – و اگر به این بینجامد گفتگو کردن درباره نقطه نظرتان هنگامیکه برخوردی با اولویت های دیگران بوجود می آید، آسانتر است.

معیارهای خودتان را تعیین کنید:

1. هنگامی که در تصورات خود به جلو می روید، به دنبال نتایج احتمالی مطلوب و نامطلوب باشید. توجه ویژه ای به عواقب ناشی از برنامه های دراز مدت خود داشته باشید.
2. از این “پیامدهای آینده” به عنوان معیاری برای تصمیماتی که امروز می گیرید، استفاده کنید. آنها را بنویسید، اگر به شما کمک می کند تا آنها را به طور جدی در ذهن نگه دارید.

اکنون ممکن است بعضی از افراد بگویند استفاده از معیارهایتان به این روش ” خودپسندی” است. من مخالفم.

دلیل مخالفتم این است که معیارها محتوی خنثی هستند – آنها می توانند به همان اندازه نیازها یا خواسته های دیگران از خود شما آسان باشند. بعنوان مثال برنامه تان می تواند درباره انجام کار خیریه، یا پیدا کردن راه های ابداعی جدید برای کمک بیشتر به مشتریانتان و دریافت پول کمتر از آنها باشد.

تنها “خودخواهی” که درگیر آن است پذیرفتن مسئولیت تصمیم گیری بر اساس آنچه که شما معتقدید مهم است، به جای تصمیم گرفتن براساس تقاضاهای دیگران است…. که فقط شما را به این چرخه ناخوشایند بر می گرداند.

5 نکته مدیریت زمان در هنگام کار کردن با ماتریس Eisenhower

1. قرار دادن چیزهایی که باید انجام شود در یک لیست ذهن شما را آزاد می کند. اما همیشه سوال این است که کدام ارزش اول انجام دادن را دارد.
2. سعی کنید خودتان را محدود کنید که بیشتر از هشت کار در هر بخش از چهار قسمت نباشد. قبل از اضافه کردن یک کار دیگر، آن کاری را که بیشتر از همه اهمیت دارد بطور کامل انجام دهید. بخاطر داشته باشید این در رابطه با جمع آوری نیست بلکه درباره اتمام کارهاست.
3. همیشه باید فقط یک لیست برای هر دویه وظایف تجارت و خصوصی داشته باشید. به این ترتیب هرگز نمیتوانید شکایت کنید که در پایان روز هیچ کاری برای خانواده یا خودتان انجام ندادید.
4. اجازه ندهیدخودتان یا سایرافراد منحرفتان کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت شما را مشخص کنند. در صبح برنامه ریزی کنید، سپس روی موارد خود کار کنید. و در پایان، از احساس تکمیل لذت ببرید.
5. در نهایت، سعی نکنید انجام کار را به تاخیر بیندازید. نه با مدیریت بیش از حد مورد نیازتان

https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

https://lateralaction.com/articles/urgent-versus-important

https://fluxes.com/blog/urgent-vs-important/