دورکاری چیست؟ مدیریت فرایند
دورکاری یعنی کارمند بدون نیاز به حضور در محل کار رسمی بتواند امور محوله و وظایف خود را هماهنگونه که در محل کارش است انجام دهد.
در واقع دورکاری را میتوانی سبکی در انجام کارها یا بهتر بگوییم سبکی در نوع مدیریت یک سازمان در نظر گرفته که طی آن ارتباط جدیدی سه عنصر مهم در کسب وکار شکل می‌گیرد. این سه عنصر عبارتند از:
۱. کار = امور محوله و وظایف
۲. کارمند
۳. مدیر
در طی این ارتباط کارمند به جای اینکه در محل کار حاضر شود و امور محوله و وظایف را انجام دهد، کاری که برایش تعریف شده را در خانه یا هر مکان دیگری که برایش مطلوب باشد، انجام می‌دهد و مدیر به جای اینکه کارمند را در محل کار نظارت کند، نظارت را از طریق فرایندهای مکانیزه شده از داخل محل کار، خانه و یا هر مکان دیگری و همچنین به لحظه می‌تواند انجام دهد.
می‌توان گفت پیشرفت سریع تکنولوژی و فناوری برای افراد و سازمانها، فرصت‌های زیادی را به فراهم آورده تا به کارهای نوین و خلاقانه‌تری با سرعت بیشتر؛ در مکانی مطلوب‌تر و با هزینه‌ای کمتر روی بیاورند.
مزایای دورکاری
طبق تحقیقات صورت گرفته، دورکاری مزایای بسیاری دارد، در حال حاضر و براساس ساختارها و روش‌های موجود کارمندان اغلب سازمانها و شرکتهای دولتی و خصوصی دولت باید راس ساعت خاصی در محل کار خود حاضر شده وکار را شروع کنند و همچنین راس ساعت (یا محدوده زمانی) خاصی کار آن روز خود را تمام کرده به خانه‌های خود برگردند. این رویه علاوه بر هزینه‌های بالا، زمان افراد را نیز هدر می‌دهد.
پیشنهاد می شود مقاله خرید نرم افزارهای سازمانی یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار را مطالعه بفرمایید.
۱. زمان شما در ترافیک‌هیا شهری و بین شهری هدر نمی‌روند.
۲. مدیریت زمان بهتر انجام می‌شود.
۳. وقتی یک کارمندان از کنترل‌های رسمی، خشک و آزاردهنده سازمان خارج می‌شوند، با «بینش و خرد مدیریتی» تلاش می‌کند که عملکرد و بهره‌وری کاری خود را افزایش داده و با برنامه‌ریزی که برای انجام کارها دارند تمام تلاش خود را به کار گیرند تا در کمترین زمان ممکن و متعاقباً با کمترین هزینه، امور محوله و وظایف را به بهترین شکل انجام دادهو حتی المقدور بهبود دهد . این امر در بستر فرایندهای مکانیزه به خوبی انجام می‌شود.
۴. کارکنان می‌توانند مدیریت درآمد داشته باشند و زمان‌های مازادشان را بهتر مدیریت کنند.
۵. مدیران می‌توانند بدون دغدغه به وابستگی کسب و کار به خودشان یا کارکنان، کارها را در قالب فرایندهای مکانیزه پیش ببرند.
۶. کارکنان با توجه به متغیر بودن زمان انجام کار، مناسب‌ترین زمان را برای انجام بهتر کارها انتخاب می‌کنند.
۷. مدیران می‌تواند در لحظه تمام امور را مشاهده کنند و گزارشات بهنگام از روند انجام کارها داشته باشند.
۸. بهره‌وری یعنی کارایی و اثربخشی سازمان در کل افزایش می‌یابد.
۹. تنش‌ها و تعارضات سازمانی کمتر می‌شود.
۱۰. مدیران زمان بیشتری برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری راهبردی و توسعه‌ای خواهند داشت.
۱۱. کارمندان و مدیران نتیجهگرا و هدف‌گرا می‌شوند.
زیرساخت‌های اجرای دورکاری
تا اینجا با دورکاری و مزایای آن آشنا شدیم. قبل هر چیز لازم است به سوالات زیر توجه کنیم:
برای این دورکاری به چه زیر ساخت هایی نیاز داریم و چه طور می‌توان از مزایای دورکاری بهره برد بدون اینکه افسار کار از دستمان خارج شود؟!
اصلی ترین و بهترین راهکاری که می توان در نظر گرفتن استفاده از راهکاری نرم افزاری است.
آیا لازم است از نرم افزارهای آماده بیرون خریداری کنیم؟
اغلب خرید نرم افزار گزینه مناسبی نیست.
اول اینکه برای برخی از فرایندهای ما، مخصوصاً فرایندهای اصلی نرم افزار آماده وجود ندارد
دوم اینکه هزینه خرید نرم افزارهای بسیار بالا خواهد بود
سوم اینکه پس از خرید نرم افزار ما به شرکت فروشنده نرم افزار برای خدمات پشتیبانی و توسعه و تغییر نرم افزار همیشه وابسته هستیم
چهارم اینکه نرم افزار آماده مطابق با فرایندها مانیست و اغلب ۳۰ تا ۴۰ درصد با آن تفاوت دارد.
اگر قرار بر این است نرم افزار خریداری نکنیم ایا باید یک برنامه نویس استخدام کنیم؟
یکی از روش های ستنی اینست که نرم افزار را با کمک یک برنامه نویس تولید کنیم. در این صورت:
زمان و هزینه بالایی باصرف کنیم
تغییرات فرایندها بالاست و نمی توان با همان سرعت تغییرات را در این روش در نرم افزار اعمال کرد
روند تولید نرم افزار در این روش طولانی و فرسایشی است
….
پس راهکار چیست؟!!!!
با توجه به پیشرفت‌های صورت در تکنولوژی شما می‌توانید از نرم افزار BPMS استفاده کنید. BPMS در کسب و کار شما معجزه می‌کنند. به جای اینکه از روش‌های سنتی با هزینه‌های بالا و کارآمدی پایین استفاده کنید شما می‌توایند با کمک این نرم‌افزار با حداقل برنامه‌‌نویسی و برای بسیاری از فرایندها بدون نیاز از کدنویسی و فقط با ترسیم و DRAG & DROP فرایندهای خود را مکانیزه کنید. این شبیه معجزه است!!!
کلمه BPMS مخفف عبارت Business Process Management Software و به معنای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است. این عبارت گاهی اوقات به جای Business Process Management Suite نیز به کار میرود. عملکرد BPMS این است که به سازمان شما کمک می‌کند تا با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود ببخشید. مراحل عمده در BPMS عبارتند از: تجزیه و تحلیل، طراحی، پیاده سازی، اندازه گیری و بهبود مستمر فرآیند.