نقش فرایندکاوی در فرایندمحوری

نقش فرایندکاوی در فرایندمحوری

شایع‌ترین علل ناکارآمدی عملیاتی در سازمان‌های بزرگ، عدم توجه به فرایندهای «وضع موجود» و کمبود ابزار برای درک کامل این فرایندهاست. در طرح‌های تحول سازمانی، سازمان­ها اغلب اهمیت آنچه را که واقعاً اتفاق می‌افتد، یعنی همان فرایندهای «وضع موجود (As-Is)» نادیده می‌گیرند، در حالی که در بهبود آنچه باید اتفاق بیافتد (فرایندهای «وضع مطلوب (To-Be)») بیش از حد جاه طلب هستند.

در سوی دیگر طیف، برخی از سازمان‌ها که کاملاً به اهمیت فرایندهای «وضع موجود» واقف هستند، مشتاقند که کارگاه­ها و جلسات مصاحبه متعدد­ برگزار نمایند تا دریابند که واقعاً وضعیت فعلی آنها چگونه است. اما متأسفانه، این رویکردهای سنتی برای کشف فرآیند، زمان­بر، پرهزینه و گاها توام با نتایج مغرضانه و غیرقابل درک هستند[۱].

امروزه به دلیل پیچیدگی فزاینده فرآیندهای کسب‌وکار و نیاز روزافزون سیستم‌های اطلاعاتی به یکپارچه­سازی، عرصه برای بروز و ظهور رویکردهای نوین تحلیل داده­ها (گزارشات رویداد) فرایندی فراهم شده است. با رشد دنیای دیجیتال و ورود فناوری اطلاعات به دنیای کسب‌وکار، امکان ثبت و تجزیه و تحلیل رویدادهای فرایند فراهم شده است. به همین دلیل، استقبال سازمان­ها از رویکردهای IT-محور در تسهیل فرآیندهای عملیاتی رشد چشمگیری داشته است. چالشی که در اینجا مطرح است، استفاده از گزارشات رویداد به شیوه‌ای معنادار به عنوان مثال، برای ارائه بینش، شناسایی گلوگاه­ها، پیش‌بینی مشکلات، ثبت تخلفات خط‌مشی، توصیه اقدامات متقابل و ساده‌سازی فرآیندها است [۲]. اینجا دقیقا همان جایی است که فرایندکاوی وارد عمل می­شود. فرآیند کاوی می­تواند به مدیران فرآیند کمک کند تا به سرعت از داده­های خود بینش کسب کنند. به این صورت که داده­ها به نرم­افزار فرایندکاوی داده شده و در عرض مدت زمان کوتاهی، گلوگاه­های فرآیند استخراج می­شوند.

نقش فرایندکاوی در فرایندمحوری

فرایندکاوی رویکردی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که به دنبال کشف خودکار، تجزیه، تحلیل و بهبود مدل واقعی و بالفعل فرایند بر اساس گزارشات رویداد (event log) ثبت شده توسط سیستم­های اطلاعاتی است. فرآیندکاوی از طریق درک داده‌ها در سیستم‌های اطلاعاتی سازمان، تصویری کامل و مبتنی بر واقعیت از نحوه عملکرد فرایندهای سازمان ارائه می‌دهد، گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و اقداماتی که می­بایست برای پیشگیری از وقوع مشکلات در فرایند انجام شود را پیشنهاد می‌کند. لذا اهمیت و جایگاه فرایندکاوی در سازمان، با ذکر این نکته آشکار می­شود که بر خلاف مدل­های استخراج شده در جلسات مصاحبه، مدل استخراج شده از طریق فرایندکاوی، بر اساس ادراکات افراد مصاحبه شونده و صاحبان فرایند نیست، بلکه بر اساس مشاهدات دقیق از هر آن‌چیزی است که واقعا اتفاق افتاده است و رد آن در گزارشات رویداد فرایند ثبت شده است [۳].

نقش فرایندکاوی در فرایندمحوری

  1. آگاهی از بلوغ مدیریت فرایند کسب‌وکار

پتانسیل بهبود در فرایندهای کسب‌وکار از طریق فرایندکاوی، به اینکه سازمان کاملاً وظیفه­محور باشد یا اینکه حداقل سطحی از فرایند محوری داشته باشد بستگی دارد. پتانسیل بهبود در سازمان‌های وظیفه­محور فوق‌العاده زیاد است، زیرا در این نوع سازمان­ها، فرآیندها به وضوح تعریف نشده‌اند. در این سازمان­ها، فرایندکاوی دو مزیت عمده دارد. نخست اینکه این سازمان­ها می­توانند از فرآیندکاوی برای کشف فرآیندهای طولانی سر به سر خود استفاده نموده و به درک عمیق و پوشش صد درصدی از همه فرآیندهای خود دست یابند. دوم اینکه فرآیندکاوی کارایی بین واحدهای وظیفه­ای را در فرآیندهای طولانی سر به سر تقویت کرده و امکان بهبود چشمگیری را فراهم می­کند. با این حال، در سازمان‌های وظیفه­محور، یافتن پشتیبان مدیریت و حامی اجرایی چالش برانگیزتر است، زیرا در این نوع سازمان­ها مسئولیت های مالکیت فرآیند به وضوح تعریف نشده است.

در مقابل، در سازمان‌های دارای بلوغ BPM، که مالکان فرآیند معرفی شده‌ و درک کاملی از فرآیندها وجود دارد، استفاده از فرآیندکاوی به شیوه­ای سریع و روان خواهد بود. اما گاهی اوقات یعنی در شرایطی که از قبل بهبود فرآیندهای سر به سر را انجام شده باشد، دامنه تغییرات ناشی از فرآیند­کاوی در این سازمان­ها نسبت به سازمان‌های وظیفه­گرا کمتر قابل توجه خواهد بود.

نقش فرایندکاوی در فرایندمحوری

  1. شناسایی استثنائات در فرایند کسب‌وکار

ذکر این نکته حائز اهمیت است که استثناءها از بزرگترین مشکلات در یک فرآیند محسوب می­شوند. اغلب، ۸۰ درصد از کسب‌وکار بر اساس فرآیندهای مورد توافق انجام می­شود و ۲۰٪ از آن شامل استثنائات است. با این حال، ۸۰ درصد از کسب‌وکار مدل شده، تنها ۲۰ درصد از کل تلاش انجام شده توسط سازمان را تشکیل می­دهد. این بدان معناست که کارکنان باید ۸۰ درصد از زمان و تلاش خود را صرف دوباره­کاری­ها، گلوگاه­ها و زمان­های انتظار طولانی نمایند. فرآیندکاوی بهترین روش برای مواجهه با فرایندهای ناسازگار است. با نرم‌افزار فرآیندکاوی، صاحبان فرایند می‌توانند دیدی جامع از فرایندهای خود داشته باشند، استثناءهای فرایند و علل ریشه‌ای آن‌ها را به راحتی شناسایی نموده و حتی مشکلات را قبل از وقوع آن‌ها برطرف کنند. کاهش ۱۰ درصدی استثناءها می­تواند تا ۴۰ درصد در حجم کاری صرفه­جویی کند و این موضوع در بلند مدت، باعث افزایش رضایت مشتری، بهره­وری کارکنان و کارایی فرایند می­شود.اغلب سازمان‌های بزرگ تمایل دارند فرآیندکاوی را در نقاط خاصی از کسب‌وکار خود یعنی جایی که نقاط درد به مرحله هشدار رسیده­اند یا افراد دارای مجموعه مهارت‌های لازم و مناسب از فرآیندکاوی هستند اعمال کنند. با این حال، در صورتی که تمام فرایندها به شفافیت رسیده باشند، این درک عمیق را می‌توان در هر جای دیگری در سازمان، برای بهبود فرایند، گزارش شاخص­های کلیدی عملکرد، اتوماسیون فرایند رباتیک، تحول دیجیتال، ممیزی و انطباق اعمال کرد.در نهایت، سازمان ها باید فرآیندکاوی را به یک ابزار استاندارد برای حمایت از بهبود مستمر و تحول کسب‌وکار خود تبدیل کنند. برای دستیابی به این هدف، باید یک مرکز تعالی برای فرآیندکاوی در سازمان ایجاد شود. برای این منظور، سازمان­ها باید نقاط قوت خود را در نظر بگیرند. به عنوان مثال، اگر سازمان از نظر BPM بالغ است، تیم مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک تیم کاملا مناسب برای ایجاد مرکز تعالی برای فرآیندکاوی است. اگر تیم فناوری اطلاعات در توسعه فرآیندها فعال است، مرکز تعالی می‌تواند در سمت فناوری اطلاعات باشد. اگر سازمان دارای یک گروه کاری با مجموعه مهارت‌های مناسب برای مالکیت نرم‌افزار فرایندکاوی است، این مرکز می‌تواند در واحد تحول دیجیتال باشد.

نقش فرایندکاوی در فرایندمحوری

نقش فنقش فرایندکاوی در فرایندمحوریرایندکاوی در فرایندمحوری

منابع:

[۱] https://www.qpr.com/blog/best-practices-process-mining-large-organizations

[۲] گلابی. آهنگ، بررسی کامل نقش فرآیند کاوی در فرآیند مدیریت کسب‌وکار (BPM)، چهارمین کنفرانس بین­المللی تحقیقات علوم و مهندسی، تایلند، ۲۰۱۹.

[۳] Process Mining Discovery, Conformance and Enhancement of Business Processes (Wil M. P. van der Aalst (auth.)) (z-lib.org)

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.