مدلسازی، تحلیل و تدوین شناسنامه فرایند پالایش گاز سرخون و قشم

دستاوردهاي طرح پژوهشي با عنوان ” مدلسازی ، تحلیل و تدوین شناسنامه برای 10 فرایند منتخب شرکت پالایش گاز سرخون و قشم  بعنوان پایلوت منطبق با استاندارد BPMN2 “

به گزارش روابط عمومي شركت پالايش گاز سرخون و قشم، با اتمام مراحل اجرايي پروژه پژوهشي ” مدلسازی ، تحلیل و تدوین شناسنامه برای 10 فرایند منتخب شرکت پالایش گاز سرخون و قشم  بعنوان پایلوت منطبق با استاندارد BPMN2 “ در قالب طرح اينترنشيپ،  سمينار ارائه دستاوردها و نتايج این طرح پژوهشی توسط نماینده مجري مربوطه آقای سید احمد دلیری در تاريخ 07/12/1397 در محل سالن کنفرانس شركت برگزار گرديد.

در اين سمينار كه با حضور جمعي از روسا، مسئولین و كارشناسان واحدهای مختلف شركت برگزار گرديد، مجری طرح ضمن تشریح مراحل اجرایی این پژوهش، به بحث و بررسی نتایج آن پرداختند و پیشنهادهای اجرایی متناسب با نتایج تحقیق نیز توسط ایشان ارائه گردید. به طور کلی اهداف اجرای این طرح پژوهشی شامل موارد ذیل بوده است:

– بازنگری سلسله مراتب فرايندهاي کاري ، بر اساس مدل APQC

– مصاحبه و مدلسازی 10 تا از فرایندهای پالایشگاه سرخون و قشم در وضع as-is (برخی اهداف و کاربردهای مدلسازی فرایندها عبارتند از: ایجاد شفافیت و تفاهم بین ذینفعان، يك ابزار كمك آموزشي، مقايسه وضعيت موجود با وضعيت مطلوب و رفرنس مدل ها، شبیه سازی و ابزار پايه جهت شناسايي فرصت‌های اساسي براي بهبود فرآيند)

– تهیه بستر و ورودی های لازم جهت پیاده سازی فرایندها

بکارگیری رویکرد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار BPM و با استفاده از سیستم‌های BPMS به عنوان زیر ساخت نرم‌افزاری که فرآیندها را با حداقل کد نویسی به برنامه و نرم‌افزار تبدیل می‌کنند جهت بهبود مداوم فرآیندهای سازمان کاملا ضروری است. برای اینکه بتوانیم فرآیندها و روال‌های سازمانی را توصیف نماییم و در سیستم‌های BPMS  به صورت استاندارد تعریف نماییم، به ابزاری برای مدل‌سازی نیاز است. قطعا ابزارهای متنی و نوشتاری وسیله خوبی برای این موضوع نخواهند بود زیرا شفافیت بصری را ندارد و تمرکز زیادی برای درک آ‌‌‌ن‌ها نیاز است. از این رو نمادهای گرافیکی کارایی، برای مدل‌سازی فرآیندها ایجاد شده‌است که آن “زبان مدلسازی فرآیند های کسب‌وکار”BPMN” است. برای ترسیم وضعیت موجود با استفاده از زبان BPMN و نرم افزار Visual Paradigm نیاز است افراد آگاه از فرآیندهای سازمان حضور داشته باشند تا بر اساس روایت این افراد و بررسی اسناد و مدارک سازمان، و رهگیری خطوط کاری سازمان، اقدام به ترسیم فرآیندها نمود.

مطابق با اهداف تحقیق و به منظور انجام پروژه 7 گام برداشته شد:

گام اول: ابتدا دیاگرام سلسله مراتب فرآیندی مورد بررسی قرار گرفته و بر اساس اهمیت و اولویت 10 عدد از فرآیندهای شرکت بسته به پیچیدگی فرآیند منتخب بین 7 تا 13 فرآیند، به پیشنهاد مجری و تایید کارفرما انتخاب شد، عناوین فرآیندها به شرح زیر می‌باشد:

1. فرآیند برون سپاری
2. فرآیند برگزاری مناقصات
3. فرآیند حساب‌های پرداختنی (صدور سند پرداخت)
4. فرآیند مدیریت درخواست اصلاحی (TSR)
5. فرآیند مدیریت نوسانات دبی
6. فرآیند تصویب طرح تفصیلی
7. فرآیند مدیریت درخواست بودجه
8. فرآیند درخواست خرید
9. فرآیند مدیریت تغییرات
10. فرآیند مدیریت کنترل موجودی کالا
11. فرآیند محاسبه میزان تولید گاز مایع

گام دوم: برگزاری جلسات شناسایی

در این جلسات، مجری پروژه با طرح سوالات فنی در خصوص جزء به جزء فرآیندهای کاری اقدام به جمع آوری اطلاعات فرآیندها نموده و با توجه به استاندارهای بین‌المللی در خصوص هر فرآیند مشکلات فرآیندهای موجود را با نفرات مسئول در میان گذاشته تا مسئولین مشکلات فرآیندهای کاری خود را برطرف نمایند.

گام سوم: ترسیم مدل‌های فرآیندی

مجری پروژه با توجه به اطلاعات جمع‌آوری شده در جلسات و با استناد به مدل‌های مرجع مانند APQC، اقدام به ترسیم مدل‌های فرآیندی با استفاده از استاندارد BPMN 2.0 و در نرم افزار Visual Paradigm نموده است.

گام چهارم: بررسی مدل‌های ترسیم شده توسط مسئولین

پس از ترسیم مدل‌های فرآیندی توسط مجری پروژه، جلساتی در خصوص بررسی و تایید مدل‌ها توسط  مسئولین فرآیندها برگزار گردید و مغایرت‌های بین وضعیت موجود و مدل ترسیم شده، شناسایی شده و توسط مجری پروژه مرتفع گردید. مدل‌های الصاق شده در بند قبلی، مدل‌های نهایی می‌باشند.

گام پنجم: تهیه گزارش میانی پروژه

مجری پروژه اقدام به تهیه شناسنامه 4 عدد از فرآیندها نموده و سپس گزارش میانی مطابق فرمت کارفرما تهبه شده و پس از بررسی توسط کارفرما، گزارش میانی نهایی  و به صورت کتابچه برای کارفرما ارسال شد.

گام ششم: تهیه گزارش پایانی

شناسنامه  سایر فرآیندها نیز تهیه شده و سپس گزارش پایانی تدوین و پس از تایید کارفرما به صورت صحافی شد، برای کارفرما ارسال شد.

گام هفتم: برگزاری سمینار

در نهایت جلسه‌ سمینار در خصوص یافته‌های پروژه در محل کارفرما توسط تیم اجرایی پروژه برگزار شد تا به امید خدا گامی موثر در خصوص پیشبرد مدیریت فرآیندها در سازمان برداشته شود.