اولین قدم برای بهبود در کسب و کار
“چیزی را که شما نمی‌دانید، نمی‌توانید بهبود دهید.”
برای بهبود در کسب و کار ، قبل از هر کاری باید یک ارزیابی از کسب و کارتان انجام دهید. ارزیابی‌ها شما به سمت تغییرات جهت بهبود در کسب و کار هدایت می‌کند و مشخص می‌کند چه تغییراتی را نیاز دارید؟
با اولویت‌بندی این تغییرات، درمی‌یابید که این تغییرات را از کجا شروع کنید.
همچنین ارزیابی از کسب و کار به شما کمک می‌کند تا موارد زیر را شناسایی کنید:
- الگوهای مورد نیاز شما برای تولیدات و یا ارائه خدمات فعلی
- در فرایندهای کسب و کارتان چه کسی / کسانی درگیر هستند
- ایده‌های برای بهبود را از انجام دهندگان کار دریافت کنید
- ضعف ها و قوت‌های داخلی را در کسب و کارتان شناسایی کنید
- گلوگاه‌ها، موانع و مشکلات موجود را که در خروجی‌های کسب و کارتان اثر گذار است
- فرصت‌های بهبود و توسعه
- …
برای ارزیابی کسب و کار چند گام زیر را باید بردارید:
- آماده‌سازی
ابتدا باید کارکنان مشغول در کسب و کارتان را آگاه سازید که از این ارزیابی چیست. اگر کارکنان‌تان با شما همراه نباشند ممکن است اطلاعات درستی را ارائه ندهند و در نتیجه، به خروجی قابل قبولی در ارزیابی نرسید. سپس یک تیم ارزیابی تشکیل دهید و وظیفه اعضا تیم را مشخص کنید. اندزه این تیم بسته به اندازه کسب و کارتان دارد. بنابراین اولین کاری که باید انجام دهید تعیین اندازه تیم ارزیابی و نقش هر شخص است.
این تیم باید سوالات استانداردی را متناسب با حوزه‌های کاری طراحی کند. بنابراین هر عضو تیم ارزیابی تمرکز خود را بر روی حوزه‌های مناسب کسب و کار قرار می‌دهد. سوالات به نوع فعالیت کسب و کار بستگی دارد، اما باید برای تمام این حوزه‌های متفاوت یک دستورالعمل و قالب را رعایت شود.
- مصاحبه و جمع‌آوری داده‌ها
یکی از بهترین روش های تکمیل ارزیابی، انجام مصاحبه های فردی با افرادی است که در حال حاضر کار را در حوزه مورد نظر انجام می دهند. توجه کنید مهم است فرادی که با آنها مصاحبه می‌کنید را احساس راحتی کنند تا آنها اطلاعات مهم و درستی را به شما ارائه دهند. یکی از راهکارها این است اسامی آنها مخفی بماند. برای آشنایی بیشتر با مصاحبه و چگونگی انجام آن اینجا کلیک کنید.
در انتهای مصاحبه از فرد تشکر کنید و با او درباره نتایج و اقدامات بعدی صحبت کنید.
- تحلیل نتایج
وقت آن است که همه چیز را با هم ترکیب کنیم و تعیین کنیم که چه چیزی کسب و کار را تحت تاثیر قرار می‌دهد و چه نتایجی به دست می‌آید. یک چارچوب برای جمع آوری نتایج ایجاد کنید تا بتوانید اطلاعات را سازماندهی نمایید. درباره تحلیل در تجزیه و تحلیل فرایندها نیز صحبت شده است. در پایان این مرحله شما باید لیست از فرصت‌های بهبود وتغییرات را تهیه نمایید.
- اولویت‌بندی تغییرات
با توجه به اندازه کسب و کار و میزان تغییرات و فرصت‌های شناسایی شده شما باید نسبت به ایجاد تقدم و تاخر تعیین اولویت اجرای هر یک اقدام کنید و برای آن یک برنامه اجرایی و زمانبندی شده تهیه نمایید.
- مستندسازی
تمامی اقدامات انجام شده را مستند کنید تا هم برای تعیین کارایی و اقربخشی اقدامات و هم در ارزیابی بعدی بتوانید از این مستندات و نتایح ثبت شده بهره ببرید.
به شما دوستان عزیز اکیداً توصیه می‌کنم پس از انجام این کارها یک گام فراتر بروید و نسبت به استقرار مدیریت فرایندهای کسب وکار اقدام کنید تا علاوه بر انحام تمام موراد فوق به صورت مستمر از مزایای دیگر این تکنیک بهره‌مند گردید. برای استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار گام‌های زیر باید انجام شود:
- قاب بندی و شناسایی فرایندها
- قاب بندی و شناسایی فرایندها
- تحــلیل شکاف وضع موجود و مطلوب فرآیندها
- بهــبود
- ارزیابی و بهبود مستمر
- در مقاله “روشی برای استقرار مدیریت فرایندها در سازمان‌های ایرانی” به تفصیل در این باره صحبت شده است. نگاهی به این مقاله بیاندازید.