مدل سازی فرآیند

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به طور خلاصه، روشی است که شرکت شما به آن شیوه فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت کرده و بهبود می بخشد. این امر می تواند به معنای ایجاد انواع تغییرات در نحوه عملکرد باشد. به عنوان مثال می توانید فرآیندها را بازسازی کرده (یک مرحله را بردارید، یک مرحله اضافه کنید و غیره) یا با استفاده از فناوری جدید (تقریباً خودکار کردن هر چیزی) آن را به طور کامل مهندسی نمایید.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار – یک مقدمه ساده

در دنیایی که مملو از اصطلاحات پر سر و صدای مربوط به کسب و کار است، گاهی اوقات ادامه دادن دشوار به نظر می رسد. “مدیریت فرآیند کسب و کار” یکی از اصطلاحاتی است که مورد توجه بسیاری از افراد قرار می گیرد. و معمولا کل موضوع BPM می تواند کمی گیج کننده باشد، مگر اینکه شما یک پست ارشد در زمینه عملیات داشته باشید. بنابراین، این مطلب به این دلیل تهیه شده که کمی مدیریت فرآیند را برایتان روشن کنیم. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استراتژی بلند مدت تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای شما است. اما قبل از اینکه به جزئیات مدیریت فرآیند بپردازیم، بیایید کمی در مورد فرآیندها صحبت کنیم.

 

اصولا به چه چیزی فرآیند می گویند؟

فرآیند کسب و کار، مجموعه ای از مراحل قابل تکرار است که برای دستیابی به نوعی هدف کسب و کار باید انجام شوند. نکته کلیدی در اینجا قابل تکرار بودن آن است – یعنی باید کاری باشد که کسب و کار شما به طور منظم انجام می دهد. این مفهوم می‎تواند به عنوان مثال، به معنای معارفه یک کارمند جدید یا ارسال یک محصول به مشتری باشد. توجه کنید که “فرآیندها” نباید با پروژه ها یا وظایف اشتباه گرفته شود. پروژه معمولاً یکبار اتفاق می افتد. برای مثال می توانید یک استراتژی بازاریابی برای مشتری ایجاد کنید. آنچه شما برای آن مشتری خاص ایجاد می کنید احتمالاً کار اصلی خواهد بود. از طرف دیگر وظایف مراحل خاصی در یک فرآیند یا یک پروژه هستند. یک فرآیند می تواند شامل ۵-۶ وظیفه باشد که به عنوان مثال باید به صورت متوالی تکمیل شوند. یا به روشی مشابه، یک پروژه ممکن است شامل چندین وظیفه باشد که می بایست انجام شوند.

 BPM چگونه کار می کند

هیچ راهی برای “انجام BPM ” وجود ندارد. بلکه این اصطلاح بسیار گسترده تر است. اگر دائماً در حال تجزیه و تحلیل و تلاش برای بهبود فرآیندهای منفرد هستید، یعنی سازمان شما در حال مدیریت فرآیندهای کسب و کار خود است.

شرایطی که یک نرم افزار  BPM قدیمی (Old BPM) از قبل وجود دارد – اما به طرز دردناکی از کار افتاده شده است.

نرم افزارهای “Old BPM” قدیمی خسته و خراب هستند. آنها هرگز برای کاربران کسب و کار کارساز نخواهند بود. به دلایل زیر:

  • اکنون کاربران تصمیم دارند خود یک نرم افزار خریداری کنند. Old BPM توسط بخش فناوری اطلاعات شما خریداری شده است، که عموماً به تجربه کاربر اهمیت نمی دهد – چرا که عموما توسط یک شرکت بزرگ / خسته کننده ساخته شده است.
  • ابزارهای ابری اکنون توسط هر کسی و در هر زمان به طور رایگان قابل امتحان کردن هستند. در حالیکه با Old BPM شما باید با بخش فروش تماس گرفته و منتظر ۵۰ سوال باشید تا فقط بتوانید نگاهی به محصول بیاندازید و در نهایت در شرایطی که واقعا خسته شده اید تصمیم بگیرید.
  • افراد می خواهند گردش کار خود را با مشتریان به اشتراک بگذارند. اما با Old BPM سعی داشتید فقط فرآیندهای داخلی را خودکار کنید. مشتریان شما کاملا با آن غریبه بوده و حتی از دیدن آن بسیار می ترسند.
  • افراد انتظار دارند ابزارهای ابری را بدون کمک گرفتن از بخش IT تلفیق کنند. در حالیکه در صورت استفاده از Old BPM مهندسان مجبور به نوشتن کد برای ایجاد یک ادغام ساده می باشند. امروزه این سرویس ها تبدیل به سرویس های کشیدن و رها کردن شده اند.
  • مردم انتظار دارند بتوانند روی گوشی خود نیز با نرم افزار کار کنند. این بدان معنی است که نمودارهای فشرده غول پیکر و قدیمی درBPM قدیمی از بین رفته اند – زیرا در صفحه گوشی شما جای نمی گیرند – و فقط یک “فرآیند عالی” را تعریف می کنند.
  • مردم از فلوچارت ها خسته شده اند.Old BPM همچون یک کشیش اعظم بود که به شما می گفت یک فرآیند چگونه می تواند انجام شود / و شما باید مطیع آن باشید. اکنون کارکنان و تیم های مدرن به دنبال ایجاد مشارکت و همکاری هستند.
  • مردم انتظار دارند که همه مزایای فضای ابری برای آنها وجود داشته باشد.Old BPMهرگز در فضای ابری متولد نشده و هرگز برای فضای ابری طراحی نشده است. و این قضیه باعث ایجاد مجموعه عظیمی از فرصتهای از دست رفته می‎شود.
  • شرکت ها در هر اندازه ای که باشند به مدیریت فرآیند نیاز دارند – و بسیاری از آنها هرگز چنین کاری نکرده اند. از آنجا کهOld BPM بسیار گران و پیچیده بود، تنها شرکت های بزرگ توانایی خرید آن را داشتند. بقیه ما کنار گذاشته شدیم.
  • مردم در مورد هوش مصنوعی هیجان زده هستند – اما نمی دانند از کجا باید شروع کنند. باOld BPMاحتمال اینکه بتوانید بدون کمک گرفتن از ارتشی از مهندسین از هوش مصنوعی بهره ببرید، تقریبا صفر است. ولی به کمک سیستمهای ابری استفاده از هر نوع هوش مصنوعی که دوست دارید و اجرای اتوماسیون شگفت انگیز برای عکس ها، صداها، ویدئوها و موارد دیگر، همچون یک بازی کودکانه است.

BPM  کمک می کند تا بیشترین بهره را از کسب و کار خود ببرید

بیش از نیمی از کسب و کارها در حال حاضر مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به دلیل افزایش بازگشت سرمایه بسیار مهم می‎دانند. غیر از سود خالص، چندین مزیت اساسی دیگر نیز وجود دارد که توسط BPM ارائه می شود . از جمله:

  • چابکی کسب و کار – هر شرکتی که تمرکز خود را روی بهبود مداوم بگذارد، فرهنگ نوآوری را توسعه می دهد. کارمندان شما به تغییر عادت می کنند، بنابراین هر زمان که بخواهید تغییرات اساسی در استراتژی شرکت ایجاد کنید، بدون دردسر و وحشت زیاد می توانید این کار را انجام دهید.
  • رضایت مشتری – اگر تمام فرآیندهای شما در حد ممکن کارآمد باشد، در نهایت محصول یا خدمات بهتری خواهید داشت. به عنوان مثال می توانید محصولات خود را ارزانتر کنید؛ زیرا هزینه فرآیندهای شما کمتر است. و این امر باعث خوشحالی بیشتر مشتریان شما خواهد شد.
  • روحیه کارکنان – کارکنان دوست دارند احساس تعامل کنند. اگر از بازخورد آنها برای بهبود فرآیندهای خود استفاده کنید (و به آنها پاداش دهید)، آنها از کار خود بسیار راضی خواهند بود.

مدیریت فرآیندهای کسب و کار – روش و نرم افزار

یکی از دلایل گیج کننده بودن BPM این است که افراد مختلف از این اصطلاح در زمینه های متفاوت استفاده می کنند. در حالی که این کلمه خود به یک روش اشاره دارد، بخش نرم افزاری آن نیز وجود دارد. تفاوت اصلی بین این دو مورد این است که BPM یک روش برای نقشه برداری، بهینه سازی و بهبود فرآیندها است. از طرف دیگر، نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) وسیله ای برای اجرا است. نرم افزار BPMS ، به هر قسمت کوچک از BPM کمک می کند. به کمک آن می توانید:

  • فرآیندهای خود را ترسیم کنید – باBPM می توانید مدل های دیجیتالی فرآیندهای خود را ایجاد کنید. این امر تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندها را به طور قابل توجهی آسان می کند.
  • اعمال تغییرات – بدون این نرم افزار، باید مرتبا عملکرد کارمندان خود را پیگیری نموده و اطمینان حاصل کنید که آنها فرآیند جدید را دنبال می کنند و اینطور نباشد که دوباره به کار قبلی باز گردند. با کمک BPMS، تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که یک تغییر در سیستم ایجاد کنید و این تغییر به طور خودکار اعمال می شود.
  • تجزیه و تحلیل فرآیند- BPMS  فرآیندهای شما را ردیابی می کند، و به شما امکان می دهد که هر زمان تنگناها، ناکارآمدی ها و موارد دیگر وجود داشته باشد، از آن باخبر گردید.

ممکن است همه مواردی که ذکر شد شگفت انگیز به نظر برسند. نرم افزار اساساً نیمی از کار را برای شما انجام می دهد. درست است، نرم افزار بسیار مفید است، اما یک مشکل بزرگ در مورد ارائه دهندگان اصلی نرم افزار BPM وجود دارد. آنها کمی منسوخ شده اند و مانند اکثر نرم افزارهای سازمانی قدیمی، نصب آنها نیز هم بسیار گران و هم سخت است. نصب خود ماهها طول می کشد و هزینه زیادی برایتان دربر دارد. و این فقط یکی از مشکلات کار کردن با نرم افزارهای قدیمی BPM است. استفاده از آنها نیز بسیار دشوار است، بنابراین شما باید آموزش ویژه ای برای تیم های خود برگزار نمایید.

۲ نمونه عملی مدیریت فرآیند کسب و کار

اکنون که به صورت تئوری در این باره صحبت کردیم، احتمالاً این سوال را دارید که “از کجا شروع کنم؟” برای اینکه بتوانید در مورد برخی از متداول ترین کاربردهای BPM بهتر فکر کنید، ۲ مثال عملی را شرح خواهیم داد، که می توانید مستقیماً در کسب و کار خود از آنها استفاده نمایید.

 منابع انسانی

اگر تنها یک عملکرد کسب و کار وجود داشته باشد که واقعاً بتواند از BPM بهره مند شود، آن عملکرد منابع انسانی یا HR است. حدود نیمی از کار منابع انسانی را فرم ها یا مدیریت اسناد تشکیل می دهند. اپلیکیشن را طوری تنظیم کنید که سند را پر کند، از مدیریت شرکت بخواهد آن را امضا کند، برگه های مرخصی ها را تأیید و امضا نماید. همه این کارها می تواند بسیار بی نظم و وقت گیر باشد. حتما نمی خواهید بخش منابع انسانی شما نیمی از وقت خود را صرف اطمینان از امضای سند مرتبط کند. اگر از نرم افزار BPM  استفاده کنید، می توانید تمام مراحل مدیریت اسناد را خودکار نمایید. به عنوان مثال، سعی می کنید تأیید مرخصی ها را خودکار کنید. کارمندان شما از طریق نرم افزار فرم را پر می کنند، سپس فرم به HR ارسال می شود. پس از تأیید منابع انسانی، سیستم آن را برای امضا به بخش مدیریت می فرستد. بدون استفاده از نرم افزار، این امر شامل بسیاری از تبادلات و نامه نگاری ها خواهد بود.

معارفه افراد جدید

خواه در حال کار با یک مشتری جدید باشید و خواه در پروسه استخدام یک کارمند جدید یا شروع کار با یک تامین کننده جدید، بهرحال باید ابتدا مراسم معارفه را به جای آورید. این به معنای سرعت بخشیدن به عملکرد سازمان شما است.

برخی از روش هایی که می توانید در اینجا از BPM استفاده کنید عبارت است از:

  • معارفه کارکنان: هر زمان که یک کارمند جدید استخدام می کنید، باید آنها را سریع تر وارد فضای کار نمایید. اسناد زیادی وجود دارد که شما باید آنها را تأیید کنید، تجهیزات مناسب را در اختیارشان قرار دهید، آنها را به بقیه اعضای تیم معرفی کنید و غیره. BPMS ساختاری برای این فرآیند به شما می دهد و این اطمینان حاصل می شود که هرگز مراحل حیاتی را از دست نمی دهید.
  • معارفه مشتری – اگر می خواهید با مشتری جدیدی شروع به کار نمایید، فارغ از اینکه چگونه پروژه ای باشد، چندین مرحله اصلی وجود دارد که باید انجام دهید. باید بفهمید مشتری برای رسیدن به چه چیزی به شما نیاز دارد ، چگونه می خواهد ارتباط برقرار کند و غیره. همانند فرآیند معارفه کارکنان ، می توانید از BPMS برای ساده سازی فرآیند معارفه مشتری نیز استفاده نمایید.

منبع:

https://tallyfy.com/guides/business-process-management-bpm/

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.