
هدف نهایی برای هر سازمانی، دستیابی به رشد بیشتر است. این امر تنها زمانی امکان دارد که بتوان کارایی فرآیندهای کسب و کار را افزایش دهید. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS)، میتوان ادغام، اتوماسیون، تحلیل و شبیهسازی فرآیند را تسهیل نمود. شما میتوانید فرآیندهای کسب و کار داخلی سازمان خود را برای عملکرد بهتر هماهنگ کنید. اما، برای انتخاب BPMS مناسب سازمان چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟ در امر انتخاب BPMS مناسب عوامل متعددی وجود دارد. در زیر مراحلی توضیح داده شده که توصیه میشود برای انتخاب BPMS مناسب برای کسب و کار خود آنها را دنبال نمایید.
۱. تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار خودتان
منظور از فرآیند کسب و کار مجموعهای از فعالیتهای روزمره کسب و کار هستند. بدون داشتن فرآیندهای تجاری منظم، دستیابی به اهداف کسب و کار غیر ممکن است. فرایندهای داخلی در سازمان ها به طور قابل توجهی متفاوت است. بیشتر نرمافزارهای BPMS در بازار بر روی دیدگاههای رایج تأکید دارند و راه حلهای خاص برای فرآیندهای خاص ارائه نمیکنند. بنابراین برای انتخاب BPMS مناسب، اولین گام این است که فرایند کسب و کار خود را تجزیه و تحلیل کنید. برای مثال، فرآیند خدمات حمل و نقل مشتری به تعامل میان مشتریان و نمایندگان شرکت ارتباط دارد. یعنی شما نیاز به یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار دارید که میتواند برای تسهیل فرآیند خدمت رسانی به مشتری راه حلهایی شامل مدیریت بلیط، طبقه بندی پرس و جوی مشتریان و غیره را ارائه دهد. اگر در چنین فرآیندهایی در حال حاضر هیچ مشکلی وجود نداشته باشد، میتوانید نرم افزار BPMS که شکافها را پر کرده و روند پردازش را کامل میکند، در نظر بگیرید.
برای مطالعه بیشتر درباره تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار اینجا کلیک کنید.
۲. شناسایی ویژگی های ضروری که نرمافزار باید دارا باشد
هنگام انتخاب BPMS مناسب لازم است ویژگی های ضروری را مشخص کنید. برای تعیین ویژگیهای اصلی مورد نیاز خود، با استفاده از این سوالات مشکلات خود را بررسی کنید:
● آیا استاندارد سازی یا الزامات سفت و سخت مهمتر از انعطاف پذیری است؟ این سوال به شما کمک میکند تا سطح سفارشی سازی مورد نیاز خود را تعیین کنید.
● آیا کارکنان بیش از حد درگیر کارهای مکانیکی هستند؟ اگر بله، برای انتخاب BPMS مناسب به قابلیتهای اتوماسیون قوی و احتمالا خودکار سازی فرآیند رباتیک (RPA) توجه کنید.
● آیا فرآیند شما نیاز به تعامل با اشخاص ثالث دارد؟ اگر چنین است، نرم افزار شما باید قادر باشد مشتریان، تامین کنندگان و سایر اعضای خارج از سازمان را برای ارتباط با شما از طریق سیستم فعال کند.
● آیا شما غرق در دادههای غیر سازمان یافته و یا استفاده نشده هستید؟ در اینصورت برای انتخاب BPMS مناسب مجهز بودن به گزارش تحلیلی و یک پایگاه دادههای امن و قابل تنظیم ضروری است. اگر تولید و خواندن گزارشها آسان باشد، یک ویژگی بسیار خوب است.
● آیا شرکت شما بر سیستم های متعدد باقیمانده از قبل تکیه میکند؟ یک نرم افزار با یک رابط کاربری قابل برنامه ریزی انتخاب کنید که میتواند تمام یا چند سیستم موجود را با هم ادغام کند.
در نهایت برای این مرحله، به یاد داشته باشید که هنگام انتخاب BPMS مناسب به دنبال حل مشکل هستید، نه خرید یک ویژگی. اگر مشکل شما میتواند بدون یک ویژگی که فکر میکردید ضروری است حل شود، پس این ویژگی را به عنوان عامل تعیین کننده در نظر نگیرید.
۳. مشخصات محصول
ویژگی های نرم افزار BPMS از منظر توانایی محصول برای حل مشکل مشتری مهم هستند. نه کمتر و نه بیشتر. یک نرم افزار BPMS سازمانی ممکن است تمام ویژگیهای خرد و ریز را داشته باشد، اما اگر نتواند مشکل موثر مشتری را حل کند، محصول اساسا ناقص است. بنابراین توجه به ویژگیهای محصول از زاویه مشکل مهم است. برخی از ویژگی های مورد نیاز در نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار عبارتند از:
• مدیریت دانش: یک نرم افزار BPMS باید دارای ظرفیت کافی برای ارائه دانش و اطلاعات در سراسر سازمان باشد. این ویژگی پاسخ های سریع برای جمع آوری تمام انواع داده های سازمان را فراهم نموده و در نتیجه سناریوی بهتری برای سودآوری ایجاد کند.
• همکاری اجتماعی: با استفاده از ویژگی همکاری اجتماعی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار، یک سازمان قادر به مطالعه و درک ایدئولوژی های بین ادارات میباشد و همچنین میتواند برای دستیابی بیشتر به آن کار کند. همکاری اجتماعی یک ابزار موثر برای شناسایی ایده های مختلف از بخش های مختلف در سراسر سازمان است، به طوری که طرح کسب و کار را میتوان به خوبی اجرا، و به اهداف کسب و کار دست یافت.
• تحرک: معرفی تحرک به دلیل رشد گوشی های هوشمند و تبلتها، در دنیای امروز، یک معیار مهم است. هنگام انتخاب BPMS مناسب بهتر است نرم افزاری را انتخاب کنید که حتما یک رابط کاربر پسند داشته باشد و بتواند ارتباطات بین دپارتمانها را روی یک دسکتاپ مهیا نماید.
• امنیت: امنیت عالی باید اولین و مهمترین اولویت در انتخاب BPMS مناسب مناسب باشد. نرم افزار باید به اندازه کافی برای حفظ اطلاعات، داده ها و سایر اسناد محرمانه هر سازمان امن باشد. یعنی باید داده های شما را از فجایعی مانند هک شدن، نفوذ داده های مجازی و غیره محافظت کند.
۴. گسترش فضای ابری یا On-Premise

امروزه سازمانها بیشتر و بیشتر به سوی فضای ابری حرکت میکنند و این روند حتی در شرکت های بزرگ هم دیده میشود. مدل OpEx، سرمایه گذاری اولیه کم، کمتر بودن ریسک و گزینههای مقیاس پذیری قابل ملاحظه، باعث میشود که نرم افزارهای پشتیبانی کننده از فضای ابری، یک پیشنهاد بسیار وسوسه انگیز باشند. ممکن است بخواهید از خطراتی مانند ذخیره سازی دادهها در خارج از شرکت خود، افزایش هزینهها و کابوسهای مهاجرت در صورت انتقال به فروشنده های مختلف مطلع شوید. سازمان شما ممکن است منحصر به فرد باشد و قبل از تصمیم گیری برای انتخاب BPMS، این نکات را با دقت بررسی کنید.
۵. جستجو برای فروشندگان قابل اعتماد
همانطور که آماده انتخاب BPMS مناسب برای سازمان خود میشوید، باید در مورد فروشندگان قابل اعتماد که میتوانند به شما در دریافت نرم افزار مورد نظر کمک کنند، نیز تحقیق کنید. برای دقیق بودن، در هنگام نهایی کردن فروشنده نرمافزار باید عوامل زیر را مدنظر داشته باشید:
• بودجه: الزامات نرم افزاری سازمان به طور مستقیم با بودجه ای که سازمان شما برای این کار برنامه ریزی کرده، متناسب است. بنابراین، بسیار مهم است که محدودیت های مربوط به بودجه سازمان خود را بدانید تا در انتخاب BPMS مناسب مناسب به خوبی عمل کنید.
• توسعه: فروشندگان نرمافزار چگونه میتوانند BPMS را در سراسر سازمان نصب کنند؟ آیا BPMS مجهز به فضای ابری ارائه میدهند؟ در مورد آن فکر کنید.
• گاه شمار پیاده سازی: به شدت توصیه میشود از لیستی از فروشندگان بر اساس مهلت زمانی پیشنهادیشان انتخاب خود را انجام دهید. فروشندهای که به مهلت زمانی سازمان شما اهمیت میدهد همان گزینهای است که باید شما را همراهی کند.
• پشتیبانی محصول: همیشه فروشنده نرم افزار را بر اساس پشتیبانی که از محصول خود انجام میدهد انتخاب کنید. فروشندگانی که پشتیبانی فوری به مشتری خود ارائه میدهند بهترین تامین کنندگان محسوب میشوند. یک فروشنده معتبر همیشه تا زمانی که قضیه حل و فصل شود مودب و فروتن است.
• موقعیت فروشنده: اطمینان حاصل کنید که فروشنده در نزدیکی محل سازمان شما واقع شده است، زیرا این امر در صورتیکه هر گونه مسئلهای رخ دهد، عاملی برای صرفه جویی در زمان میشود.
• مراجعین قبلی: همیشه به توصیه مراجعین و مشتریان قبلی فروشنده موردنظر توجه کنید. این امر قطعا به شما در درک بهتر رفتار حرفه ای هر فروشنده کمک خواهد کرد.
۶. هنگام کار با دمو یا نسخه نمایشی فعال باشید و محصول را با توجه به نیازهایتان ارزیابی کنید
برنامه ریزی برای اجرای دمو و مشارکت در آن با سوالات آماده شده مهمترین گام در انتخاب BPMS مناسب است. تنها در طی کار با نسخه دمو یا نسخه نمایشی است که میتوانید دریابید محصول چه کارهایی میتواند انجام دهد و واقعا احساس کنید که آیا انتخاب مناسبی برای کسب و کار شما هست یا خیر.
سوالاتی که بهتر است از دستیار یا نماینده فروش بپرسید عبارتند از:
● چگونه محصول شما میتواند به من کمک کند تا مشکل خود را حل کنم؟ مشکل را در چند کلمه توضیح دهید و اجازه دهید نمایندگان به شما نشان دهند که چگونه محصول آنها میتواند یا نمیتواند نیازهای شما را برآورده کند.
● آیا محصول شما ویژگی های خاصی دارد که به حل این مشکل کمک میکند؟ این سوال به شما کمک میکند تا به قابلیتهای کامل محصول بپردازید.
● آیا محصول خود را بهترین راه حل برای مشکل من میدانید؟ اکثر آنها پاسخ مثبت میدهند، اما شما میتوانید بر اساس پاسخ آنها درک کنید که این شایستگی تا چه حدی است.
● آیا شما موارد مشابهی با مورد من و یا مشتریان دیگری در همین صنعت دارید؟ در بهترین حالت، شما یکی از بسیاری از مشتریان دیگر در همان صنعت هستید و یا درصدد هستید مشکل مشابهی را حل کنید.
قبل از اینکه به سراغ یک نسخه نمایشی دیگر بروید، بر اطلاعاتی که دریافت کرده اید متمرکز شوید. برای انتخاب BPMS مناسب سؤالات ذکر شده را پرسیده و بعدا با بقیه یادداشت های خود مقایسه نمایید.
۷. پیاده سازی مدل
آخرین گام برای انتخاب BPMS مناسب، پیاده سازی مدل است و این گام ممکن است هزینه کلی پروژه را تعیین کند. پیادهسازی های سازمانی معمولا از طرف شرکای نمایندگی و ادغام کنندگان سیستم ها به اجرا در میآیند. پیاده سازی های کوچکتر ممکن است توسط تیم خدمات حرفه ای فروشنده هدایت شوند و ممکن است بر کل هزینه ها و زمان بندی ها تاثیر بگذارند.
https://www.bptrends.com/steps-for-choosing-the-right-BPMS-software-for-your-business /
https://www.processexcellencenetwork.com/business-process-management-BPMS/news/7-crucial-steps-for-choosing-the-right-BPMS
https://www.cflowapps.com/10-points-to-consider-while-choosing-a-BPMS-software /