چرا به طراحی معماری فرایند سازمانی نیاز داریم؟

 

یکی از پایه‌های اصلی مدیریت فرایند کسب و کار، معماری فرایند سازمانی یا معماری فرایند کسب و کار است. در واقع معماری فرایند سازمانی یکی از عواملی است که امکان مدیریت فرایند را فراهم می‌کند. معماری فرایند سازمانی برای مدیریت فرایندمحور در هر سازمانی، ضروری است.

معماری فرایند کسب و کار اگر به طور دقیق و به درستی پایه ریزی شده باشد، یک ابزار قوی برای مدیریت و تصمیم گیری است و به روش‌های مختلفی می‌توانید از مزایای آن بهره‌مند شوید.

مدیران کسب و کارها با چالش‌های متعددی در سازمان خود دست و پنجه نرم می‌کنند. چالش‌هایی مثل دیجیتالی کردن فرایندها، راه اندازی یک برنامه تجربه مشتری، برنامه‌ریزی برای راه‌اندازی یک پلتفرم فناوری جدید یا حتی کاهش هزینه‌ها. اکثر مدیران دقیقا می دانند که چه رویکردی باید برای غلبه بر این چالش‌ها اتخاذ شود ولی به دنبال روش‌هایی هستند که احتمال موفقیت آنها را افزایش دهد.

مدیران آگاه به خوبی می دانند که دانستن راه حل، همیشه به موفقیت منجر نمی‌شود و همیشه شکست‌ها بیشتر از موفقیت‌ها است.

همه ما در مواجهه با مشکلات و چالش‌های کسب و کار خود با شک و تردید زیادی در زمینه‌های مختلف مواجه می‌شویم. مثلا همیشه به این فکر می‌کنیم که آیا چیزی را از قلم انداخته‌ایم؟ از کدام نقطه ضعف‌های قبلی باید فاصله بگیریم؟ چطور نباید درگیر مشکلات تکرار شونده قبلی شویم و یک کار اشتباه را دوباره تکرار نکنیم؟ چطور می‌توانیم با صرف کمترین زمان به بهترین نتایج دست پیدا کنیم در دنیایی که زمان و سرعت عمل، حرف اول را می‌زند.

هر چالشی که در مسیر کسب و کار با آن مواجه شوید بدون تردید پاسخی دارد و پاسخ این چالش‌ها در معماری فرایند سازمانی و معماری کسب و کار مبتنی بر فرایند نهفته است. معماری فرایند درست مثل یک نقشه بازی است که شما را برنده می‌کند یا با دیگران، تمایز می‌دهد.

معماری فرایند سازمانی

مزایای معماری فرایند

معماری فرایند دو دسته مزیت مهم دارد؛ یکی مزیت‌های اصلی و قابل مشاهده و دیگری مزیت‌هایی که معمولا در سایه مزایای اصلی قرار می‌گیرند.

مزایای اصلی معماری فرایند

۱. هماهنگی مجدد یا تنظیم برنامه‌ی سرمایه‌گذاری عملکرد با توجه به قابلیت ارزیابی

۲. هماهنگی مجدد یا هم‌ترازی معیارهای سنجش عملکرد

۳. افزایش و بهبود عملکرد سرمایه‌گذاری در بخش IT

۴. تصمیم گیری سریع‌تر

۵. کاهش اتلاف هزینه سرمایه‌گذاری

۶. کاهش خطر شکست برای برنامه‌های استراتژیک و اصلی

مزایای جانبی معماری فرایند عبارت‌اند از:

۱. ایجاد زبانی مشترک و واحد بین مدیران یک مجموعه

۲. افزایش تعامل و مستحکم‌تر کردن مالکیت

۳. درک صحیحی از جهت‌گیری فرایندها

۴. تقویت تیم رهبری و مدیریت

۵. اصلاح شیوه تفکر و تغییر رویکرد

معماری فرایند سازمانی دارای مزایایی دیگُری نیز است که لزوم استفاده از آن را ثابت می‌کند. در ادامه به چند مورد از آنها اشاره می‌کنیم:

 

ارزیابی آسان‌تر گستره پروژه

اولین و مهم ترین مزیتی که معماری فرایند سازمانی به دنبال دارد، ایجاد امکان ارزیابی گستره پروژه است. ایجاد درک صحیح از محدودیت‌های پروژه برای اینکه بتوانید فرایندهای تاثیرگذار را پیدا کنید، بسیار ضرورت دارد. معماری فرایند یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارزیابی و درک صحیح پروژه است.

از آنجایی که معماری فرایند سازمانی ، فرایندها را بر اساس یک سلسله مراتب خاص قرار می‌دهد و آنها را با توجه به فرایندهای مرتبط، دسته بندی می‌کند، ارزیابی کردن قسمت‌های مختلف یک پروژه در سطوح کوچک‌تر، بسیار راحت‌تر می‌شود و به راحتی می‌توانید پی ببرید که کدام فرایند در این سلسله مراتب، تاثیرگذاری بیشتری داشته است.

این ویژگی دو مزیت مهم دارد:

۱. مقیاس‌ها به سرعت قابل ارزیابی هستند و ارزیابی آنها از طریق بررسی تعداد فرایندهای تاثیرگذار بر پروژه و عمق آنها انجام می‌شود.

۲. تعیین گستره پروژه‌ها می‌تواند بر اساس منابع مورد توافق و قابل درک عمومی، انجام شود. با ایجاد محدودیت برای فرایندهایی که قابلیت ایجاد تغییر در پروژه دارند، می‌توانید تاثیرگذاری هر کدام را بررسی کنید.

در مجموع این ویژگی باعث می‌شود که مدیران پروژه‌ها بتوانند تصمیماتی آگاهانه و بر اساس آمار و ارقام و اطلاعات صحیح بگیرند.

تحلیل تاثیر و وابستگی پروژه

معماری فرایند به طور مختصر و در قالبی قابل تکرار، شیوه اطلاع از تاثیراتی که یک پروژه خواهد داشت را ارائه می‌کند. در واقع با معماری فرایند می‌توانید فرایندها را در دسته بندی‌های جزئی‌تری قرار دهید و مشخص کنید که دقیقا هر پروژه یا فرایند چه تغییراتی را ایجاد می کند یا با چه فرایندی قابل جایگزینی است.

این ویژگی به این خاطر است که معماری فرایند مشخص می‌کند که کدام فرایندهای جزیی کسب و کار تحت تاثیر قرار دارند و وابسته به کدام فرایندها هستند. با اطلاعاتی که از این طریق فراهم می‌شود، مدیران پروژه و مدیران فرایندها و تصمیم‌گیران کسب و کارها می‌توانند به سرعت، افراد، فعالیت‌ها و فناوری‌های موثر بر پروژه‌ها را شناسایی کنند. همه‌ی این عوامل در معماری فرایند، در ارتباط با یکدیگر قرار دارند و جدا از هم نیستند.

تشخیص فرایندهایی که تحت تاثیر فرایندها و پروژه‌های دیگر هستند، مزایای فراوانی دارد. از جمله اینکه نشان می‌دهد نقش مردم یا فعالیت‌های روزانه در تغییرات فرایندها به چه صورت است.

تمرکز بر ارزش‌

یکی از مزایای مهم معماری فرایند سازمانی تمرکز بر ارزش است.

این تمرکز از طریق تصویرسازی فرایندهای سازمان انجام می‌شود. اگر قرار است فرایندی مدیریت شود و بهبود و ارتقاء پیدا کند باید به درستی تعریف شود، اطلاعات لازم برای آن جمع آوری شود و تطبیق داده شود. این همان کاری است که معماری فرایند انجام می‌دهد.

تمرکز سازمان بر تحویل ارزش، یکی از مهم ترین نکاتی است که باید توسط مدیران مورد توجه قرار بگیرد. اگر معماری فرایند را ایجاد و حفظ کنید، در نتیجه این پایبندی، به طور دائمی بر تحویل ارزش از طریق فرایندهای کسب و کار، تمرکز خواهید داشت.

یکی دیگر از ویژگی‌های معماری فرایند در جهت تمرکز بر ارزش، تعیین مسیر ارزش است. ارزش از طریق چارت سازمانی ایجاد و تحویل می‌شود.

بهبود ارتباطات

معماری فرایند کمک می‌کند که پاسخ‌های واضح و روشنی به سوال‌های مهم خود در مورد مشتریان داشته باشید. مثلا اینکه مشتریان ما را چه کسانی تشکیل می‌دهند و اینکه آنها چه ارزشی از طرف برند ما دریافت می‌کنند.

با معماری فرایند همه سهام داران داخلی و خارجی را به تعامل بیشتری وا می‌دارید. برای توسعه معماری فرایند کسب و کار، فهرستی از تمام سهام‌داران و ارزیابی ارزش تحویل شده به آنها، جزو پیش‌نیازهای اصلی است.

همچنین مدل‌های معماری فرایند مثل مخزنی برای ثبت اطلاعات مربوط به فرایندها است. در واقع جایی است که همه اطلاعات فرایندها، نگهداری و با هم ادغام و مرتبط می‌شود.

تسهیل کردن مدیریت عملکرد فرایند

تسهیل مدیریت عملکرد فرایند از چند طریق صورت می‌گیرد:

ارسال و اشتراک‌گذاری اطلاعات عملکرد فرایندها: برای اینکه همه افراد درگیر در فرایند بر تحویل ارزش تمرکز کنند، عملکرد فرایند باید تعریف شود، مورد ارزیابی قرار بگیرد، گزارش شود و مورد بحث قرار بگیرد.

تعریف رابط‌ها برای فرایندهای بیرونی: فرایندهای یک سازمان فقط به همان سازمان محدود نمی‌شوند و برخی از آنها از مرزهای سازمانی می‌گذرند و با فرایندهای بیرونی ارتباط پیدا می‌کنند. رابط‌هایی که فرایندهای داخلی و بیرونی را به هم پیوند می‌دهد از طریق معماری فرایند سازمانی قابل تعیین است.

شناخت وابستگی‌های فرایند: هیچ فرایندی به طور کاملا مستقل وجود ندارد. فرایندها در ارتباط تنگاتنگ با یکدیگر قرار دارند و ایجاد تغییر در یکی از آنها، باعث تغییر در سایر فرایندها می‌شود. معماری فرایند از این وابستگی‌ها که گاهی دور از چشم ما وجود دارند، پرده برمی‌دارد و آنها را نمایان می‌کند.

الویت بندی فعالیت‌های مرتبط با بهبود و آنالیز فرایند: هر سازمان مجموعه‌ای از فرایندهای متعدد و متنوع دارد. تنوع و تعدد فرایندها لزوم تحلیل و بررسی آنها و بهبود فریندها را ثابت می‌کند.

در مجموع، توسعه و حفظ معماری فرایند سازمانی یک مفهوم ذهنی و انتزاعی نیست بلکه نوعی پشتیبانی عملی، اثبات شده و تاثیرگذار برای دستیابی به اهداف سازمانی است.

 

 

منبع ۱

 

منبع ۲