چند کیس استادی در مورد نرم افزار ProcessMaker
۱- کمپانی زاگیل Zagiel S.A. مدیریت فرآیند و بهرهوری خود را به کمک نرم افزار ProcessMaker بهبود میبخشد.
بررسی اجمالی
کمپانی زاگیل رهبر بازار مالی مصرف کننده در لهستان است. این شرکت در سال ۱۹۹۵، کمی پس از باز شدن اقتصاد لهستان تاسیس شد و یکی از اولین بازیکنان در بازار مالی مصرف کننده لهستانی بود. امروزه این شرکت بیش از ۸۰۰ کارمند ثابت دارد و در سراسر کشور فعالیت میکند.
شرکت زاگیل با توجه به نیازهای بازار، به تعدادی از فرآیندهای فروش وام و اعتبارات مالی متکی است که براساس یک پلتفرم سیستم سفارشی و تعداد زیادی فرآیندهای اداری در زمینه مدیریت اسناد و عملیات مالی، انجام میشود.
نقاط دارای مشکل
• هیچ وسیلهای برای توسعه و اجرای فرآیند کسب و کار به صورت یکپارچه وجود نداشت. گردش کارها هر یک شیوه ویژه خود را داشته و الگویی کلی برای آنها وجود نداشت. بنابراین تغییر و بهبود آنها و همچنین مدیریت فرآیندها دشوار بود.
• زمان اجرای فرآیندها(یک هزینه) در چارچوبهای سازمانی سنتی، بیش از حد طولانی بوده و بنابراین از دیدگاه شرکت ناکارآمد بود.
• به عنوان مثال، قبل از اجرای نرم افزار ProcessMaker، مدیریت و کنترل درخواستها، یک فرآیند مبتنی بر کاغذ بود و در نتیجه تقریبا هیچ کس نمیتوانست حجم دقیق درخواستها را محاسبه کند و اندازهگیری زمان صرف شده برای تصمیمگیریها و تغییرات درخواستها نیز امکان پذیر نبود.
راه حلها
این شرکت از چندین جریان کار موجود در نرم افزار ProcessMaker برای اتوماسیون فرآیندهای دفتری و همچنین فرآیندهای مدیریتی خود استفاده کرده است:
• اهمیت دادن به جریانهای مستند- برای بهبود مدیریت اسناد مالی مربوط به مشتریان شرکت، پیاده سازی و مستند شدن جریان کار (workflow) انجام شد. این جریان شامل مجموعه مستندات، تأییدیهها و خدمات روزمره بود.
• فرآیند خاتمه قرارداد – به منظور تضمین خاتمه سریع و سازمان یافته قراردادهای مشتریان و همچنین مدیریت حسابهای POS مربوط به توافقنامههای فسخ شده، جریان کاری در این زمینه ایجاد شد. این جریانهای کاری شرکت را در چندین شاخه سازماندهی میکنند.
• مدیریت کنترل درخواستها – یک جریان کار در کل شرکت، مدیریت کنترل درخواستها را پشتیبانی میکند. این جریان به تایید مجوز درخواست و اجرای تغییرات مرتبط با این تاییدیهها در اپلیکیشنهای نرم افزاری، اختصاص داده شده است.
• مدیریت کاربران سیستم فروش – در این مورد، جریان کار ایجاد شده، از مدیریت درخواستهای مربوط به پلتفرم فروش پشتیبانی نموده و از راهکار تک امضائی نرم افزار ProcessMaker بهره میگیرد. در واقع به عنوان یک رابط برای درخواستهای کاربران عمل میکند.
• مدیریت درخواست برای تغییر – گردش کار در این زمینه، به مدیریت ایدههای جدید تجاری مربوط به مدیریت تغییر در اپلیکیشنهای نرم افزاری شرکت کمک میکند. این روند، بخشی از مجموعه یکپارچه مدیریت IT شرکت است.
• مدیریتRFC – در این قسمت جریان کار از فرآیند درخواست برای تغییر ITIL پشتیبانی میکند و به منظور مدیریت هماهنگ همه تغییرات در زیرساختهای IT، توسط واحد IT مورد استفاده قرار میگیرد.
نتایج
افزایشها:
• به لطف این واقعیت که جریان کارهای نرم افزار ProcessMaker از فرآیندهای اصلی کسب و کار پشتیبانی مینماید، امکان مدیریت فرآیندها به شیوهای قابل پیش بینی، قابل کنترل و انطباق آسان با نیازهای جدید، فراهم گردید.
• قابلیت ردیابی فرآیند با توجه به این واقعیت که تمام پرونده ها در یک سیستم اطلاعاتی ذخیره می‌شوند، بهبود یافته است. همچنین پاسخگویی و کارآیی بخشهایی که جریان کار به آنها اختصاص داده شد، بهبود یافته است. تمام اطلاعات مربوط به فعالیتهای موجود رد جریانکارها(workflow) از طریق راهکار گزارشدهی خودکار به راحتی قابل دسترسی بوده و ردیابی تمام آنچه در جریان فرآیند است برای مدیران ساده است.
• به وجود آمدن همکاری و امکان مدیریت حجم کار با توجه به داشتن دید روشنی از کارها برای هر شرکت کننده فرآیند، تخصیص خودکار وظایف و قابلیتهای همیاری نرم افزار ProcessMaker مانند مدیریت اولویت موضوعات، پیامهای ایمیل و یادداشت موارد.
کاهشها:
• کاهش اتلاف زمان در حین فرآیند با توجه به بهبود کنترل فرآیند و همچنین افزایش آگاهی و مسئولیت پذیری شرکت کنندگان مشمول جریان کار.
• کاهش اشتباهات برنامه به لطف انعطاف پذیری ProcessMaker و رابط کاربری قدرتمند آن.
• کاهش هزینه توسعه به لطف محیط توسعه آسان و یکپارچه نرم افزار ProcessMaker – تلاشهای توسعه دهندگان برای ساخت یک برنامه تجاری به میزان قابل توجهی کاهش یافته است.
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره پروسس میکر و آشنایی با نمونه های ایرانی موفق یا تعیین وقت مشاوره رایگان با ما در تماس باشید.
۲- بانک یونایتد آفریقا (United Bank for Africa) به کمک نرمافزار ProcessMaker زمان چرخه درخواستها را بهبود میبخشد
بررسی اجمالی
بانک United Bank for Africa(UBA) یکی از موسسات مالی پیشرو در آفریقا است و به بیش از ۷.۲ میلیون نفر در ۷۰۰ دفتر تجاری واقع در ۱۹ کشور آفریقایی، خدمات بانکداری در سطح جهانی ارائه میدهد.
این موسسه اخیرا نرم افزار ProcessMaker را خریداری کرده تا در برخی از موارد بتواند از راهکار جریان کار استفاده نماید. سیستم قبلی قابلیتهای محدودی داشته و نیازهای چنین کسب و کار متغیری را در ارائه ارزش و خدمات به مشتریانش برآورده نکرد. این بانک با استفاده از نرم افزار ProcessMaker، یک رابط کاربر پسند و پویا، کشف کرد و یک موتور فرآیند قدرتمند که درک و پیاده سازی آن آسان بود.
نقاط دارای مشکل
· زمانهای بحرانی مانند زمان چرخه(گردش) یک درخواست، به وسیله نرم افزار قدیمی به دلیل محدودیتهای آن قابل اندازه گیری نبود.
· اتوماسیون فرآیندهای دستی پیچیده با استفاده از نرم افزار قدیمی دشوار و زمان بر بود.
· دستیابی به اتوماسیون کامل سخت بوده و تغییر یا بهروزرسانی شیوههای فعلی به معنی تنظیمات دشوار سیستم قدیمی بود.
· تمام موارد فوق باعث تحمیل هزینههای اضلفی به سیستم میشد.
راه حل
موسسه UBA با استفاده از نرم افزار ProcessMaker به عنوان راهکاری برای BPM، ماژولهای مختلف را به صورت یک فرآیند واحد و اتوماتیک و یکپارچه درآورده و اکنون اجازه میدهد که درخواست هر مشتری از ابتدا تا پایان بطور اتوماتیک ایجاد و ردیابی شود.
نتایج
افزایشها:
· افزایش کارایی و شفافیت در موارد مدیریتی به لطف اتوماسیون کامل نرم افزار ProcessMaker ، ساده شدن پیگیری عملیات مربوط به مشتری و در نتیجه کوتاه شدن چرخه کاری این عملیات.
· خدمات مشتریان از زمان ثبت نام به صورت الکترونیکی قابل جستجو هستند و کاربر وقت کمتری را صرف جستجوی فایل های کاغذی درخواست مشتری میکند.
· داشتن یک سیستم الکترونیکی یکپارچه با ایمیل، باعث افزایش همکاری دفاتر و دسترسی آسان و گسترش خدمات به هر یک از دفاتر تجاری شده است.
کاهشها:
· کاهش زمان چرخه درخواستهای مالی – که به عنوان یک دستاورد بزرگ شرکت از آن تقدیر شد.
· کاهش فضای ذخیره فیزیکی با کاهش استفاده از کاغذ.
· کاهش زمان انتظار و پردازش برای مشتری نهایی به دلیل بهبود بهرهوری.
· کاهش اشتباهات برنامه به لطف اعتبار سنجی فیلد ProcessMaker Dynaform و اطمینان از اینکه اطلاعات نرم افزار، کامل و صحیح است.
· کاهش ضایعات کاغذی به علت الکترونیکی شدن فرمها.
به نظرم بهتره مقاله «راهنمای ساده و گام به گام برای دانلود و نصب نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker)» را مطالعه کنید و حالا پروسس میکر را نصب کنید .
http://www.processmaker.com/ download-processmaker /