به معرفی ترسیم فرآیندبا استفاده از اشکال BPMN خوش آمدید!

‫امروز قصد داریم اشکال اساسی BPMN ‫و نحوه استفاده از آنها را معرفی کنیم.

‫البته برای افرادی که تجربه کمی در مورد ترسیم فرآیند دارند ‫یا قبلاً ویدیو‌های مشابهی را در این زمینه بررسی کرده‌اندر‫ما به اشکال اساسی ترسیم فرآیند مانند محدوده کاری، نقش کاری، ‫دروازه‌های انحصاری، رویداد‌های شروع و پایان نگاه میکنیم.

ما در واقع اولین نقشه فرآیند خودمان را خواهیم ساخت.

‫”BPMN” در اختصار ‫علائم مدلسازی فرآیند کسب‌وکار است. ‫مجموعه‌ای از اشکال استاندارد است

‫که برای نشان دادن نقشه‌های فرآیند به کار میرود.

‫این استاندارد در واقع ‫در بدنه‌ای به نام گروه مدیریت شیء نگهداری میشود ‫اگر تمایل دارید بیشتر در این باره بخوانید ‫از وبسایت omg.org بازدید کنید

خب، چرا افراد باید از BPMN استفاده کنند؟

‫خب BPMN مانند یک زبان است و چه به زبان بیاید چه برنامه‌نویسی شده باشد ‫اطمینان حاصل میکند ارتباطات با ثباتی ‫بین افرادی که نقشه فرآیند را بازبینی میکنند و افرادی که آن را مینویسند وجود داشته باشد ‫تا افراد دیگر بتوانند درک کنند شما سعی میکنید ‫چه چیزی را به واسطه نقشه فرآیندتان بیان کنید

‫اولین شکلی که آن را بررسی میکنیم محدوده کاری است و این واقعاً بنیادی‌ترین المان شماست. ‫این شکل به عنوان یک نگهدارنده ‫برای یک فرآیند عمل میکند ‫گرچه محدوده‌های کاری میتوانند چند نقش کاری در خودشان داشته باشند.

‫اما ما در چند لحظه دیگر آن را بررسی خواهیم کرد ‫چیزی که در خصوص محدوده‌ کاری اهمیت دارد به خاطر داشته باشید ‫ این است که این نگهدارنده شماست ‫و در محدوده‌ کاری‌تان ‫در واقع  فرآیندتان را ترسیم خواهید نمود.

‫همانطور که اشاره شد محدوده‌‌های کاری‌ ‫میتوانند در درونشان نقش‌های کاری داشته باشند ‫نقش کاری یک جداکننده در درون آن محدوده‌ کاری‌ است ‫که آن را برای ما بیش از پیش جدا میکند ‫و وظایفی که در آن نقش کاری ظاهر میشوند.  متعلق به همان نقش سازمانی یا بخش سازمانی هستند.

‫اگرچه ما در مثال‌مان تنها ۲ نقش کاری داریم ‫شما میتوانید در یک محدوده کاری چند نقش کاری داشته باشید.

‫اکنون بیایید اولین شکلی ‫که در گردش کار یک نقشه فرآیند ظاهر میشود را بررسی کنیم ‫این شکل تنها یک وظیفه نامیده میشود.

‫این مرسوم‌ترین شکل مورد استفاده است و نقشه‌های فرآیند شما ‫احتمالاً چندین مورد از این شکل را در خود خواهد داشت ‫این فعالیت یا قسمتی از کاری را تعریف میکند ‫که باید تکمیل گردد. ‫شما باید به هنگام تعریف وظایف‌تان از کلمات کنشی ‫مثل اداره کنید، مشخص کنید، یا بازبینی کنید، استفاده کنید

‫اکنون بیایید دومین شکل مرسوم‌مان ‫یعنی دروازه‌ انحصاری را بررسی کنیم

گاهی از این شکل با نام جعبه تصمیم‌گیری ‫یا تنها یک دروازه یاد میشود. ‫کاری که انجام میدهد این است که یک شرایط برای ما ایجاد میکند، ‫جایی که تصمیم‌ها باید اتخاذ شوند.

‫فرض کنید در حال رانندگی با یک ماشین هستید و به یک تقاطع میرسید و تصمیمات‌تان حرکت به چپ، راست، یا مستقیم است. ‫باید یک تصمیم بگیرید و تنها میتوانید یک راه را انتخاب کنید.

‫این کاری است که دروازه‌ انحصاری ما انجام میدهد. ‫آن شرایط را برای ما ایجاد میکند و در طبیعتش به حالت انحصاری تبدیل میشود. ‫چراکه شما تنها میتوانید یک انتخاب داشته باشید و سپس همان مسیر را دنبال کنید

‫یک شروع رویداد همان چیزی است که نامش پیشنهاد میدهد. این رویداد نشانگر آغاز نقشه فرآیند ما است

‫درحالی که انواع مختلفی از رویداد‌های شروع وجود داردو ما فقط اساسی‌ترین آنها را بررسی میکنیم. ‫و آن یک دایره با حاشیه‌ای بسیار نازک در اطرافش است‫من همچنین یک نوع دیگر آن را هم در اینجا قرار داده‌ام.  که دایره آن سبز میباشد.

‫چراکه بسیاری از ابزارهای ترسیم فرآیند که در واقع برای ساخت نقشه‌های فرآیند استفاده میشوند ‫به صورت پیش‌فرض ‫شکل شروع شما را به رنگ سبز قرار میدهند

‫مشابه رویداد شروع، رویداد پایان هم انواع مختلفی دارد. ‫اما برای امروز ما تنها شکل اساسی آن را بررسی میکنیم. ‫خب، میتوانید ببینید که مشابه رویداد شروع ‫این رویداد هم یک دایره است

‫اگرچه اکنون حاشیه دایره بسیار کلفت‌تر است. ‫من همچنین یک نوع دیگر رویداد پایان را ‫که به رنگ قرمز است هم قرار داده‌ام. ‫چراکه بعضی از آن ابزار‌های ترسیم فرآیند ‫این رویداد را هم به صورت پیش‌فرض به رنگ قرمز قرار میدهند

وقت آن است که سرگرمی شروع شود!

بیایید ساخت اولین نقشه فرآیندمان را بسازیم!

‫برای شروع من میخواهم درک کنم فرآیندی که میخواهم نقشه آن را ترسیم کنم چیست؟

‫برای امروز بیایید پرداخت هزینه شکلات بار توسط صندوقدار در یک فروشگاه را بررسی کنیم!

‫چیزی که همین حالا میتوانم بگویم این است که وقتی نهایتاً به سطح دوم خودم نگاه میکنم.

‫میدانم که حداقل ‫۲ نقطه فعل و انفعال در اینجا وجود دارد. ‫یکی از آنها بین آن مشتری که پرداخت را

‫برای شکلات بار انجام میدهد و دیگری بین آن صندوقدار.

‫سؤال دومی هم که برای هر نقشه فرآیندی بنیادی است ‫این است که محدودیت‌هایم را بدانم

‫نقطه شروع و نقطه پایان من کجاست؟

‫برای امروز بیاید فکر کنیم شروع زمانی است که صندوقدار تقاضای پرداخت دارد ‫و پایان زمانی است که

‫صندوقدار میگوید ممنونم!

‫با نگاه کردن به سطح اول‌مان میتوانیم تأیید کنیم که این یک توصیف سطح بالا است ‫میتوانیم ببینیم که در مجموع ۵ شکل وجود دارد ‫و تنها ۳ وظیفه در درون آنها است

‫چیزی که اهمیت دارد این است که سطح اول ما مقدمه را بنا میکند و میگوید آن فرآیند دقیقاً چه چیزی است ‫و یک نقطه نظر به شدت سطح بالا است ‫این برای دورهم آوردن ذی‌نفعان‌تان و رسیدن به یک موافقت جمعی‫در خصوص اینکه این فرآیند چه چیزی است میباشد ‫هیچ دستورالعمل تعیین شده‌ای وجود ندارد

‫تا مشخص کند چه تعدادی شکل باید منظور شود ‫با این وجود من شما را تشویق میکنم ‫که آن را  کمتر از ۷ شکل در نظر داشته باشید.

‫بیایید نگاهی به فرآیندمان بیندازیم

‫میتوانیم ببینیم که شکل شروع ما ‫در محدوده‌ای که در اسلاید قبلی معین کردیم قرار گرفته است.

‫صندوقدار ما تقاضای پرداخت دارد ‫که این فرآیند ما را آغاز خواهد کرد ‫اولین وظیفه ما این است که تصمیم بگیریم ‫با چه روش پرداختی میخواهیم پیش برویم؟ ‫به دنبال آن پردازش پرداخت ‫و سپس روش رسید است ‫و در نهایت به رویداد پایان میرسیم ‫جایی که روش پرداخت تکمیل شده است.

‫ممکن است بپرسید جزئیات بیشتر دیگری هم وجود دارد ‫چرا آنها را لحاظ نکردیم؟

‫باز هم میگویم، ما سعی میکنیم تصویری ذهنی ایجاد کنیم که مصور میکند آن فرآیند در یک سطح بالا چگونه به نظر میرسد.

‫اگر تقریباً بدانید فرآیند چه چیزی است من میگویم ما در ارتباطات سطح اول موفق عمل کرده‌ایم

‫اکنون بیایید به سطح دوم خودمان نگاه کنیم. این نقشه فرآیند فعل و انفعالات ما است ‫همین حالا میتوانیم بگوییم که ۲ نقش کاری ‫و همچنین چند جایگاه وظیفه در این سطح قرار گرفته است

‫میتوانیم ببینیم که محدوده کاری ما دو نقش کاری دارد که صندوقدار و مشتری ما هستند ‫و اینها ۲ نقطه فعل و انفعال ‫برای پرداخت شکلات بار ما خواهند بود

‫صندوقدار فرآیند ما رابا تقاضای پرداخت آغاز میکند ‫همانطور که فرآیند را آغاز میکنیم میتوانیم ببینیم

‫که اولین وظیفه زیر نقش کاری مشتری قرار گرفته است ‫این یعنی آنها مالک آن هستند ‫و این روش پرداخت ما را مشخص میکند.

‫میتوانیم ببینیم که دروازه انحصاری ‫یک انشعاب را در میان مسیر به وجود آورده است. ‫جایی که مشتری تنها می تواند بین کارت اعتباری بانکی ‫یا یک دستگاه NFC مثل روش‌های پرداختی اندروید یا اپل استفاده کند

‫همانطور که فرآیندمان را از دروازه انحصاری دنبال میکنیم و مسیر کارت اعتباری را پیش میگیریم ‫میتوانیم ببینیم که وظیفه بعدی ‫تحویل دادن کارت اعتباری به صندونقدار است

‫اکنون مشتری کارت اعتباری را به صندوقدار تحویل داده است ‫و میتوانیم دو وظیفه بعدی ‫که زیر نقش کاری صندوقدار قرار میگیرند را ببینیم که قراردادن چیپ ست کارت در کارتخوان ‫و سپس دادن آن کارتخوان به مشتری است.

‫وقتی شروع میکنیم و بیشتر فرآیندمان را دنبال میکنیم میتوانیم ببینیم که دو وظیفه بعدی دوباره به مشتری باز میگردد ‫تا اجازه پرداخت در کارتخوان را بدهد ‫و کارتخوان را مجدداً به صندوقدار بازگرداند ‫و آخرین وظیفه ما تشکر صندوقدار از مشتری  ‫و بعد از آن تکمیل شدن مبادله است

‫همانطور که میتوانید مشاهده کنید سطح دوم ما هنوز سطح بالایی است ‫اگرچه کمی جزئیات بیشتری هم اضافه کرده است ‫و این برای امروز با نیت قبلی بود!

‫به هر شکلی که سطح دوم‌تان را ترسیم میکنید ممکن است تصمیم بگیرید که جزئیات اضافی هم لحاظ کنید

‫بنابراین به عنوان مثال در زیر اجازه برای پرداخت توسط کارتخوان ‫میتوانستیم شرایطی را اضافه کنیم که در آن

‫مشتری ذخیره پولی کافی نداشته است یا رمز را اشتباهی وارد کرده است

‫بدین ترتیب ممکن است ‫مسیرهای دیگری هم برای دنبال کردن بوده باشد ‫آن چیزی که اهمیت دارد به خاطر داشته باشید این است که ‫نقشه فرآیند شما همیشه باید با مخاطب‌تان ارتباط برقرار کند

‫شما باید بتوانید در واقع یک سطحی از جزئیات را در کنار هم قرار دهید که نیاز‌های آنها را برطرف میکند ‫تعدادی از آیتم‌ها هستند که میخواهم در صورتی که آنها را ‫در جلسه امروز به روشنی بیان نکردم مورد تأکید قرار دهم ‫و آن هم استفاده از رنگ سبز و قرمز است. ‫قرمزی که نشانگر رویداد پایان و سبز ی که نشانگر رویداد شروع شما است.

‫شما باید از این رنگ‌ها استفاده کنید ‫تا توجه فرد بازبینی کننده را جلب کنید ‫اینکار کمک میکند تا مقدمه بنا شود و بلافاصله با استفاده از این رنگ‌ها ‫ بدانم نقطه شروع و پایان نقشه فرآیند‌م کجاست

‫ممکن است متوجه شده باشید که سطح دوم از نقشه فرآیند به سمت راست حرکت میکند ‫این اتفاقی نبوده است و بهترین روش کار این است که ‫در صورت امکان نقشه فرآیندتان را به سمت راست حرکت دهید

‫همچنین شما را تشویق میکنم تا از اینکه فرآیندتان از یک صفحه نمایش یا یک صفحه کاغذ بیشتر شود نگرانی نداشته باشید. ‫وقتی ترسیم فرآیندتان را انجام میدهید ‫احساس محدودیت در یک نگهدارنده خاص نداشته باشید. ‫دلیل آن هم این است که همینکه شروع میکنید ‫آن فرآیند‌ها و شکل ها را فشرده کنید.  ‫دنبال کردن فرآیندتانو دانستن خروجی قدم‌هایتان دشوارتر میشود.