مرحله جمع آوری دادههای بنچ مارکینگ (الگوبرداری)

 

مرحله جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، فاز دوم از پیاده‎سازی‎این پروژه است. در‎این مطلب پس از ارائه توضیحات و دستورالعملهایی در رابطه با جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) به یک کیس استادی در زمینه بنچ مارک با استفاده از APQC و با کمک گرفتن از PCF می‎پردازیم.

  • جمع آوری دادههای بنچ مارکینگ (الگوبرداری) در سازمان خود

به عنوان نخستین گام از جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، اندازه گیری عملکرد فعلی در مناطق انتخاب شده برای‎ایجاد نقطه آغاز و معیاری در رابطه با آنچه که قرار است مورد مقایسه قرار گیرد، ضروری است.‎این امر بسیار مهم است که قبل از تلاش برای اندازه گیری عملکرد هر موسسه دیگر، ابتدا موسسه خودمان را مطالعه نموده و آنچه را که در حال حاضر در حال انجام است، درک نماییم.

بخشی از‎این مطالعه ممکن است در مرحله برنامه ریزی فرآیند بنچ مارکینگ آغاز شود. یعنی زمانی که اولویت‎های بهبود برای منطقه، مورد بررسی قرار گرفته است. اگر در مرحله جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، تصمیم به بازدید از شرکای بنچ مارک گرفته شود، تجزیه و تحلیل اولیه سازمان مبدا، تمرکز بیشتر و شفافتری را به خود اختصاص خواهد داد.

  • جمع آوری دادههای بنچ مارکینگ (الگوبرداری) از شرکا

در‎این قسمت از جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، عملکرد شرکای بنچ مارک با توجه به دو معیار، ارزیابی می‎شود. یکی خروجی یا محصول و دیگری بررسی شیوه‎هایی که بر آن اساس‎این نتایج به دست آمده اند. بینش جدید از طریق تأکید بر فرآیند و عملیات به دست می‎آید. در همین راستا بازدید مستقیم از سایت، امکان بحث و تبادل اطلاعات و مشاهده فرآیند و جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) را فراهم می‎کند. بعد از با مراجعه به شرکای بنچ مارک و تنظیم وقت برای بازدید، پیروی از دستورالعمل‎های زیر ممکن است راهگشا باشد:

آماده شدن برای بازدید از سایت:این بخش از جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) شامل درنظر گرفتن نکاتی ساده و ضروری است.

  • تصمیم بگیرید که چه کسانی حضور داشته باشند. معمولا یک تیم سه تا هشت نفره اندازه مناسبی است. اما محدودیت‎های بودجه در فاز جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، به ویژه اگر شرکای بنچ مارک در جای نسبتا دوری از شما قرار دارند، ممکن است منجر به‎ایجاد تیم کوچکتری برای بازدید از سایت شود.
  • برای صرفه جویی در وقت در طول سفر، اطلاعات اولیه را از شریک بنچ مارک دریافت نمایید.
  • یک دستورالعمل برای دیدار و بازدید آماده کرده و آن را به همراه سایر اطلاعات مربوط به آن به شریک بنچ مارکینگ ارائه دهید.

انجام دیدار از سایت: این بخش از جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) به تمرکز بالای اعضای تیم نیاز دارد.

  • بازدید از سایت معمولا در یک نصفه روز و یا یک روز کامل، انجام می‎شود. با‎این وجود، با توجه به محدوده مورد هدف، ممکن است بازدید جهت جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری)، بیش از‎این مقدار طول بکشد. در صورت امکان بازدید از سایت باید با حضور در کنفرانسها و یا جلسات برگزار شده در مراکز بین المللی و یا خارج از کشور همراه باشد. نتیجه‎ای که حتما باید پس از بازدید حاصل شود، جمع آوری اطلاعات کافی برای شناسایی ویژگی‎های بهترین شیوه برای هر فرآیند است.‎این هدف باید در طول سفر مورد توجه قرار گیرد. برنامه ریزی دقیق اولیه نیز می‎تواند خطر تبدیل شدن جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) به یک “سفر توریستی صنعتی” را کاهش دهد.

 

پس از بازدید از سایت: آخرین بخش از جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) باید در حد امکان با سرعت زیادی انجام گیرد.

  • اطلاعات لازم را برای اطمینان از‎اینکه مستندات کامل شده است، در کوتاهترین زمان ممکن کسب نمایید.
  • یک گزارش مکتوب از بحث‎های انجام شده باید به تمام بخشهای مرتبط منتقل شود.
  • خلاصه‎ای از مشاهدات را به شریک بنچ مارکینگ ارسال نمایید تا دقت آن را بررسی نماید.
  • برای پیگیریهای مورد نیاز، یک برنامه مشخص ترتیب دهید.

به‎این ترتیب مرحله جمع آوری داده‎های بنچ مارکینگ (الگوبرداری) کامل می‎شود. فاز بعدی از‎این فرآیند، تجزیه و تحلیل داده‎های جمع آوری شده خواهد بود.

 

یک کیس استادی در رابطه با بنچ مارکینگ با استفاده از APQC

 

مرور اجمالی:

در طول دهه ۱۹۹۰ برنامه قبول و مدیریت ریسک در کمپانی ماراتن اویل شروع به هماهنگ کردن اسناد و سایر اطلاعات مربوطه به صورت یک سلسله مراتب متداول از فرآیندها نمود. از آن به بعد، ماراتن از اتخاذ ابزارهای فرآیندگرا در برنامه‎های انتخابی، به سوی یک رویکرد گسترده‎تر سازمانی حرکت کرد که اساسا بر اساس چارچوب طبقه بندی فرآیندهای APQC  یعنی PCF قرار دارد- به طور خاص، نسخه‎های صنعت نفت و فرآورده‎های نفت خام از PCF.

پیاده سازی یک استاندارد جهانی برای اندازه‎گیری و استانداردسازی صنعت آسان تر است. با‎این حال، ماراتن بر اساس جزئیات کسب و کار خود، تغییراتی در طول مسیر‎ایجاد کرده است. سفارشی سازی ماراتن نشان می‎دهد که چگونه سازمانها می‎توانند PCF را به نحوی که در درون کار روزمره شان قابل درک است، اعمال نمایند.

سفارشی سازی بر اساس نیازهای ماراتون

از سال ۲۰۰۷، PCF در ماراتن حضور داشته است، اما بدون سفارشی سازی. رهبران فرآیند در ماراتن شکافهای PCF را پر کردند تا اطمینان حاصل شود که تمام فعالیت‎های مربوطه را پوشش می‎دهد. به عنوان مثال، ماراتن، PCF‎های نفتی بالادست و پایین دست را برای‎ایجاد یک چارچوب واحد که می‎تواند در سراسر شرکت استفاده شود، باهم ترکیب کرده است. ماراتن همچنین یک بخش کاملا جدید به نام مدیریت پروژه به PCF اضافه کرده و بخشهای دیگر را با توجه به نیازهای خاص ماراتن بهینه سازی نموده است.

چالشها و راهکارها

جدول زیر، چالشهایی را که ماراتن با PCF داشته و اقداماتی که برای اصلاح PCF و برآورده ساختن نیازهایش انجام داده، مشخص می‎کند. به‎این ترتیب سازمانها تشویق می‎شوند که هر سلسله مراتب فرآیندی را سفارشی کنند تا کار واقعی آنها را تکمیل کند. زمانی که سازمانها می‎خواهند با فرآیندهای خارجی بنچ مارک انجام دهند، می‎بایست از یک چارچوب استاندارد جهانی استفاده شود.

چالشها راهکارها
فرآیندهای زائد – به عنوان مثال، گروه فرآیند ۸٫۱ که برنامه ریزی و مدیریت حسابداری انجام می‎دهد با فرآیند ۷٫۱٫۵ که مدیریت مالی IT را انجام می‎دهد، همپوشانی داشته و تعیین گروه فرآیندی که مستندات مربوطه بایستی در آنها قرار گیرند، مشکل است. ماراتن یکی از فرآیندهای زائد را به عنوان فرآیند اصلی تعیین می‎کند. فرآیند ثانویه اساسا رها می شود و تمام مستندات مربوطه بر اساس فرآیند اولیه ثبت می شوند.
ناتوانی در طبقه بندی عملیاتهای مشترک– تجزیه و تحلیل اسناد اجاره نفت و گاز، تعیین و نگهداری اطلاعات مالکیت و تخصیص هزینه‎ها و درآمدها تماما با عنوان تلاشهای مشترک تحت پوشش قرار می گیرند و به طور جداگانه در PCF مشخص نشده اند. ماراتن یک گروه مدیریت بخش نفت و گاز اجاره‎ای که شامل فرآیندهای اداری اجاره نفت و گاز، تجزیه و تحلیل و نگهداری اطلاعات مالکیت و حساب اجاره نامه نفت و گاز است‎ایجاد کرد. برای پوشش دادن فرآیندهای مالی مرتبط، فرآیند دیگری تحت پوشش گروه حسابداری عمومی اضافه شد، با نام حسابی برای سرمایه گذاری مشترک.
هیچ فرآیند واحدی برای پرداختن به حق امتیاز و مالیات در ارتباط با هم وجود ندارد– از آنجا که بسیاری از مالیاتهای ناشی از اخراج دولت به طور مستقیم با درآمد دریافت شده مرتبط است، ماراتندر مورد حق امتیاز و مالیات مربوط به فروش هیدروکربنهای تولید شده، به عنوان یک فرآیند منحصر به فرد فکر می‎کند. هنگامی که نهادهای دولتی در حق امتیاز شرکت می کنند، قوانین و مقررات خاصی اعمال می شود که در فعالیتهای مالی مشابه وجود ندارد. ماراتن فرآیندی تحت پوشش محاسبه درآمد عملکرد به نام محاسبه و پرداخت حق امتیاز و مالیات اضافه نمود.

توجه:‎این مورد میتواند بصورت یک فرآیند جداگانه برای مالیات معاملات در زیر مجموعه مدیریت مالیات انجام شود.

مشتقات کالا در PCF شناخته شده نیست–  ماراتن از مشتقات کالاها برای حمایت از عملیات بازاریابی خود استفاده می کند. تحت دسته فرآیندهای محصولات و خدمات تحویلی، گروه فرآیند کالای تجاری اضافه شد.
طولانی و سنگین بودن نام فرآیندها – برای همکاران غیرممکن است که در مورد یک سند به عنوان مثال، بگویند: اثربخشی ارزیابی کارکنان در کتابخانه برنامه در حال اجرا. ماراتن نیاز به نامهای کارآمدتر برای فرآیندها دارد. ماراتن تصمیم گرفت عنصر جدیدی را در نسخه PCF خود قرار دهد: نام کوتاه. یک نام کوتاه برای هر فرآیند یا فعالیت برای گزارش و نمایش استفاده می شود.
عدم تمایز بین پروسههای عملیاتی در حال انجام و فرآیندهای محدود و متمرکز بر پروژه – با وجودی که بسیاری از فرآیندها به طور مداوم برای کل کسب و کار اعمال می‎شوند، فعالیتهای ویژه‎ای در حوزه برخی پروژه‎های محدود وجود دارند. به عنوان مثال، اگر چه منابع انسانی پرسنل را برای موقعیتهای دائمی و شرکتی استخدام می کند، همچنین کارگرانی را برای انجام پروژه‎های تکی در مکانهای متنوع استخدام می‎نماید. سیاست‎ها یا فرآیندهای حقوق و دستمزد ممکن است بسته به مدت زمان یک استخدام خاص متفاوت باشند. امور مالی و حسابداری هزینه‎های عملیاتی برای پروژه‎های منحصر به فرد، متفاوت از بقیه است. هنگام کار بر روی یک پروژه کوتاه مدت در یک ناحیه دور، مالیاتها و صورتحسابها ممکن است متفاوت محاسبه شوند. توسعه MaraView (سیستم مدیریت محتوای شرکت) تفاوت بین فعالیتهای عملیاتی و پروژه گرا را تقویت کرد و نیاز به تمایز بین آنها را افزایش داد. برای فرآیندهای مداوم، مستند سازی می‎تواند برای همیشه حفظ شود. با‎این حال، برای فرآیندهای مبتنی بر پروژه، برخی از مستندات می‎تواند و باید پس از یک دوره زمانی، بایگانی یا حذف شوند. ماراتن نیاز به یک روش متفاوت برای بایگانی اسناد پروژه داشت، به طوری که بتواند سیستم خود را در طولانی مدت سازماندهی و تمیز نماید. طبقه مدیریت فرآیندهای پروژه‎ای اضافه شد.

 

 

 

https://planning.curtin.edu.au/local/docs/Guide_to_Benchmarking_Oct2007.pdf

https://www.apqc.org/apqcs-process-classification-framework-case-studies