فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارکنان ، نوعی ارزیابی و بررسی منظم در مورد عملکرد یک کارمند در هنگام کار است. مدیران معمولا، ارزیابی‌های عملکرد کاملی را بطور سالانه انجام داده و چک های منظمی نیز در طول سال ترتیب می‌دهند. ارزیابی عملکرد به کارفرما اجازه می دهد انتظارات روشنی را مشخص کرده و بر اساس آن موفقیت کارمند را اندازه گیری کند. اطلاعات جمع آوری شده برای ارزیابی عملکرد می تواند به تصمیم گیری در مورد افزایش دستمزدها، ترفیع‌ها و تعدیل‌ها کمک کند.

ارزیابی عملکرد غالباً شامل بررسی عملکرد کارکنان توسط مدیر و همچنین یک خود ارزیابی انجام شده توسط خود کارمندان در مورد موفقیت‌های خودشان است. ارزیابی عملکرد کارکنان باید در مقایسه با اهداف خاص و با استفاده از معیارهای واضح مورد قضاوت قرار گیرد.

هدف از ارزیابی کارمندان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارکنان اهداف زیادی را در ارتباط با عملکرد فردی و فرهنگ شرکت دنبال می‎کند. در اینجا برخی از مزایای ارزیابی حرفه ای کارمندان آورده شده است:

  • به کارمندان کمک می کند تا متوجه شوند که چه انتظاری از آنها می رود.
  • مدیر فرصتی برای درک بهتر نقاط قوت و انگیزه های کارکنان دارد.
  • می تواند به کارکنان در مورد چگونگی بهبود عملکردشان در آینده بازخورد مفیدی بدهد.
  • می تواند به کارمندان و مدیران کمک کند تا برای آینده کارمند برنامه ریزی کنند.
  • بر اساس معیارهای استاندارد، بررسی های عینی در مورد افراد ارائه می دهد. به این ترتیب می‌توان از نتایج آن برای ارزیابی منصفانه ترفیع، افزایش حقوق و پاداش استفاده کرد.

فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان

برای ارزیابی موثر عملکرد یک کارمند، شرکت ها باید یک چارچوب ارزیابی استاندارد در دست داشته و هر یک از کارمندان را در برابر این معیارهای استاندارد بررسی نمایند. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای ارزیابی موثر کارکنان آورده شده است:

  1. استانداردهای عملکرد را تنظیم کنید

اولین و مهمترین مرحله این است که شما استانداردهای عملکرد روشنی را تنظیم کنید. این استانداردها مشخص می‎کند که یک کارمند در یک نقش خاص چه انتظاراتی را باید برآورده کند و کار چگونه باید انجام شود. همان استانداردها باید برای هر کارمندی که دارای همان موقعیت است، اعمال گردند. کلیه استانداردهای عملکرد باید قابل دستیابی باشند و مستقیماً به شرح وظایف شخص مربوط شوند.

  1. اهداف خاصی را تنظیم کنید

بر خلاف استانداردهای ارزیابی عملکرد کارکنان که می تواند برای چندین کارمند اعمال شود، باید اهدافی خاص برای هر کارمند نیز تعیین کنید. اهداف خاص در مورد نقاط قوت و ضعف فردی کارمندان است و می تواند به آنها در بهبود مهارت هایشان و یادگیری موارد جدید کمک کند. برای هر کارمند زمانی اختصاص دهید تا اهدافی منطقی و منطبق با موقعیت او تعیین نمایید.

  1. در طول سال یادداشت برداری کنید

عملکرد کارمندان خود را در طول سال پیگیری کنید. برای هر کارمند یک فایل عملکرد ایجاد نمایید. سوابق مربوط به دستاوردها یا حوادث قابل توجه، چه مثبت و چه منفی را در آن ثبت نمایید. به یاد داشته باشید که اگر اتفاق برجسته‌ای رخ داد، می توانید فوراً به کارمندان بازخورد دهید. لازم نیست که برای بیان ستایش یا انتقاد سازنده، تا بررسی پایان سال صبر کنید.

  1. آماده باشید

وقتی نوبت به ارایه ارزیابی کارمندان می‌رسد، بهتر است قبل از موعد مقرر برای جلسه آماده شوید. قبل از جلسه، مستندات مربوط به کارمندان را مرور کنید و آنچه را که می خواهید در مورد آن با کارمندان بحث کنید، یادداشت نمایید. ارزیابی عملکرد کارکنان بیشتر باید مربوط به عناصر مثبت عملکرد کارمندان باشد، به همراه برخی توصیه های مفید در مورد چگونگی بهبود در آینده. از این گذشته اگر عملکرد کارمند بیشتر منفی باشد، احتمالاً هنوز تمایلی به کار کردن برای شما ندارد.

  1. هنگام بررسی و یا انتقاد، صادق باشید

اگر در ارزیابی عملکرد کارکنان نیاز به انتقاد دارید، در مورد نظرات خود صادقانه و صریح باشید. سعی نکنید که با خوب جلوه دادن وضعیت باعث سردرگمی کارمندان شوید. مثال‌های واضح ارائه دهید و سپس راهنمایی های مفیدی در مورد چگونگی رشد و پیشرفت کارکنان در آینده ارائه دهید.

  1. کارکنان را با هم مقایسه نکنید

هدف از ارزیابی کارمندان بررسی عملکرد هر یک از کارمندان در مقایسه با مجموعه ای از معیارهای عملکرد استاندارد است. مقایسه عملکرد یک کارمند با دیگری مفید نیست و انجام این کار می تواند منجر به نارضایتی و رقابت ناسالم شود. همیشه به چارچوب ارزیابی خود برگردید، نه به عملکرد سایر کارمندان.

  1. عملکرد افراد را ارزیابی کنید، نه شخصیت آنها را

ارزیابی شما باید به جای تمرکز بر ویژگی‎های شخصیتی فرد، بیشتر روی این باشد که او کار خود را چگونه انجام می دهد. وقتی در مورد شخصیت کارمندان قضاوت می کنید، آنها ممکن است احساس کنند به آنها حمله شده و مکالمه خصمانه شود. بنابراین، به عنوان مثال به جای دادن بازخورد در مورد اینکه یک کارمند نابالغ یا عاطفی است، ارائه مثالهایی در مورد اقدامات کارمندان در محل کار که نشان دهنده این خصوصیات باشد، مثمر ثمرتر است. انتقادات را شخصی نکنید، همیشه آن را به کار گره بزنید.

  1. مکالمه داشته باشید

ارزیابی عملکرد کارکنان نباید همچون یک خیابان یک طرفه باشد که مدیر بازخورد بدهد و کارمند به آن بازخورد گوش کند. در عوض، ارزیابی کارآمد کارکنان باید به صورت گفتگو بین هر دو طرف باشد. به نگرانی‌های کارمندان خود و اینکه دوست دارند چگونه حرفه آنها رشد کند گوش دهید. دریابید که چگونه شما و تیمتان می توانید به کارمند در رسیدن به اهداف شغلیشان کمک کنید. همچنین ممکن است از یک کارمند بخواهید که یک ارزیابی از خود انجام دهد و بگوید که در مورد چگونگی انجام وظایف خود در طول سال چه فکری می‌کند. بررسی عملکرد باید به کارمند اجازه دهد تا راجع به خود، محل کار و مدیران بازنگری کند و همچنین در مورد نحوه پیشرفت شغلی خود تأمل نماید.

  1. سؤالات خاص بپرسید

برای داشتن مکالمه های موثر با کارمندان هنگام ارزیابی، می توانید با سؤالات مشخصی که می خواهید با کارمند در مورد آنها بحث کنید، وارد شوید. در اینجا چند سؤال وجود دارد که می توانید هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان آنها را پرسیده و مکالمه را آغاز کنید و بازخوردهای ارزشمند دریافت نمایید:

  • امیدوارید امسال در شرکت به چه چیزی دست پیدا کنید؟
  • برای دستیابی به اهداف خود به چه منابع یا پشتیبانی‌هایی از طرف بخش نیاز دارید؟
  • بزرگترین چالش های کاری شما برای رسیدن به اهداف تجاری خود در سال جاری چیست؟
  • هر چند وقت یکبار تمایل دارید بازخورد دریافت کنید؟
  • چگونه می توانم یک مدیر بهتر برای شما باشم؟
  • اهداف شغلی بلند مدت شما چیست و چگونه سازمان می تواند در دستیابی به آنها به شما کمک کند؟
  • امسال چه مهارتهای جدیدی را می خواهید توسعه دهید؟ آیا آموزش هایی وجود دارد که بتوانیم برای پیشرفت این مهارتها ارائه دهیم؟
  1. به طور مداوم بازخورد بدهید

در حالت ایده آل ارزیابی عملکرد کارکنان یک روند مداوم در طول سال است و نه کاری که فقط یکبار انجام می‌شود. بازخورد در طول سال و تماس با کارمندان برای دیدن نحوه کار در راستای اهداف سالانه آنها می تواند به بهبود روحیه کارگران کمک نموده و کارمندان را پیگیر کارهای خود نگه دارد.

شما تمام فرایند ارزیابی عملکرد را می توانید به صورت مکانیزه و خود دکار پیش ببرید. برای این کار دو راه دارید یا نرم افزار آماده خریداری کنید یا خوتان فرایند متناسب با سازمان خود را طراجی کرده و مکانیزه کنید که در این صورت این فرایند و ارزیابی دقیقاٌ متناسب با شما و در  هزینه های شما صرقه جویی قایل توجهی شکل می گیرد.

پیشنهاد می کنیم مقاله « خرید نرم افزارهای یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار » را مطالعه بفرمایید.

 

چند KPI عمومی برای ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی عملکرد کارکنان

  • درآمد حاصل از هر کارمند =   در امد تقسیم بر تعداد کارکنان

این شاخص ابتدایی ترین شاخص درمورد میزان عایدی شرکت از هر کارمند است. این شاخص شما را مطمئن خواهد کرد که نیروی کار شما بیشتر از سودی که برایتان دارد هزینه ایجاد نمی کند. این شاخص اغلب برای ارزیابی سودآوری شرکت ها استفاده می شود.

  • سود هر کارمند = سود کل تقسیم بر تعداد کارکنان

مشابه مورد قبلی، این KPI  سودآوری خام را تجزیه می کند (بدون هزینه ها) که ممکن است برای شرکت هایی با کارمندان از راه دور یا آزاد که همان هزینه کارمندان داخلی را ندارند، مفید باشد.

  • درصد پرداختی‌ها به کارمندان = ۱۰۰* (کل ساعتهای وارد شده در هفته / تعداد کل ساعات پرداخت ثبت شده در هفته)

این  شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان با نام “نرخ استفاده”  نیز شناخته می‌شود و نسبت کلی کارهای سودآور را به هزینه داخلی که هر یک از کارمندان درگیر آن هستند به شما نشان می دهد. هنگام مشاهده آن باید ببینید که تیم شما چه مدت زمان غیرقابل پرداخت(زمانی که کار مفید انجام نمی‌شود) باید برای حفظ تعادلی سالم صرف ‌کند.

  • میانگین نرخ تکمیل کار = تعداد دفعات انجام شده / زمان کل برای انجام همان کار (در کل بازه زمانی مشخص)

این KPI   نیز باید به عنوان راهنمایی برای آگاهی از کارایی کلی تیم مورد بررسی قرار گیرد. این شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان برای فهمیدن اینکه مراحل مختلف یک پروژه معمولاً چه میزان از وقت کارکنان را می‌گیرد مفید خواهد بود. با توجه به آن می‌توانید برآوردهای بودجه و قیمت را برای کارهای خود به صورت عادلانه بهبود بخشید.

  • میانگین اضافه کاری برای هر کارمند = تعداد کارمندان / کل ساعت اضافه کاری

معیار میانگین اضافه کاری را می توان به روش‌های مختلف تفسیر کرد. برخی از شرکت ها از آن برای درک سلامت کارمندان خود استفاده می کنند(هم از نظر درگیری و هم از نظر سلامت جسمی). اما نباید آن را به عنوان شاخص تخصیص کارمندان دانست. زیرا تنها “حضور” به معنای “کیفیت کار” یا “اشتیاق” نیست. اگر کارکنان شما به طور مداوم اضافه کاری انجام دهند، در واقع ممکن است نیاز به افزایش نیروی کار خود داشته باشید. به نفع شرکت شما است که نگاهی به این شاخص داشته باشید.

  • ظرفیت کارمندان = ظرفیت کل هفتگی کارمند، منهای کل ساعات ثبت شده برای کارمند

ظرفیت کارمندان یک معیار عالی برای عملکرد تولید است. این معیار همچون اضافه کاری، به شما نشان می دهد که فشار کاری روی چه کسی زیاد است و چه کسی جایی برای کار بیشتر دارد. ظرفیت کارمندان برای توزیع یکنواخت کار در تیم و درک اینکه چه کسی به پشتیبانی بیشتری نیاز دارد، فوق العاده است.

 

چند ویژگی مهم که باید هنگام انتخاب نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان به آن توجه داشته باشید:

 

  • آیا نرم افزار برای شما کلیدی هست یا خیر؟

این یک واقعیت است که همه مشاغل یکسان نیستند. بنابراین هنگام تحقیق برای یافتن با طراجی نرم افزار مناسب، بررسی این مسئله که تا چه اندازه نرم افزار مورد نظر برای ارائه ارزش به کسب و کار شما قابل تنظیم است، ضروری خواهد بود. شرکت‌های توسعه نرم افزار معمولاً یک برنامه عمومی ایجاد می کنند و انتظار دارند کسب و کارها قوانین خود را برای مطابقت با نرم افزارها تغییر دهند. واقعیت این است که “یک اندازه برای همه مناسب نیست”. بنابراین پیدا کردن محصولی که با کسب و کار شما مطابقت داشته باشد بسیار سخت است و گزینه بهتر این است که در بستر bpms نرم افزار مطلوب خود را طراحی کنید.

  • بازخورد ۳۶۰ درجه

بازخورد ۳۶۰ درجه، فرآیند دریافت بازخورد محرمانه و سازنده از افرادی است که با کارکنان و یا در اطراف آنها کار می‌کنند. شرکت کنندگان درگیر در این فرآیند معمولاً افرادی مانند مدیر کارمند، همکاران، گزارشگران مستقیم، مشتری و موارد دیگر را شامل می شوند. با استفاده از این ویژگی نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان، ذینفعان فرم بازخورد ناشناس را پر می کنند که طیف گسترده ای از صلاحیت های عملکردی را در بر می گیرد.

  • سادگی و امنیت

در صنعت توسعه نرم افزار بحث‌های زیادی پیرامون قابلیت استفاده و رابط کاربری هر اپلیکیشن وجود دارد. فارغ از اینکه نرم افزار مبتنی بر وب یا مبتنی بر مشتری باشد. بحث اصلی در مورد امنیت داده ها است. نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان باید به آسانی از داده های مشتری استفاده و محافظت کند.

اتحادیه اروپا برای حفظ جنبه های امنیتی، اجرای برنامه GDPR (تنظیمات عمومی برای حفظ داده ها) را در تاریخ ۲۵ مه ۲۰۱۸ تصویب کرده است. بنابراین ، بررسی این نکته ضروری است که آیا نرم افزاری که شما انتخاب می کنید قوانین GDPR را اعمال کرده است یا خیر.

  • اسکوربرد عملکردی

ویژگی اسکوربرد عملکرد به مشاغل اجازه می دهد تا عملکرد افراد را در تیم‌ها جمع کرده و آنالیز کنند و عملکردهای استثنایی را به طور مؤثر برجسته نمایند.

  • اندازه گیری سودآوری مبتنی بر پروژه

ارزیابی عملکرد کارکنان معمولاً یک یا دو بار در سال اندازه گیری می شود. ارزیابی بیشتر از این به نوعی اتلاف وقت برای بیشتر کارمندان و مدیران محسوب می شود. KPI  ها معمولاً عمومی هستند و مبتنی بر پروژه نیستند.
بنابراین امکان اندازه گیری عملکرد هر یک از کارکنان در هر پروژه، یکی از ویژگی‌های مهم برای نرم افزار سنجش عملکرد است. این اندازه گیری ها می‌تواند (و باید) هم در حین انجام و هم در پایان هر پروژه انجام شود.

  • امکان ادغام با برنامه شخص ثالث و سازگاری با تلفن‌های همراه

بسیار مهم است که نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان، توانایی ادغام یکپارچه با سایر برنامه های شخص ثالث مانند Google Apps ، Microsoft Office  و سیستم های مدیریت پروژه را داشته باشد. در صفحات گسترده (گوگل و مایکروسافت) می‌توان آمار را بر اساس پارامترهای مختلف وارد نمود.  بنابراین  بسیار مهم است که نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان منتخب شما، توانایی واردات و صادرات داده های خام را داشته باشد.

شما می‌ توانید با دانستن این ویژگی و با کمک یک BPMS خوب نرم افزاراها و سیستم های دلخواه خودتون را طراحی کنید.

پیشنهاد می شود مقاله « BPMS چیست؟ چگونه می‎تواند به سازمان شما کمک کند؟ » را نیز مطالعه کنید.

 

 

 

منابع:

https://www.freshbooks.com/hub/leadership/evaluate-an-employee

https://articles.bplans.com/how-to-effectively-evaluate-an-employees-performance/

https://fitsmallbusiness.com/hr-metrics/

https://www.assessteam.com/top-4-things-to-look-for-in-an-employee-performance-evaluation-software

https://kissflow.com/hr-process/performance-management/performance-appraisal-tools-features/

https://memory.ai/timely-blog/kpis-for-measuring-employee-performance

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.