سیستم سازی فرآیندهای انجام کار

سیستم سازی فرآیندهای انجام کار

سیستم سازی فرآیندهای انجام کار

 

سیستم سازی فرآیندهای انجام کار، به معنی ایجاد و بهینه سازی مسیرهایی است که از طریق آن داده‎ها‎ی لازم برای تکمیل آیتمهای موجود در یک فرآیند مشخص، استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند. سیستم سازی فرآیندهای انجام کار شامل نقشه برداری از فرآیند کار در یک حالت ایده آل، پیدا کردن کارهای زائد، خودکار سازی فرآیندها و شناسایی گلوگاهها و یا مناطق مستعد برای بهبود است. کارها و وظایف موجود در یک فرآیند کاری ممکن است توسط یک انسان یا یک سیستم انجام شوند.

 

ضرورت سیستم سازی فرآیندهای انجام کار

برخی از دلایل اهمیت سیستم‎سازی فرآیندها به شرح زیر است:

  • ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار: یکی از بزرگترین دلایل اهمیت سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار این است که بهترین دید را در مورد فرآیندها به شما می‎دهد. نقشه برداری از فرآیندهای کسب و کار به شما امکان می‎دهد که دید کلی‎تر و دقیقتری از کسب و کارتان داشته باشید. پس از آن می‎توانید از بینش بدست آمده، برای بهبود گردش کار خود استفاده نموده و با بهبود خط مشی کسب و کارتان، سود را افزایش دهید.

 

  • شناسایی کارهای زائد: هنگامی‎که درک بیشتری از فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، می‎توانید تعیین کنید که آیا فعالیتها واقعا ضروری هستند یا خیر. شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بی‎فایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک می‎کند، تمرکز کنند.

 

 

  • افزایش مسئولیت پذیری و کاهش استفاده از میکرومدیریت: میکرومدیریت سبکی از مدیریت است که در آن از نزدیک وظایف کارکنان کنترل شده و آزادی در محیط کار وجود ندارد. مطالعات نشان داده است که میکرو مدیریت اغلب به عنوان بزرگترین دلایل ترک کار شناخته شده است. با نقشه برداری واضح از فرآیندهای جریان کار، همه می‎دانند که چه وظایفی باید تکمیل شود، چه کسی آنها را تکمیل ‎کند، و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر، به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان می‎شود.

 

  • بهبود ارتباطات: ارتباطات ضعیف میان بخشها یک مشکل معمول در محل کار است که اغلب با آن برخورد نمی‎شود. بینشی که سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار به ما می‎دهد می‎تواند ارتباطات را در محل کار بطور چشمگیری افزایش دهد.

 

  • ارائه خدمات بهتر به مشتریان: بدون مشتری، هیچ کسب و کاری وجود نخواهد داشت. بنابراین، بسیار مهم است که بطور مداوم راه‎هایی برای بهبود تجربه مشتری پیدا کنید. اگر تنها به سیستمهای دستی منسوخ تکیه کنید، درخواست یا شکایت مشتری می‎تواند به آسانی نادیده گرفته شود. سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار می‎تواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات آنها کمک کند.

 

  • بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: اغلب کارکنان با توجه به افرادی که در دسترس هستند انتخاب می‎شوند و نه با توجه به اینکه بهترین مهارت را برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار این است که اجازه می‎دهد فکر کنید و افرادی را انتخاب کنید که برای انجام وظایف موجود، مناسب هستند. همچنین می‎توانید با خودکار کردن فرآیندهای انجام کار احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید. با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود می‎بخشد.

شیوه ایده‌آل برای طراحی و ایجاد فرآیندهای انجام کار

اگر می‎خواهید مطمئن باشید که فرآیندهای انجام کاری که ایجاد می‎کنید چابکی و فضای لازم را برای انطباق فراهم می‎کنند، باید به چند نکته ضروری برای طراحی آن توجه نمایید:

 

  • با تهیه نقشه فرآیند شروع کنید

نقطه شروع می‎تواند استفاده از قلم و کاغذ باشد. تصمیم بگیرید که برای کدامیک از فرآیندهای کلی، نقشه تهیه می‎کنید و کارهای مختلفی را که شامل این فرآیند هستند طراحی کنید. در ابتدا تنها کافی است که کارهای کلیدی را از دست ندهید.

قسمت مهم برای تهیه نقشه فرآیند، داشتن نقاط شروع و انتهای روشن است، پس بد نیست با آن‎ها‎ شروع کنید. سپس هر مرحله‎ای که بین نقاط شروع و انتها وجود دارد، باید بررسی ‎شود. اطمینان حاصل کنید که این مراحل به درستی به شکل یک فرآیند یکپارچه درآمده‎اند.

با تهیه نقشه فرآیند، می‎توانید از مزایای زیر بهره‎مند شوید:

  • واضح بودن هر مرحله
  • شناسایی هر نوع شکاف یا گپ
  • برجسته شدن هر نوع وابستگی
  • شناسایی فرصتها برای ساده‎سازی و یا برای پیشرفتهایی که باید انجام شود

 

 

  • ورودیها و خروجیها را بررسی کنید

هر وظیفه معمولا خیلی بیشتر از آنچه که نمودار ساده شما نشان می‎دهد خواهد بود. شما باید همه ورودیها و خروجی‎های هر کار را بشناسید تا فرآیندهای جریان کار خود را به نحو موثر ایجاد نمایید. برای مثال، ممکن است لازم باشد هر یک از این موارد را درمورد هر کار مشخص کنید:

  • دستورالعمل درمورد چگونگی انجام آن کار
  • داده‎ها‎یی که برای آن کار مورد نیاز است
  • لینک شدن به فایل‎ها‎ی مرجع
  • چک لیست اقدامات مربوط به تکمیل کار

نکته مهم دیگر جریان اطلاعات شما است. آیا اطلاعات روشن و مختصر است؟ آیا همه کسانی که نیاز به اطلاعات دارند به راحتی به آن دسترسی دارند؟ وجود یک نقطه ارتباط مرکزی، ضروری است و می‎تواند بخشی از سیستم کلی شما برای ایجاد و استفاده از نقشه فرآیند باشد.

 

  • زیر-فرآیندها را پیدا کنید

آیا فرآیندهای انجام کار شما، خود می‎توانند شامل فرآیندهای کاری کوچکتری باشند؟ استفاده از زیر- فرآیندها می‎تواند به ساده سازی تصویر کلی کمک کند. تقسیم جریان‎ها‎ی خطی بزرگ به فرآیند‎ها‎ی کاری کوچک چندین مزیت کلیدی فراهم می‎کند که عبارتند از:

  • توانایی شکستن فرآیندها به گردشهای کاری معمول.
  • انعطاف پذیری، به طوری که هرگاه کسب و کار نیاز به تغییر دارد می‎توانید بخشی از این فرآیند را تغییر دهید.
  • در بعضی از فرآیندهای انجام کار(مانند برنامه نویسی)، عیب یابی سریعتر است. زیرا بجای کار با کل فرآیند با یک زیر-فرآیند کار می‎کنید.
  • آزمایش مسائل به شیوه‎ای کارآمد

 

  • حلقههای(لوپ) منطقی ایجاد کنید

در یک فرآیند کاری خوب، باید بتوانید به سرعت مشخص کنید که هرچیزی در کجای فرآیند است، حتی اگر آن کار یا قطعه در انتظار تایید بوده و یا رد شده باشد. حلقه یا لوپ به این صورت تعریف می‎شود:

“توانایی اجرای چندباره یک یا چند فرآیند. حلقه دارای شرایط پیش آزمون یا پس آزمون است که در ابتدای یا انتهای حلقه ارزیابی می‎شود تا تعیین شود که آیا باید ادامه یابد یا خیر. ساختار حلقه یک نقطه ورود و یک نقطه خروج دارد.”

برای جلوگیری از گیر کردن یا دور از چشم ماندن چیزی که تایید نشده، می‎توانید حلقه‎ها‎ی منطقی ایجاد کنید.

 

  • به دنبال اتوماسیون باشید

همانطور که قبلا ذکر شد، سیستم‎سازی فرآیندهای انجام کار، یک فرصت خوب برای دنبال کردن پیشرفتها یا ساده کردن فرآیندها است. در این مرحله استفاده از اتوماسیون بسیار عالی است.

به عنوان مثال، جریان داده‎ها می‎تواند منطقه‎ای برای اتوماسیون باشد. احتمالا از ابزارها یا برنامه‎ها‎ی مختلف استفاده می‎کنید که هر یک منبع داده مخصوص به خود را ایجاد می‎کنند. اگر بتوانید، این داده‎ها‎ را بصورت خودکار متمرکز نمایید، به سادگی قادر خواهید بود به آنها دسترسی پیدا کنید.

صحبت نهایی

سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار امر بسیار پیچیده ای نیست. چنین نیست که یک راه “درست” برای ایجاد فرآیندهای کاری وجود داشته باشد، بلکه کافی است طوری باشد که برای شما و هر عضو تیم ‎که ممکن است نیاز به استفاده از آن داشته باشد، به خوبی کار کند. نکته کلیدی این است که باید آن را به طور مرتب بررسی کنید. شرایط کسب و کار تغییر می‎کند و یا فناوری جدید می‎آید که می‎تواند بخشی از فرآیند شما را ساده کند.

 

 

https://kissflow.com/workflow/workflow-management-system-10-must-have-features/

https://tallyfy.com/why-workflow-is-important/

https://hello.rindle.com/how-to-design-your-ideal-workflow/

درباره نویسنده:

سید احمد دلیری
من، سید احمد دلیری، باور دارم هر شرکت و سازمانی با آگاه‌سازی مدیران و توانمندسازی کارکنان خود ـ از طریق ایجاد رویکرد سیستمی و با استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کارـ می‌تواند از نتایج شگفت‌انگیزی بهره مند شود. ما این مسیر را در کسب و کارهای بسیاری تجربه کرده ایم. نویسنده کتاب‌های: نقشه راه مدیریت فرایندهای کسب و کار؛ بررسی رابطه ایزو و مدیریت فرایند.

دیدگاه خود را بنویسید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.