هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
سیستم سازی فرآیندهای انجام کار
سیستم سازی فرآیندهای انجام کار، به معنی ایجاد و بهینه سازی مسیرهایی است که از طریق آن دادههای لازم برای تکمیل آیتمهای موجود در یک فرآیند مشخص، استخراج شده و مورد استفاده قرار گیرند. سیستم سازی فرآیندهای انجام کار شامل نقشه برداری از فرآیند کار در یک حالت ایده آل، پیدا کردن کارهای زائد، خودکار سازی فرآیندها و شناسایی گلوگاهها و یا مناطق مستعد برای بهبود است. کارها و وظایف موجود در یک فرآیند کاری ممکن است توسط یک انسان یا یک سیستم انجام شوند.
ضرورت سیستم سازی فرآیندهای انجام کار
برخی از دلایل اهمیت سیستم‌سازی فرآیندها به شرح زیر است:
- ایجاد درک بیشتر از فرآیندهای کسب و کار: یکی از بزرگترین دلایل اهمیت سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار این است که بهترین دید را در مورد فرآیندها به شما میدهد. نقشه برداری از فرآیندهای کسب و کار به شما امکان میدهد که دید کلیتر و دقیقتری از کسب و کارتان داشته باشید. پس از آن میتوانید از بینش بدست آمده، برای بهبود گردش کار خود استفاده نموده و با بهبود خط مشی کسب و کارتان، سود را افزایش دهید.
- شناسایی کارهای زائد: هنگامیکه درک بیشتری از فرآیندهای انجام کار خود داشته باشید، میتوانید تعیین کنید که آیا فعالیتها واقعا ضروری هستند یا خیر. شناسایی و از بین بردن کارهای زائد، مزایای بی شماری دارد. به جای صرف زمان برای انجام یک کار بیفایده، کارکنان شما قادرند بر آنچه که مهم است و آنچه که به کسب و کار کمک میکند، تمرکز کنند.
- افزایش مسئولیت پذیری و کاهش استفاده از میکرومدیریت: میکرومدیریت سبکی از مدیریت است که در آن از نزدیک وظایف کارکنان کنترل شده و آزادی در محیط کار وجود ندارد. مطالعات نشان داده است که میکرو مدیریت اغلب به عنوان بزرگترین دلایل ترک کار شناخته شده است. با نقشه برداری واضح از فرآیندهای جریان کار، همه میدانند که چه وظایفی باید تکمیل شود، چه کسی آنها را تکمیل کند، و چه زمانی باید پایان یابند. بنابراین مدیران زمان کمتری را وقف امر و نهی به کارکنان خواهند کرد. این امر، به نوبه خود، باعث افزایش رضایت شغلی افراد و بهبود روابط بین مدیران و کارکنان میشود.
- بهبود ارتباطات: ارتباطات ضعیف میان بخشها یک مشکل معمول در محل کار است که اغلب با آن برخورد نمیشود. بینشی که سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار به ما میدهد میتواند ارتباطات را در محل کار بطور چشمگیری افزایش دهد.
- ارائه خدمات بهتر به مشتریان: بدون مشتری، هیچ کسب و کاری وجود نخواهد داشت. بنابراین، بسیار مهم است که بطور مداوم راههایی برای بهبود تجربه مشتری پیدا کنید. اگر تنها به سیستمهای دستی منسوخ تکیه کنید، درخواست یا شکایت مشتری میتواند به آسانی نادیده گرفته شود. سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار میتواند به شما در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و پاسخگویی سریعتر به شکایات آنها کمک کند.
- بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: اغلب کارکنان با توجه به افرادی که در دسترس هستند انتخاب میشوند و نه با توجه به اینکه بهترین مهارت را برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار این است که اجازه میدهد فکر کنید و افرادی را انتخاب کنید که برای انجام وظایف موجود، مناسب هستند. همچنین میتوانید با خودکار کردن فرآیندهای انجام کار احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید. با گذشت زمان، این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود میبخشد.
شیوه ایده‌آل برای طراحی و ایجاد فرآیندهای انجام کار
اگر میخواهید مطمئن باشید که فرآیندهای انجام کاری که ایجاد میکنید چابکی و فضای لازم را برای انطباق فراهم میکنند، باید به چند نکته ضروری برای طراحی آن توجه نمایید:
- با تهیه نقشه فرآیند شروع کنید
نقطه شروع میتواند استفاده از قلم و کاغذ باشد. تصمیم بگیرید که برای کدامیک از فرآیندهای کلی، نقشه تهیه میکنید و کارهای مختلفی را که شامل این فرآیند هستند طراحی کنید. در ابتدا تنها کافی است که کارهای کلیدی را از دست ندهید.
قسمت مهم براي تهیه نقشه فرآیند، داشتن نقاط شروع و انتهاي روشن است، پس بد نیست با آنها شروع کنید. سپس هر مرحلهای که بین نقاط شروع و انتها وجود دارد، باید بررسی شود. اطمینان حاصل کنید که این مراحل به درستی به شکل یک فرآیند یکپارچه درآمدهاند.
با تهیه نقشه فرآیند، میتوانید از مزایای زیر بهرهمند شوید:
- واضح بودن هر مرحله
- شناسایی هر نوع شکاف یا گپ
- برجسته شدن هر نوع وابستگی
- شناسایی فرصتها برای سادهسازی و یا برای پیشرفتهایی که باید انجام شود
- ورودیها و خروجیها را بررسی کنید
هر وظیفه معمولا خیلی بیشتر از آنچه که نمودار ساده شما نشان میدهد خواهد بود. شما باید همه ورودیها و خروجیهای هر کار را بشناسید تا فرآیندهای جریان کار خود را به نحو موثر ایجاد نمایید. برای مثال، ممکن است لازم باشد هر یک از این موارد را درمورد هر کار مشخص کنید:
- دستورالعمل درمورد چگونگی انجام آن کار
- دادههایی که برای آن کار مورد نیاز است
- لینک شدن به فایلهای مرجع
- چک لیست اقدامات مربوط به تکمیل کار
نکته مهم دیگر جریان اطلاعات شما است. آیا اطلاعات روشن و مختصر است؟ آیا همه کسانی که نیاز به اطلاعات دارند به راحتی به آن دسترسی دارند؟ وجود یک نقطه ارتباط مرکزی، ضروری است و میتواند بخشی از سیستم کلی شما برای ایجاد و استفاده از نقشه فرآیند باشد.
- زیر-فرآیندها را پیدا کنید
آیا فرآیندهای انجام کار شما، خود میتوانند شامل فرآیندهای کاری کوچکتری باشند؟ استفاده از زیر- فرآیندها میتواند به ساده سازی تصویر کلی کمک کند. تقسیم جریان‌های خطی بزرگ به فرآیندهای کاری کوچک چندین مزیت کلیدی فراهم میکند که عبارتند از:
- توانایی شکستن فرآیندها به گردشهای کاری معمول.
- انعطاف پذیری، به طوری که هرگاه کسب و کار نیاز به تغییر دارد میتوانید بخشی از این فرآیند را تغییر دهید.
- در بعضی از فرآیندهای انجام کار(مانند برنامه نویسی)، عیب یابی سریعتر است. زیرا بجای کار با کل فرآیند با یک زیر-فرآیند کار میکنید.
- آزمایش مسائل به شیوهای کارآمد
- حلقههای(لوپ) منطقی ایجاد کنید
در یک فرآیند کاری خوب، باید بتوانید به سرعت مشخص کنید که هرچیزی در کجای فرآیند است، حتی اگر آن کار یا قطعه در انتظار تایید بوده و یا رد شده باشد. حلقه یا لوپ به این صورت تعریف میشود:
“توانایی اجرای چندباره یک یا چند فرآیند. حلقه دارای شرایط پیش آزمون یا پس آزمون است که در ابتدای یا انتهای حلقه ارزیابی میشود تا تعیین شود که آیا باید ادامه یابد یا خیر. ساختار حلقه یک نقطه ورود و یک نقطه خروج دارد.”
برای جلوگیری از گیر کردن یا دور از چشم ماندن چیزی که تایید نشده، میتوانید حلقههای منطقی ایجاد کنید.
- به دنبال اتوماسیون باشید
همانطور که قبلا ذکر شد، سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار، یک فرصت خوب برای دنبال کردن پیشرفتها یا ساده کردن فرآیندها است. در این مرحله استفاده از اتوماسیون بسیار عالی است.
به عنوان مثال، جریان دادهها میتواند منطقهای برای اتوماسیون باشد. احتمالا از ابزارها یا برنامههای مختلف استفاده میکنید که هر یک منبع داده مخصوص به خود را ایجاد میکنند. اگر بتوانید، این دادهها را بصورت خودکار متمرکز نمایید، به سادگی قادر خواهید بود به آنها دسترسی پیدا کنید.
صحبت نهایی
سیستم‌سازی فرآیندهای انجام کار امر بسیار پیچیده ای نیست. چنین نیست که یک راه “درست” برای ایجاد فرآیندهای کاری وجود داشته باشد، بلکه کافی است طوری باشد که برای شما و هر عضو تیم که ممکن است نیاز به استفاده از آن داشته باشد، به خوبی کار کند. نکته کلیدی این است که باید آن را به طور مرتب بررسی کنید. شرایط کسب و کار تغییر میکند و یا فناوری جدید میآید که میتواند بخشی از فرآیند شما را ساده کند.
https://kissflow.com/workflow/workflow-management-system-10-must-have-features/