روش مشاهده فرآیند برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

/, تحلیل, مقالات/روش مشاهده فرآیند برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

روش مشاهده فرآیند برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

روش مشاهده فرآیند برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

 

یکی از مهمترین تکنیکهای تجزیه و تحلیل فرآیند، روش مشاهده فرآیند است. هیچ چیز به اندازه مشاهده اینکه واقعا کار چگونه انجام می‎شود، روشنگر نیست. مشاهده افراد در محل کار تایید می‎کند که آیا درک درستی از فرآیند فعلی AS-Is”” وجود دارد یا خیر.

به خاطر داشته باشید که مشاهده فرآیند تنها برای این که به شناسایی چگونگی کارها بپردازید مورد استفاده قرار نمی‎گیرد. بلکه می‎توان از مشاهدات برای انجام سایر اشکال استنباط و تحلیل نیز استفاده کرد. از آنجا که این تکنیک می‎تواند اطلاعات زیادی را ارائه دهد، باید تلاش کنید که روشهای مختلفی برای مشاهده فرآیند در اختیار بگیرید. چرا که باید بتوانید داده‎های لازم را کاملا استخراج کنید.

با وجود اینکه روش‎های مشاهده برای تجزیه و تحلیل کسب و کار بسیار ساده هستند، اما در عمل سه روش مختلف برای مشاهده یک کاربر کسب و کار وجود دارد:

 

مشاهدات خالص بدون تعامل: در این مدل از روش مشاهده، شما به سادگی خود را نشان می‎دهید. آرام باقی می‎مانید و کار فرد را تماشا می‎کنید.

 

مشاهده فرآیند با تعامل: در اینجا، شما می‎توانید با فردی که کار مورد نظر را انجام می‎دهد تعامل داشته باشید. هم شما و هم او می‎توانید در مورد انجام همان فرآیندی که مشاهده می‎کنید با دیگری صحبت نمایید. این روش مشاهده، یک شیوه عالی است. زیرا هم سوالاتی پرسیده می‎شود که منجر به درک فرآیند می‎شود و هم ارتباطی با ذینفعان ایجاد خواهد شد.

 

خودتان آن کار را انجام دهید: شیوه دیگری از روش مشاهده فرآیند این است که شما می‎توانید خودتان کار را انجام دهید. توسط این رویکرد، شما حتی اعتبار بیشتری را نسبت به زمانی که مشاهده با تعامل انجام می‎دهید، ایجاد می‎کنید. این رویکرد مزیت دیگری نیز با خود به همراه دارد. آن مزیت این است که اغلب به پاسخ سوالاتی که بدون جواب مانده‎اند، پی می‎برید.

در ادامه این مطلب، چگونگی انجام مشاهده فرآیند را شرح خواهیم داد:

 

  • زمانی را که می‎خواهید فرآیند را مشاهده کنید، مشخص نمایید.

از سهامداران خود بپرسید که بهترین زمان برای مشاهده این فرآیند چه زمانی است. آیا این فرآیند هر روز در یک زمان معین اتفاق می‎افتد؟ آیا زمانهای پیک یا اوج برای تماشای این فرآیند وجود دارد؟ اگر، به عنوان مثال، شما در حال مشاهده فرآیند مدیریت ترافیک در سراسر یک شهر بزرگ هستید، مشاهده در ساعتهای اوج شلوغی و ترافیک، تجربه بسیار متفاوتتری را نسبت به مشاهده ساعت 3:30 صبح روز پنجشنبه در اختیارتان خواهد گذاشت.

 

  • برای مشاهده مجوز داشته باشید.

قبل از اینکه شروع به مشاهده افراد نمایید، از تیم مدیریت اجازه بگیرید. نشان دادن خود بدون اطلاع قبلی، ممکن است برای افرادی که مشاهده می‎کنید ناراحت کننده باشد.

سعی کنید موقعیت راحتی برای افرادی که آنها را مشاهده می‎کنید به وجود آورید. اجازه دهید آنها برداشت کنند که حضور شما به عنوان یک تهدید نیست. بلکه برای این است که وظایف آنها را بهتر درک کرده و کارها را برایشان آسان تر کنید. و یا به هر دلیل واقعی دیگر. مطمئن شوید که آنها می‎دانند که شما می‎خواهید هر گونه پیشنهادی که آنها در مورد فرآیند دارند را بشنوید و برای ساده تر شدن کاری که مطالعه می‎کنید به کار ببندید.

 

  • مشاهده کنید (یا بهتر اینکه خودتان کار را انجام دهید) و یادداشت بردارید.

به این موارد توجه نمایید:

  • فرآیند: دنباله‎ای از حوادثی را که رخ می‎دهد به تمامی مورد توجه قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات حاصل از مشاهده فرآیند، شامل اطلاعات قابل سنجش باشند. مانند اینکه چه مقدار از مواد و قطعات در طول زمان داده شده، به علت نقص از خط مونتاژ خارج می‎شوند. یا اینکه چند وقت به چند وقت خط متوقف می‎شود و یا به دلیل کمبود، سرعت آن کم می‎شود.
  • قوانین کسب و کار: چه قوانینی از کسب و کار، در هنگام مشاهده به کار گرفته می‎شوند. به عنوان مثال در ارتباط با خط مونتاژ، قانون کسب و کار می‎تواند این باشد که چگونه یک نقص تعریف می‎شود.
  • عوامل خارجی: عوامل خارجی افرادی هستند که کار را انجام می‎دهند. توجه داشته باشید که چه کسی مسئول هر بخش از فرآیند است.
  • داده ها: داده ها اطلاعاتی هستند که در طول فرآیند مورد استفاده قرار می‎گیرند. برای انجام فرآیند چه اطلاعاتی لازم است؟ و چه اطلاعاتی در نتیجه انجام فرآیند به روز می‎شود؟

 

  • بعد از دوره مشاهده، از یادداشتهایی که در مرحله 3 برداشته‎اید، برای ثبت تمام مشاهدات خود استفاده کنید.

این مشاهدات به درک شما از فرآیند و سوالات اضافی مربوط به فرآیند منجر خواهد شد. همچنین در نظر داشته باشید که چیزی که ممکن است در فرآیند ناخوشایند به نظر برسد، در واقع می‎تواند بسیار مهم باشد. مانند پوشیدن دستکش هنگام مرتب سازی بسته ها.

 

هنگام مشاهده کارکنان، باید بدانید که افراد به سختی تلاش می‎کنند تا اشتباه نکنند. یا تمایل دارند فرآیند را همانطور که تعریف شده است، دنبال کنند. این رفتار همیشه منطبق با واقعیت نیست. به شخصی که در حال مشاهده آن هستید پیشنهاد کنید طوری عمل کند که گویی کسی آنجا نیست.

 

در حین انجام گامهای چهارگانه فوق توصیه می‎شود موارد زیر را مورد توجه قرار داده و روی آن تمرکز کنید:

  • به یک سفارش (یا شیء بی جان دیگر) که گام به گام پردازش می‎شود، تبدیل شوید.
  • در شرایط مختلف عمل طوری عمل کنید که گویی خودتان مشتری هستید.
  • سختی کار را پیدا کنید.
  • تاخیر و ناامیدی را تجربه کنید.
  • دیدگاه های افراد مختلف را مقایسه کنید.
  • برای تجزیه و تحلیل بیشتر به اختلافات توجه داشته باشید.
  • اعتبار معیارها را بررسی کنید.
  • محیط دفتر را خارج از محدوده پروژه قرار دهید.
  • فعالیت های بدون ارزش افزوده که از طریق مصاحبه ها شناسایی نشده اند اغلب هنگام مشاهده فرآیند، مشخص می‎شوند.

 

https://www.dummies.com/business/business-strategy/how-to-use-observation-methods-in-business-analysis/

http://www.brcommunity.com/articles.php?id=b679

 

توسط |2018-08-25T03:39:19+00:00آگوست 25th, 2018|bpm, تحلیل, مقالات|بدون دیدگاه

درباره نویسنده:

سید احمد دلیری
من، سید احمد دلیری مدرس و مشاور مدیریت فرایندهای کسب وکار، باور دارم هر شرکت و سازمانی با آگاه‌سازی مدیران و توانمندسازی کارکنان خود ـ از طریق ایجاد رویکرد سیستمی و بااستقرار مدیریت فرایندهای کسب و کارـ می‌تواند مسیر رشد و تعالی را در پیش گیرد. با استقرار BPM، کسب وکارتان را سیستمی و سازماندهی کنید تا از نتایج شگفت‌انگیز آن استفاده کنند. مدرس، مشاور، ارزیاب و ناظر در پروژه‌های استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان‌ها و مجموعه‌های: وزارت راه‌ و شهرسازی، وزارت جهاد کشاورزی، شهرداری تهران، فن‌نیرو، صنایع فلزی ایران، ……… مدیر پروژه‌های مدیریت فرایند و تحلیل و طراحی سامانه‌های ملی کشور

دیدگاه خود را بنویسید

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

سلسه رويدادهاي کسب و کار براي مديران و صاحبان کسب و کار
close-image