تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار چیست؟

یک روش تخصصی که در چهارچوب گسترده مدیریت فرآیندهای کسب و کار وجود دارد این است که فرآیندهای فعلی مورد تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا مشخص شود که آیا اهداف خود را برآورده می‎کنند یا خیر.
با استفاده از تجزیه و تحلیل فرآیندها، شما می‎توانید عناصر مضر را در یک عملیات شناسایی نموده و نحوه غلبه بر موانع را پیدا کنید. بدون تجزیه و تحلیل مناسب، تیم شما زمان و تلاش زیادی را برای حل مشکلات اشتباه و یا شیفت کردن از یک نرم افزار به نرم‎افزار دیگر صرف خواهد کرد.
در این مطلب تلاش شده که مفهوم تحلیل فرآیند، تکنیکها و ابزارهای آن به زبانی ساده تشریح شود.

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 02

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 01

تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را با تجزیه و تحلیل کسب و کار اشتباه نگیرید !

 

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار (BPA) به آسانی ممکن است با اصطلاح رایج‌تر تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) ترکیب شود. یکسری همپوشانی‎ها و اشتراکات بین این دو مفهوم وجود دارد، اما آنها رشته های متمایزی هستند.
تحلیل فرآیندهای کسب و کار، داده‎ها را جمع آوری نموده و بر اساس فرآیندهای اصلی سازمان، توصیه‎هایی ارائه می‎کند. اما تجزیه و تحلیل کسب و کار، برای شناسایی هر گونه مشکل یا نیاز در یک سازمان استفاده می‎شود. این مشکلات می‎توانند شامل کنترل‎های مالی، تحقیقات بازار، روش‎های استخدام و کاهش هزینه‎ها باشند.

 

چه موقع باید از تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار استفاده کنید؟

به طور کلی زمان استفاده از BPA، هنگامی است ‎که به دنبال فرآیندهای “as-is” (وضع موجود سازمان) هستید. تحلیل فرآیندهای کسب و کار درک واضحی از فرآیندها به صاحبان آنها ارائه می‎کند تا بتوانند قضاوت صحیحی انجام دهند.
در اینجا برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است از BPA استفاده شود، ذکر شده است:
• وقتی مسائل ناشناخته بروز می‎کنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
• ذینفعان فرآیندها، درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
• قبل از وارد کردن اتوماسیون و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینه سازی شده‎اند.
• وقتی یک تیم می‎خواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 03

تکنیک های مورد استفاده در تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار

در مورد تجزیه و تحلیل فرآیندها و شرایط و لزوم استفاده از آن مطالبی گفته شد. اما برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار نیاز به تکنیک های واقعی دارید. مفاهیم انتزاعی برای درک چگونگی تجزیه و تحلیل فرآیندها و معیارهای مختلف آن، کافی نخواهد بود.
در ادامه برخی از تکنیک های محبوب که در این زمینه مورد استفاده قرار می‎گیرند، ارائه شده است.

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 05

تجزیه و تحلیل شکاف(Gap Analysis) : این تکنیک، یکی از مفیدترین روشهای تجزیه و تحلیل است. آنالیز شکاف، شامل پیدا کردن اطلاعاتی در مورد فرآیند است که آنها را از دست داده‎اید. اطلاعات کامل فرآیند شامل ورودی‎ها، راهنماها، خروجی‎ها، و فعالساز‎ها خواهد بود. با تفکیک اطلاعات به این دسته‎ها، گپ‌های اطلاعاتی مشخص می‎شوند. این یک مفهوم جدید نیست، هر چند که بسیاری از مردم تا کنون توجهی به آن نکرده‎اند. تعاریف هر جزء از اطلاعات در ادامه آمده است.
ورودی (Input): چیزی که در طول فرآیند، مصرف یا دگرگون می‎شود.
راهنما (Guide): چیزی که تعیین می‎کند چرا، چگونه، یا چه وقت فرآیند اتفاق می‎افتد.
خروجی (Out put): چیزی که توسط فرآیند تولید یا از آن ناشی می‎شود.
فعالساز (Enabler): چیزی که مورد استفاده قرار می‎گیرد تا فرآیند بتواند کار کند. فعالساز می‎تواند شخص، تسهیلات، سیستم، ابزار، تجهیزات، سرمایه و یا منابع دیگر باشد.

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 07

• تجزیه و تحلیل ارزش افزوده(Value-added Analysis) :در این تکنیک بررسی می‎شود که آیا هر یک از فعالیتهای موجود در فرآیند شما، ارزشی به فرآیند یا سازمان می‎افزایند یا خیر. اگر خیر، آن را حذف کنید. سه نوع ارزش افزوده برای فرآیند می‎توان تعریف کرد. این سه دسته عبارتند از:
– ارزش افزوده واقعی (RVA) – اشاره به فعالیتهایی دارد که برای فرآیند ضروری است تا بتواند انتظارات مشتریان را برآورده سازد.
– ارزش افزوده کسب و کار (BVA) – اشاره به فعالیت‎های ضروری برای هدایت کسب و کاردارد. مانند انطباق سیاست و مقررات، که هزینه‎ای را به فرآیند اضافه می‎کند، اما از دیدگاه مشتری ارزشی نمی‎افزاید.
– بدون ارزش افزوده (NVA) – به فعالیتهایی اشاره دارد که نه از دیدگاه مشتری ارزش افزوده‎ای به فرآیند می‎افزاید و نه برای هدایت کسب و کار به آن نیازی است. برخی فعالیتهای بدون ارزش افزوده شامل ذخیره سازی، حرکت، دوباره کاری یا تاییدیه‎ها هستند.

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 07

تجزیه و تحلیل علت ریشه‎ای(Root cause analysis) : این تکنیک، برای یک مشکل، به دنبال دلایل اصلی و ریشه‎ای می‎گردد. سپس بررسی می‎شود که چه کاری می‎توان برای حل آن انجام داد.
این روش از آنچه که “نمودار استخوان ماهی”، نمودار Ishikawa یا “نمودار علت و اثر” نامیده می‎شود، استفاده می‎کند. این نمودار تمام علل ممکن را به اثرات خاص مرتبط می‎کند. پیدا کردن علت واقعی مشکل، یک علم نیست. بلکه یک تکنیک است که مکررا می پرسد چرا هر چیزی به شکل فعلی خودش است.
• مشاهده (Observation): این تکنیک فرآیند مورد نظر را در عمل مورد مشاهده قرار می‎دهد. به این معنا که ببینید آیا فرآیند، همان طور که مد نظر بوده کار می‎کند یا خیر. این کار بهتر است به صورت نفر به نفر انجام شود. به این ترتیب پیاده سازی آن وقتیکه کارگران و محلهای کار غیر متمرکز شده‎اند، بسیار دشوار خواهد بود. در اغلب موارد، هنگامی که افراد به سادگی در مورد نحوه انجام کار خود صحبت می‎کنند، بیشتر از عبارت “می‎باید باشد” استفاده می‎کنند. در صورتیکه ممکن است کاری که واقعا انجام می‎دهند تفاوت‎های زیادی داشته باشد. مشاهده افراد در محل کار، تأیید می‎کند که آیا درک درستی از فرآیند فعلی As-Is وجود دارد یا خیر.

• بررسی تجربی (Experience Examination): با کارکنان با تجربه در سازمان خود صحبت کنید و ببینید که چه اطلاعاتی دارند. این افراد گنجینه‎ای از اطلاعات، برای یک آنالیست فرآیند هستند. آنها بطور مستقیم همه فعالیتهای بدون ارزش افزوده، سیاستها، سنتها یا فرهنگی که سازمان را هدایت می‎کند، می‎شناسند. تجزیه و تحلیل کامل و دقیق از فرآیند هرگز بدون دریافت اطلاعات از این گروه کامل نیست.

تحلیل فرآیندهای کسب و کار 06

ابزارهای مشترک برای تحلیل فرآیندهای کسب و کار

اگر ابزار واقعی برای استفاده از مراحل و تکنیکها را نداشته باشید، کمک چندانی به شما نخواهند کرد. ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار، به طور خاص برای کار با مراحل و تکنیک های تحلیل فرآیند طراحی شده‎اند.
در برخی از ابزارهای محبوب BPM ، ابزارهای تحلیل و مدل سازی نیز تعبیه شده است. Nintex، KiSSFLOW، Zoho Creator بعضی از بهترین نمونه های ابزارهای تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار هستند.