تاثیر تحول دیجیتال بر حاکمیت فرآیند 

 تاثیر تحول دیجیتال بر حاکمیت فرآیند 

اکثر شرکت‌ها اقدامات تحول دیجیتال را راه‌اندازی کرده‌اند. ابر اتوماسیون به یک واقعیت تبدیل شده است که نحوه سازماندهی و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار را تغییر می‌دهد. با این حال، تنها تعداد کمی از سازمان‌ها فرآیندهای کسب‌وکار خود را به اندازه کافی تحت کنترل دارند تا پتانسیل کامل فناوری‌های دیجیتال جدید را تحقق بخشند، قابلیت‌های مناسب مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) تأثیر قابل‌توجهی بر ارزش به‌دست‌آمده از طریق دیجیتالی‌شدن دارد. 

این امر به ویژه برای ایجاد حاکمیت فرآیند کسب‌وکار مناسب است. حاکمیت فرآیند، تحقق منافع دیجیتالی‌سازی هدفمند و همچنین بهبود و تغییر مداوم فرآیندهای دیجیتال را هدایت می‌کند. حاکمیت فرآیند، تعدیل‌های لازم فرآیند را شناسایی می‌کند، اقدامات مورد نیاز را تعریف و اجرای آن‌ها را تضمین می‌کند. در یک محیط دیجیتالی که تعداد فزاینده‌ای از برنامه‌های کاربردی در فضای ابری قرار می‌گیرند، فرآیندها، در نتیجه نحوه استفاده از ابزارهای دیجیتال، به یک دارایی کلیدی یک شرکت تبدیل شده است که باید به درستی مدیریت شود. 

فرآیندهای دیجیتال برای تحقق بخشیدن به پتانسیل خود نیازمند رویکرد حاکمیتی جدید هستند. سرعت، انعطاف‌پذیری و اثربخشی باید با هم ترکیب شوند. حاکمیت فرآیند جدید از فرصت‌های دیجیتالی‌شدن به طور سیستماتیک استفاده می‌کند. 

فناوری‌هایی که از فرآیند کسب‌وکار دیجیتال پشتیبانی می‌کنند، داده‌هایی را درباره فرآیندی ارائه می‌کنند که با فرآیندهای کسب‌وکار سنتی به اندازه کافی سریع در دسترس نبوده است. این شامل داده‌هایی در مورد عملکرد یک فرآیند و همچنین در مورد انطباق آن با طراحی فرآیند و الزامات مربوط به انطباق است. حاکمیت فرآیند از این داده‌ها برای افزایش اثربخشی خود استفاده می‌کند. 

تنظیم مداوم و پیکربندی مجدد فناوری‌های دیجیتال اغلب می‌تواند توسط بخش‌های تجاری، با پشتیبانی محدود یا بدون پشتیبانی سازمان فناوری اطلاعات (IT) انجام شود. حاکمیت فرآیند منعکس‌کننده این واقعیت تجاری جدید است. 

در نتیجه، حاکمیت فرآیند باید خود از طریق یک تحول دیجیتال، از ابزارهای مناسب، مانند فرآیند کاوی یا مدل‌سازی و شبیه‌سازی فرآیند پویا استفاده کند تا نیازهای یک محیط دیجیتال را برآورده کند. نتیجه، حکمرانی فرآیند دیجیتال است که ارزش‌محور، ابزار‌محور و فرد‌محور است. 

تعریف حاکمیت فرآیند کسب‌وکار 

حاکمیت فرآیند کسب‌وکار چارچوبی سازمانی برای ایجاد و حفظ عملکرد فرآیندی انتها‌به‌انتها (end to end) در یک سازمان است. این به موازات سازمان ساختاری، اغلب عملکرد‌محور، با خطوط گزارش دهی آن وجود دارد. حاکمیت فرآیند، همسویی فعالیت‌های  مختلف را با نیازهای مشتریان داخلی و خارجی مدیریت می‌کند. 

حکمرانی به طور کلی به فرآیندها و تصمیماتی مربوط می‌شود که به دنبال تأیید عملکرد، تعریف اقدامات و اعطای قدرت هستند. این تعریف را می توان به حاکمیت فرآیند کسب‌وکار منتقل کرد: حاکمیت فرآیند به فرآیندها و تصمیماتی مربوط می‌شود که به دنبال تأیید عملکرد، تعریف اقدامات و اعطای قدرت مربوط به مدیریت فرآیندهای عملیاتی از طریق “فرایند مدیریت فرآیند” است). حاکمیت فرآیند جایگزین ساختار سازمانی موجود نمی‌شود. برای اطمینان از عملکرد مناسب فرآیند کسب‌وکار، یک بازار اضافی و دیدگاه متمرکز بر مشتری اضافه می‌کند. 

کاربرد حاکمیت فرآیندی باید در چارچوب یک سازمان خاص تعریف شود. از طریق ترکیبی از مکانیزم‌های مختلف ارائه می‌شود: 

• ساختاری: نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با فرآیند کسب‌وکار تعریف می‌شوند، به عنوان مثال نقش مالک فرآیند.
• رویه‌ای: فرآیندهای حاکمیتی تعریف می‌شوند، به عنوان مثال چگونه می توان عملکرد نهایی یک فرآیند را اندازه گیری کرد و اقدامات بهبود را تعریف کرد.
• رابطه‌ای: روابط غیررسمی بین افراد امکان حاکمیت فرآیند را فراهم می‌کند

حاکمیت فرآیند به کل چرخه حیات یک فرآیند کسب‌وکار می‌پردازد. تمرکز اصلی آن بر روی فرآیند اجرا است. تمام اجزای فرآیند، همانطور که در معماری ARIS توضیح داده شده است، با رویکرد حاکمیتی مرتبط هستند: سازمان، عملکردها، داده‌ها، اقلام قابل تحویل، جریان‌کنترل، و همچنین پشتیبانی فناوری اجرای فرآیند. این منجر به ارتباط نزدیک بین حاکمیت فرآیند و سایر رویکردهای حاکمیتی، مانند حاکمیت فناوری اطلاعات یا حاکمیت داده می‌شود. همسویی با آن سازمان‌های حاکمیتی مرتبط باید در رویکرد حاکمیت فرآیندی منعکس شود. 

مولفه های کلیدی حاکمیت فرآیند 

حاکمیت فرآیند از طریق شش مؤلفه کلیدی تحقق می یابد: 

• شناسایی سطح بالایی از فرآیندهای اصلی و فرعی کسب‌وکار شرکت
• وضوح اهداف برای چارچوب تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) این فرآیندها
• مسئولیت‌پذیری و مالکیت برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، همراه با توانمندسازی، کنترل و دستورالعمل‌های مناسب
• مدیریت دانش در مورد فرآیندها برای دستیابی به شفافیت لازم که امکان تصمیم‌گیری سریع آگاهانه و اقدامات مرتبط را فراهم می‌کند.
• سیستم‌های شناسایی و پاداش هماهنگ
• مجموعه‌ای از اولویت‌ها برای تمرکز بر آنچه برای یک سازمان مهم است

برای اداره فرآیندهای کسب‌وکار، این فرآیندها باید شناسایی شوند، از رویدادی که باعث شروع فرایند می‌شود تا نتیجه ارزشی که ارائه می‌دهند. اهداف آن فرآیندها باید به طور واضح به عنوان مبنایی برای اندازه‌گیری و تأیید عملکرد فرآیند تعریف شوند. شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) این اهداف را عملیاتی می‌کند. مسئولیت‌پذیری و مالکیت، همراه با توانمندسازی و هدایت مناسب، بهبود عملکرد لازم را ممکن می‌سازد. این جزء ساختاری اصلی رویکرد حاکمیت فرآیندی است که نشان‌دهنده فرد‌محوری است. همچنین شامل تعریف ارتباط با سایر نهادهای حاکمیتی است. برای فعال‌کردن تصمیمات سریع و تعریف اقدامات مورد نیاز، شفافیت مناسب در فرآیندها و رفتار آن‌ها مورد نیاز است. این امر از طریق مدیریت دانش در مورد یک فرآیند و نحوه اجرای آن به دست می‌آید. سیستم‌های شناسایی و پاداش باید با نقش‌های مالکیت و مسئولیت‌پذیری تعریف‌شده همسو باشند تا انگیزه مناسب را فراهم کنند. یک شرکت تنها از طریق 15 تا 20 درصد از فرآیندهای تجاری خود رقابت می‌کند. این فرآیندهای با تاثیر بالا باید در کانون اقدامات مدیریت فرآیند و بهبود باشند. از این رو باید اولویت‌های مناسب برای استفاده از منابع تعیین و اعمال شود. 

افزایش فرصت‌ها برای حاکمیت فرآیند از طریق دیجیتالی‌شدن 

بهبود احتمالی حاکمیت فرآیند از طریق دیجیتالی شدن با استفاده از شش مؤلفه کلیدی حاکمیت فرآیند بررسی شده است. این مؤلفه‌های حاکمیتی به دو طریق تحت تأثیر قرار می‌گیرند: 

• اطلاعات سریع‌تر و جامع‌تر در مورد فرآیند عملیاتی از طریق فناوری‌های دیجیتال زیربنایی و داده‌هایی که آن‌ها تولید می‌کنند.
• استفاده از ابزارهای دیجیتال برای پشتیبانی از فرآیندهای حاکمیت فرآیند، به ویژه اولویت‌بندی فرآیند و پروژه، مدل‌سازی و مخزن، فرآیند کاوی و ابزارهای هوشمند.

شناسایی فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار
شناسایی فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار مستقیماً تحت تأثیر دیجیتالی‌شدن قرار نمی‌گیرد. با این حال، استفاده از مدل‌های مرجع فرآیند، استفاده از ابزار مخزن، این فعالیت را ساده می‌کند. مدل‌های مرجع می‌توانند به عنوان دستورالعمل‌هایی برای شناسایی فرآیندهای اصلی خاص شرکت و توصیف آن‌ها در سطح بالا مورد استفاده قرار گیرند. داشتن این مدل‌های فرآیند در قالب دیجیتالی، تنظیم مداوم دامنه فرآیند را نیز ممکن می‌سازد. ابزارهای فرآیند کاوی همچنین ممکن است به شناسایی فرآیندها کمک کنند، اگر فرآیندها در سیستم تعریف شده باشند. 

اهداف فرآیندها و شاخص KPI
اهداف فرآیندها و KPI های مرتبط بر اساس استراتژی کسب‌وکار کلی سازمان تعریف می‌شوند. فرآیند دیجیتال و ابزارهای اولویت‌بندی پروژه به تجزیه الزامات استراتژیک و محرک‌های ارزش و ارزیابی تأثیر فرآیندهای فرعی بر آن محرک‌های ارزش کمک می‌کنند. KPI های فرآیندی، رابطه‌ی فرعی را با محرک‌های ارزش توصیف می‌کنند. ابزارهای دیجیتال از تعریف مرتبط‌ترین KPIها پشتیبانی می‌کنند. در دسترس‌بودن داده‌های عملکرد در مورد فرآیندهای دیجیتال به ایجاد خط پایه برای KPI ها و تعیین اهداف بهبود واقعی کمک می‌کند. ابزارهای فرآیندکاوی این اطلاعات را استخراج می‌کنند.

مسئولیت‌پذیری و مالکیت برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار
با تعریف مالکیت و مسئولیت‌پذیری، جنبه کلیدی حاکمیت فرآیند باقی می‌ماند. این نشان‌دهنده فرد‌محوری حاکمیت است. تحول دیجیتال خود این فعالیت سازمانی را تغییر نمی‌دهد. با این حال، تحقق و کاربرد روزانه آن را ساده می‌کند. در دسترس بودن و دسترسی آسان به اطلاعات مربوط به حاکمیت به آن اجازه می‌دهد تا ساختار سازمان حاکمیت را ساده کند. این همان تأثیری است که فناوری اطلاعات بر ساختار سازمانی یک شرکت می‌گذارد که در آن پست‌های مدیریت میانی می‌توانند از بین بروند زیرا دیگر به نقش آن‌ها در جمع‌آوری داده‌ها نیازی نیست. داشتن اطلاعات جامع و دقیق در مورد فرآیند، ارائه شده از طریق مخازن فرآیند و ابزارهای استخراج، سرعت تصمیم‌گیری و پذیرش آن تصمیمات را افزایش می‌دهد. همکاری بین افراد مختلف درگیر در حاکمیت فرآیند می‌تواند از طریق همکاری دیجیتال و ابزارهای گردش کار پشتیبانی شود که این اثرات را حتی بیشتر افزایش می‌دهد. 

مدیریت دانش در مورد فرآیندها
اساس همه فعالیت‌های حاکمیت فرآیند، در دسترس‌بودن و مدیریت دانش مورد نیاز در مورد فرآیند است. این مؤلفه حاکمیتی به طور قابل توجهی در یک محیط دیجیتال بهبود یافته است. در دسترس بودن اطلاعات عملکرد و انطباق از طریق برنامه‌های فرآیندکاوی که توسط سازمان حاکمیتی استفاده می‌شود، امکان تصمیم‌گیری سریع، آگاهانه و اقدامات متمرکز را فراهم می‌کند. 

 اطلاعات ساختاری در مورد فرآیند، که در مدل‌سازی فرآیند و ابزارهای مخزن به دست می‌آیند برای ایجاد خط پایه و مدیریت انطباق فرآیند مهم است. استفاده از مدل‌های مرجع فرآیند در واحدهای تجاری، حاکمیت استانداردسازی فرآیند را ساده می‌کند. 

سیستم‌های شناسایی و پاداش
سیستم‌های شناسایی و پاداش منعکس‌کننده دستیابی به اهداف عملکرد نهایی یک فرآیند تجاری است. این به طور کلی مستقل از تحول فرآیند دیجیتال است. با این حال، اندازه‌گیری ساده‌تر و مطمئن‌تر KPI ها از طریق ابزارهایی مانند فرآیندکاوی، این مؤلفه حاکمیتی را بهبود می‌بخشد. 

فرآیندهای با بلوغ کم تاثیر بهترین اهداف برای بهینه‌سازی و اقدامات نوآوری هستند – مستقل از درجه دیجیتالی‌شدن. اولویت‌های حاکمیت فرآیند باید این موضوع را منعکس کرده و اقدامات را بر اساس تأثیر آن‌ها بر آن فرآیندهای با تأثیر بالا ارزیابی کنند. ابزارهای دیجیتالی که از ارزیابی تأثیر فرآیند و پروژه و همچنین اولویت‌بندی حاصل پشتیبانی می‌کنند، این مؤلفه حاکمیتی را تقویت می‌کنند. ابزارهای فرآیندکاوی اطلاعات مورد نیاز در مورد فرآیندهای واقعی را ارائه می‌دهند. 

فرصت‌های اصلی افزایش برای حاکمیت فرآیند از طریق تحول دیجیتال در شکل زیر خلاصه شده است. 

ایجاد حاکمیت فرآیند دیجیتال عملکرد کلی BPM-Discipline و نقش آن را در اجرای استراتژی بهبود می‌بخشد. این منجر به بهبود مدیریت چرخه حیات فرآیند و با آن انتقال سیستماتیک استراتژی به فناوری و اجرای مبتنی بر افراد، با سرعت مطمئنه انجام می‌شود.