بهبود فرآیند مهمترین گام در بهبود سیستم

سازمانها امروزه می‎دانند که باید کارایی عملیاتی خود را در راستای برآورده شدن اهداف کسب و کار، بهبود ببخشند. بهبود کارایی عملیاتی اغلب از طریق اجرای پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ عملی خواهد شد. برای پیاده‎سازی بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ در سازمان خود، گامهای عملیاتی زیر را دنبال نمایید:

گام ۱: انتخاب یک فرآیند. ابتدا فرآیند‎ی را که مایل به بهبود آن هستید انتخاب نمایید. سپس این گزینه ها را در مورد آن بررسی کنید:

  • بهبود این فرآیند‎ مهم است یا خیر.
  • آیا مشکلاتی در مورد آن وجود دارند که مرتب تکرار می‎شوند.
  • آیا شانس خوبی برای بهبود آن وجود دارد.

 گام ۲: ایجاد یک هدف. چه چیزی را می‎خواهید تغییر دهید و هدف از این تغییر چیست؟ انتظارتان پس از انجام این تغییر چیست؟ چه موقع می‎خواهید شروع نمایید و چه موقع به پایان برسانید؟

گام۳: درک فرآیند فعلی. نقشه‎ای از فرآیند تهیه نمایید. چه گامهایی لازم است تا فرآیند‎ تکمیل شود؟

گام ۴: اندازهگیری وضعیت فعلی . پارامترهایی را که لازم است اندازه‎گیری شوند شناسایی نموده و داده‎های لازم را جمع آوری نمایید.

گام ۵: تجزیه و تحلیل داده ها و به وجود آوردن یک طرح.

گام ۶: ساده کردن فرآیند. فعالیتهای زائد را حذف نمایید. آیا گامهایی موازی با گامهای اصلی وجود دارند؟ آیا هر یک از فعالیتها، ضروری هستند؟

گام ۷: اجرای تغییرات. به همه افرادی که شامل فرآیند‎ می‎شوند در مورد اهمیت تغییرات، اطلاع رسانی نمایید.

گام ۸: آزمایش و جمع آوری دادهها. نقشه فرآیند‎ را با توجه به تغییرات، اصلاح کنید. آیا تغییرات واقعا منجر به بهبود شدند؟

گام ۹: استاندارد نمودن فرآیند.

گامهای کلیدی برای کارآمد بودن پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)

اما بهبود کسب و کار همیشه آسان نیست. شما یک ایده عالی معرفی می‎کنید که واقعا فرآیند‎های کاری را بهبود می‎بخشد. این طرح را با سرپرست خود درمیان گذاشته، تأیید گرفته و سپس اجرا می‎نمایید. پس از چند هفته متوجه می‎شوید که همه چیز به شیوه‎های قدیمی خود ‎بازگشته است. کارآمد بودن پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ نیاز به مشارکت همه کارکنان، از جمله مدیران و کارگران خط مقدم دارد. در زیر گامهایی ویژه جهت کمک به سازمانها برای کارآمد نمودن پروسه بهبود معرفی می‎شود.

  • پشتیبانی اجرایی مدیریت

مدیریت اجرایی الزاما باید از ابتکارات مربوط به بهبود فرآیند (بهبود سیستم) حمایت کند. بدون حمایتهای مادی و معنوی مدیریت، پروژه بهبود مطمئنا شکست خواهد خورد. زیرا با کمبود بودجه و انگیزه مواجه خواهد شد. اگر می‎خواهید ضمانت اجرایی برای پروژه خود خریداری کنید، باید بتوانید ارزش کارتان را به ریال و تومان نشان دهید. بنابراین پیش از اینکه ابتکارات مربوط به بهبود فرآیند (بهبود سیستم) را به مدیریت ارائه دهید، بهتر است زمان زیادی را صرف یافتن ارتباط میان انجام این فرآیند و دستیابی به اهداف شرکت نمایید.

  • مشارکت سهامداران و کارکنان

همه سهامداران شرکت باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جوی همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود می‎آورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از فرآیند بهبود خواهند بود. یک فرآیند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی می‌شود که با فرآیند فعلی کار می‎کنند. زیرا چنین تصور می‎کنند که توطئه‎ای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم فرآیند ببینید، قادر خواهید بود به طور موثری، مزایای حاصل از فرآیند بهبود را دریافت نمایید.

  • بهبود فرهنگ شرکت

بین ایجاد برنامه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ و فرهنگ بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ تفاوت بزرگی وجود دارد. ساختن فرهنگ بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ مستمر شامل موارد ذیل است:

  • کارکنان همواره با پیشنهاد ایده‎ها و بحث در مورد پیشنهادات مشغول به کار‎ باشند.
  • همه کارکنان نقش خود را درک نموده و ارتباط آن با خروجیهای فرآیند‎ را بفهمند.
  • هر یک از کارکنان بطور مداوم روی بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ کار خود متمرکز شود.
  • واریانسی در مورد شیوه انجام یک کار توسط کارکنان مختلف وجود نداشته باشد.

یکی از محبوب ترین روش‎های ایجاد فرهنگ بهبود، استفاده از مفهوم کایزن است.

  • گره زدن بهبود فرآیند (بهبود سیستم) به اهداف کلیدی

کارکنان نیاز دارند که ارتباط بین تلاشهای خود برای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ها و اهداف شرکت را ببینند. با پیوند دادن استراتژیهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ به اهداف سازمانی، بیشتر از هر زمانی، حمایت کارکنان از فرآیند بهبود را به دست خواهید آورد.

  • ایجاد رویه‎ها و دستورالعملهایی برای انجام فرآیندها

دستورالعمل‎های گام به گام در مورد انجام هر فرآیند، مراحل فرآیند را واقعی نموده و آن را به ابزارهای لازم برای دستیابی به نتایج ، مرتبط می‎سازد. برای ایجاد انضباط در فرآیند، اطمینان حاصل کنید که رویه‎ها و دستورالعملها برای هر فرآیند یا بهبود جدید ایجاد و مستند می‎شوند. با ایجاد دستورالعملها برای هر فرآیند، آموزش موثر فرآیند بهبود یافته را ممکن ساخته و درک بهتری از آن برای افراد به وجود می‎آورید.

  • تعریف نقش ها و مسئولیت ها برای هر فرآیند / هر مرحله از دستورالعمل

مسئولیتها در هر مرحله باید به خوبی تعریف شوند. افراد باید بدانند که نقش آنها در فرآیند جدید یا تغییر یافته چیست. اطمینان حاصل کنید که نقشها و مسئولیتها را در هر مرحله از فرآیند جدید، به افراد معین اختصاص می‎دهید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که از نمودار RACI استفاده کنید. عبارت RACI مخفف چهار کلمه مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع است. نمودار RACI ماتریسی از تمام فعالیتها یا تصمیم گیری مقامات یک سازمان در مورد نقش‎های افراد را نشان می‎دهد. به یاد داشته باشید که فرآیندها خود به خود انجام نمی‎شوند؛ افراد باید کاری انجام دهند تا فرآیند اتفاق بیافتد.

  • درخواست فیدبک از کارکنان

کارکنان خط مقدم سازمان، بیش از همه با فرآیند‎های شرکت سروکار دارند. آنها هر روز وظایف مشابهی انجام می‎دهند و اطلاعات دست اولی در مورد نقاط قوت و ضعف فرآیندها دارند. در زیر به برخی از استراتژیها جهت تشویق کارمندان هر بخش برای ارائه پیشنهادات و بازخوردهای وظایف روزانه‎شان، اشاره شده است:

  • تنظیم یک آدرس ایمیل که کارکنان بتوانند پیشنهادات خود را به آن ارسال کنند.
  • وجود جعبه پیشنهادات در محل کار.
  • تشویق کارمندان برای به اشتراک گذاری ایده‎ها و پیشنهادات در طول جلسات.
  • حصول اطمینان از اینکه مدیران برای شنیدن بازخوردهای مثبت و منفی آماده هستند.
  • بهینه سازی عملیات روزمره

بسیاری از شرکتها هرگز قادر به رشد نیستند، زیرا تمام انرژی خود را صرف تعمیر فرآیند‎های معیوب می‎کنند. هرچند که رسیدگی به گلوگاهها و مشکلات بخش مهمی ‎از پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ است، اما رویکرد سازنده‎تر، نهادینه کردن روشهایی است که موفق عمل می‎کنند. گاهی اوقات می‎توان این کار را با ایجاد تعدیلاتی بسیار کوچک در مورد فرآیند‎ عملی نمود.

  • ارتقا برنامه های آموزشی

تمرکز روی بهبود فرآیند (بهبود سیستم)،‎ باید در فرآیند‎ استخدام کارکنان و پس از آن در طول فرآیند‎ آموزش نیز، مورد توجه قرار گیرد. آموزش کمک می‎کند تا فعالیتهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، به عملیات روزانه کارکنان تبدیل شوند. در ادامه به برخی از گامهای موثر در تحت پوشش قرار دادن مسئله آموزش کارکنان اشاره شده است:

  • گستره فرآیند‎های موجود خود را برای کارکنان مشخص نمایید.
  • به کارکنان آموزش دهید که چگونه نواقص و فرصتها را برای بهبود مشخص کنند.
  • به کارکنان درباره مستند سازی نقش ها و وظایف تعیین شده آموزش دهید.
  • ضرورت انسجام را یادآوری نمایید.
  • استفاده از یادگیری ترکیبی

برنامه آموزشی شما باید فرآیند بهبود را با مثال فهمانده و کارکنان را درگیر نماید. “روش یادگیری ترکیبی” روشی است که با استفاده از رویکرد چند رسانه‌ای و ترکیبی از فعالیتهای یادگیری آنلاین و زنده، می‎تواند کارکنان را درگیر ‎نماید. سیستم مدیریت یادگیری (LMS) نیز از رویکرد آنلاین استانداردی برای آموزش استفاده می‎کند و یک ابزار قابل سنجش برای ارزیابی اثربخشی آموزش است. در زیر برخی از دلایل اصلی اینکه چرا LMS روند بهبود را تسهیل می‎کند آمده است:

  • LMS به شرکت ها اجازه می‎دهد تا موفقیتهای آموزشی کارمندان را اندازه گرفته و بهبود دهند.
  • شرکتها می‎توانند با استفاده از قابلیت تجزیه و تحلیل تعبیه شده در آن، میزان تکمیل شدن آموزش را کنترل نمایند.
  • پس از اتمام آموزش، می‎توان از طریق امتحان آنلاین، میزان دانش بدست آمده را اندازه گیری کرد.
  • شرکت ها می‎توانند میزان رضایت کارکنان از روند آموزش آنلاین را بسنجند.
  • توانمندسازی کارمندان

اعطای مسئولیتهای کلیدی بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ به مدیران و سرپرستان، به شما این اطمینان را می‎دهد که کارکنان کلیدی به طور فعالانه درگیر پروژه هستند. علاوه بر این، مدیران و ناظران اغلب از مشکلات کلیدی که نیاز به توجه مستمر دارند آگاه هستند. برخی از استراتژی ها برای توانمندسازی کارکنان در جهت کارآمد بودن پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم) عبارتند از:

  • یک تیم از کارمندان را برای انجام یک فرآیند‎ بهبود داخلی اختصاص دهید.
  • گزارشات منظمی ‎برای پیگیری نتایج درخواست نمایید.
  • مسئولیت را به کارکنانی که به طور مداوم عملیات بهبود بخش‎ را طراحی می‎کنند، اعطا نمایید.
  • استفاده از ابزارهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)

بعضی از ناکارآمدیهای عملیاتی به آسانی قابل حل می‎باشند. با این وجود، درمورد مشکلات پیچیده‎تر استفاده از نرم افزارهای جدید برای پیشگیری از مشکلات و چالش‎های عملیاتی پیشِ رو، بهتر جواب می‎دهد. برخی از رایج ترین ابزارهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)‎ مورد استفاده شرکت ها عبارتند از:

  • نقشه برداری از فرآیند‎: ایجاد نمودارهای گردش کار برای شفاف سازی فرآیند‎ها
  • نمودارهای پراکندگی: یک گراف که دو متغیر در دو محور قرار می‎دهد تا نوعی همبستگی را نشان دهد.
  • هیستوگرام ها: تصاویر توزیع فراوانی‎ها.
  • دیاگرام‎های علت و معلول.
  • تجزیه و تحلیل پارتو: یک تکنیک آماری برای حل مشکلات که تحت این اصل عمل می‎کند که ۸۰٪ از مشکلات ناشی از ۲۰٪ علل است.
  • تمرکز بر موفقیت در درازمدت

موفقترین پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، روندی است که راه حل‏ها و گشایشهای آینده را بر رفع کوتاه مدت مشکلات ترجیح می‎دهد. موفقیت در دراز مدت نیازمند صبر و تعهد بلند مدت برای مستندسازی استراتژی‎ها و نتایج، از ابتدا تا انتها است. این امر به شما اجازه می‎دهد جزئیات اجرا را بررسی نموده و تعیین کنید که فرآیند در چه زمانی و در کجا گیر می‎کند.

  • پاداش کارکنان

پیوند دادن انگیزه ها و پاداش ها به پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، یک راه حل موثر برای تحریک علاقه کارمندان به پروسه بهبود است. در زیر فرآیند گام به گام استفاده از پاداش کارکنان برای تشویق به مشارکت در استراتژی بهبود آمده است:

  • اهداف خاص مربوط به فرآیند‎ برای کارکنان مشخص نمایید تا جهت دستیابی به آنها تلاش کنند.
  • برای کارکنان در صورت دستیابی به اهداف بهبود، پاداشهایی مقرر نمایید.
  • پاداش‎هایی را انتخاب کنید که برای کارمندان مناسب و مطلوب باشند.
  • اطمینان حاصل کنید که کارمندان می‎دانند که دستیابی به اهدافشان تا چه اندازه بر موفقیت شرکت تاثیر گذار است.
  • ایجاد معیارها و نظارت بر آنها

باید معیارهایی برای نشان دادن اثربخشی فرآیند بهبود ایجاد شوند. شما باید بتوانید نشان دهید که فرآیند بهبود، اهداف مورد نظر را برآورده کرده است.

  • فرآیندها باید بصورت دوره ای حسابرسی شوند

فرآیندها باید بر اساس یافته های حسابرسی مورد بازبینی و بهبود قرار گیرند.

اگر به دنبال تغییر و بهبود فرآیند (بهبود سیستم)های فعلی کسب و کار خود هستید تا به اهدافی همچون افزایش سود و بهبود عملکرد، کاهش هزینه ها و یا بهبود بهره‎وری دست پیدا کنید، وفادار ماندن به اصول کلیدی ذکر شده، این اطمینان را به وجود می‎آورد که بهبود فرآیند (بهبود سیستم) شما با موفقیت در حال اجرا است.

https://umanitoba.ca/admin/human_resources/change/media/Process_Improvement.pdf

https://tallyfy.com/successful-process-improvement-initiative/

https://www.sev1tech.com/seven-tips-to-successfully-implementing-process-improvement /