ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز  برای مدیریت و کارکنان

///ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز  برای مدیریت و کارکنان

ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز  برای مدیریت و کارکنان

ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز  برای مدیریت و کارکنان

 

یک برنامه زمان بندی یا قالب کار روزانه سیستم ساز  را می‎توان به عنوان یک ابزار مدیریت زمان مورد بررسی قرار داد که زمان خاصی را برای انجام وظایف خاص مشخص می‎کند.

ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز  به ایجاد حس نظم برای افراد در سازمان های خاص کمک می کند. چنین الگوها و قالبهایی به کارکنان و مدیران برای تشخیص اینکه هر فرد در کجا باید باشد و چه زمانی باید آنجا باشد کمک نموده و نقش یک هماهنگ کننده را برای تسهیل وظایف یا فعالیتهای مختلف و بازه زمانی که یک فعالیت مشخص باید انجام شود ایفا می‎کند. ساخت قالبهای کاری روزانه به کار روزمره شما سمت و سو و جهت می‎دهد تا بتوانید با اولویت بندی کارها و تعیین زمانی استاندارد برای تکمیل هر یک، کارایی خود را افزایش دهید.

قالب کار روزانه سیستم ساز  مدیران

هر مدیر برای ایجاد یک قالب کار روزانه سیستم ساز  برای خود، بهتر است ابتدا فعالیتهای روزانه خود را دسته بندی نماید. این دسته بندی به طرق مختلف امکانپذیر است. در زیر به چند مورد اشاره می‎کنیم.

  • اصل پارتو: اصل پارتو به نام اصل ۲۰/۸۰ نیز شناخته می‎شود. این اصل توسط اقتصاددان ایتالیایی “ویلفردو پارتو” بیان شد. این اصل می‎گوید که ۸۰ درصد از نتایج از ۲۰ درصد از دلایل ناشی می‎شوند و به عبارت دیگر ارتباط نامتناسب میان ورودیها و خروجیها را بیان می‎کند. در رابطه با کار روزانه می‎توان گفت که اگر وظایف روزانه شما ۱۰ مورد باشند ۲ مورد از آنها به اندازه ۸ مورد دیگر اهمیت دارند. هر چند که ممکن است تمامی آنها زمان یکسانی برای انجام لازم داشته باشند.

بر این اساس ۲۰ درصد از کارها واجب و ضروری بوده و می‎بایست توسط خود مدیر انجام شوند. ۶۰ درصد از آنها قابل واگذاری هستند و می‎توان بهترین فرد یا بهترین راه انتقال مهارت را در مورد آنها یافت. و در نهایت ۲۰ درصد از کار روزانه یک مدیر، می‎توانند قابل حذف باشند.

  • ماتریس آیزن هاور: ماتریسی چهارخانه‎ای برای دسته بندی کارها بر اساس ضرورت و فوریت انجام آنها وجود دارد. بر اساس این دسته بندی هر یک از وظایف روزانه یک مدیر به یکی از چهار گروه زیر تعلق خواهد داشت:
  • کارهای مهم و فوری :کارهایی که فورا انجام خواهید داد.
  • کارهای مهم و غیر فوری :کارهایی که آنها را زمان بندی نموده و بعدا انجام می‎دهید.
  • کارهای غیرمهم و فوری :کارهایی که می‎توانید انجام آن را به شخص دیگری واگذار کنید.
  • کارهای غیرمهم و غیرفوری :کارهایی که می‎توانید آنها را حذف نمایید.

حال که بر اساس این دسته بندی ها می‎توانید چک لیستهایی به عنوان قالب کار روزانه سیستم ساز  خود تهیه نمایید. برای تهیه این قالب به موارد زیر توجه کنید:

  1. قرار دادن کارهای مهمی که باید توسط خودتان انجام شوند در لیست، ذهن شما را آزاد خواهد کرد. اما همیشه سوال این است که اولین کاری که ارزش انجام دادن دارد، چیست.
  2. سعی کنید تعداد کارهایی که به هر یک از دسته بندیها اختصاص می‎دهید از ۸ کار تجاوز نکند. قبل از اضافه کردن یک کار دیگر، ابتدا انجام مهمترین آنها را به اتمام برسانید. به یاد داشته باشید که این قضیه در مورد مدون کردن کارها نیست، بلکه در مورد به پایان رساندن آنها است.
  3. به خودتان و دیگران اجازه ندهید که شما را منحرف کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت شما را تعریف کنند. هر روز صبح برنامه ریزی کنید و سپس روی اولویت های خود کار کنید. و در پایان، از دیدن وظایف تکمیل شده لذت ببرید.
  4. در نهایت سعی کنید در انجام این کار بیش از حد تعلل نکنید. حتی با صرف زمان بیش از حد برای مدیریت کارهای مهم و فوری خود.

به طور مثال یک سری از فعالیتها که می‎توانند برای قالب کار روزانه سیستم ساز  یک مدیر لیست شوند، ممکن است به فرم زیر باشد:

  • یادگیری ساعت
  • بازاریابی ساعت
  • بهبود کسب وکار ساعت
  • امور کارکنان ساعت
  • موارد متفرقه ساعت

نحوه ایجاد یک قالب کار روزانه سیستم ساز  برای کارکنان

تمایل شما به عنوان یک کارفرما این است که به اهداف و مقاصد کاری خود در یک دوره مشخص از زمان دست پیدا کنید. این امر نیاز به این دارد که شما برای چگونگی انجام وظایف مشخص، منابع لازم برای تکمیل نمودن این کارها مانند کارکنانتان و توالی که طبق آن وظایف مختلف می‎بایست انجام شوند، برنامه ریزی داشته باشید. داشتن یک برنامه زمان بندی و یک قالب کار روزانه سیستم ساز ، ترتیبی را  برای انجام کارهای مختلف در کسب و کار شما ایجاد می‎کند. همچنین داشتن یک قالب، در برابر کار بیش از حد و یا کمبود کارمندان از شما محافظت می‎کند. بعلاوه باعث اجتناب از اضافه کاری، که سبب افزایش هزینه‎های اضافه کار است، خواهد شد. مراحل زیر به شما کمک می کند یک قالب کاری روزانه خوب ایجاد کنید؛

  1. ابتدا لازم است با یک وکیل مشورت کنید تا قوانین کار مختلف را بدانید. در مورد حقوق اضافه کار و سایر قوانینی که باید به عنوان صاحب یک کسب و کار به آن احترام بگذارید تحقیق نمایید.
  2. تعداد کارکنانی را که برای انجام وظایف مختلف در کسب و کار خود در هر بخش نیاز دارید، محاسبه کنید. این تعداد می‎تواند روز به روز متفاوت باشد و همچنین متناسب با محل کسب و کار شما تعیین می‎شود.
  3. سپس یک نمودار ایجاد کنید که برنامه کاری را نشان دهد. این نمودار بلوکهای زمانی را نشان می دهد که کارکنان مختلف شما با فعالیتهای مختلف کار خواهند کرد. شما می توانید از کاغذ یا برنامه های نرم افزاری ویژه مانند MS Excel برای ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز استفاده کنید.
  4. نمودار را با جزئیات مربوطه مانند نام کارکنان و نوع کار مورد نظر رسم نمایید. به یاد داشته باشید که به هیچ وجه کار بیش از حد و یا کار کم برای کارکنان خود تعیین نکنید.
  5. خانه‎های خالی را در نمودار برای روزهای تعطیل کارکنان خود بگذارید. شما می‎توانید مرخصی‌هایی برای کارکنان خود در نظر بگیرید تا انگیزه آنها برای انجام کار، بیشتر شده و بازدهی بیشتری داشته باشند.

اینها فقط راهنمایی هایی هستند که به شما کمک می‎کند تا برنامه های خوبی برای قالب کار روزانه سیستم ساز  خود داشته باشید یا برای استفاده روزانه در محل کار به کار ببندید.

http://templatelab.com/daily-schedule-templates /

https://jamesclear.com/eisenhower-box

https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

توسط |۱۳۹۷-۸-۲۶ ۰۸:۵۷:۵۱ +۰۰:۰۰آبان ۳ام, ۱۳۹۷|سیستم سازی افراد (نرم)|بدون دیدگاه

درباره نویسنده:

سید احمد دلیری
من، سید احمد دلیری، باور دارم هر شرکت و سازمانی با آگاه‌سازی مدیران و توانمندسازی کارکنان خود ـ از طریق ایجاد رویکرد سیستمی و با استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کارـ می‌تواند از نتایج شگفت‌انگیزی بهره مند شود. ما این مسیر را در کسب و کارهای بسیاری تجربه کرده ایم.

دیدگاه خود را بنویسید

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.