اهمیت سیستم سازی در کارآفرینی

سیستم سازی در کارآفرینی یکی از فرایندهای مهمی است که این روزها بیشتر از همیشه مورد توجه کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکارها قرار گرفته است.

بیشتر کارآفرینان، کارهای زیادی برای انجام دادن و زمان کمی برای آن دارند. اینجاست که اهمیت سیستم‌ سازی در کارآفرینی بیش از پیش خودنمایی می‌کند.

کارآفرینان برای راه‌اندازی کسب‌وکارهای جدید و در واقع برای کارآفرینی، از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنند. سیستم سازی در کسب و کار، یکی از مراحل بسیار ضروری و حیاتی است که در دنیای روبه‌رشد امروزی، بیشتر از گذشته اهمیت یافته است.

با ایجاد سیستم های کارآمد و اتوماتیک کردن گردش کار، کارآفرینان، فرصت بیشتری برای تمرکز بر کسب و کار دارند. به جای پرداختن به مسائل روزمره و وقت‌گیر، بر اهداف اصلی کسب و کار و کارآفرینی خود تمرکز می‌کنند.

سیستم سازی در کارآفرینی چیست؟

سیستم، ایجاد فرایندهای واضح و قابل تکرار برای اجرای فرایندهای مختلف است. سیستم‌ سازی در واقع ایجاد سیستم‌های جدید مطابق با نیازهای هر کسب‌‌وکار است.

مهم‌ترین مزیت سیستم سازی این است که شما می‌توانید فرایندهای کسب‌وکار را بررسی و تحلیل کنید و بر پیشرفت  آنها نظارت داشته باشید.

سیستم سازی به کارآفرینان کمک می‌کند که برای انجام وظایف و فرایندهای مختلف، برنامه‌ریزی کنند و وظایف را با کمترین اشتباه و بدون اتلاف وقت و هزینه، به انجام برسانند.

در ابتدا ممکن است سیستم سازی یک فرایند اضافه بر سازمان به نظر برسد ولی در نهایت متوجه خواهید شد که انجام کارها را ساده‌تر می‌کند. هر چقدر سیستم‌های بهتر و کارآمدتری بسازید، کسب‌وکار موفق‌تری خواهید داشت.

حتی اگر تصمیم داشته باشید به مرور زمان، فرایندهای مختلف را به انجام برسانید، باید این نکته را در نظر داشته باشید که همیشه چندین مرحله در هر کسب‌وکار وجود دارد که باید هم‌زمان با هم طی شود. در نتیجه، سیستم سازی همیشه باید مورد توجه قرار بگیرد حتی در کسب‌وکارهای کوچک.

سیستم سازی، با مشخص کردن فرایندهای هر مرحله، فرصتی برای کارآفرینان فراهم می‌کند تا از به انجام رسیدن همه‌ی مراحل، اطمینان حاصل کنند. همچنین می‌توانند عملکرد خود و اعضای تیم را در هر مرحله به دقت بررسی کنند.

یکی از ویژگی‌های سیستم سازی این است که سیستم‌های برنامه‌ریزی شده را می‌توانید به مرور زمان ارتقاء دهید. می‌توانید عملکرد آنها را بررسی کنید و در صورت نیاز، تغییرات لازم را اعمال کنید.

یک سیستم، روشی برای حل مشکلات رایج کسب و کارها یا اجرای وظایف، با روشی استراتژیک و اصولی است. این روش معمولا شامل فرایند یا روتینی است که غالبا به شکل اتوماتیک انجام می‌شود و کارآفرینان و اعضای تیم‌ را از انجام کارهای روزمره به شکل دستی، بی‌نیاز می‌کند.

از جذب مشتری گرفته تا ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی و مدیریت شبکه‌های اجتماعی یک شرکت، سیستم سازی در بخش‌های مختلف یک کسب و کار، می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد و در هزینه و زمان صرفه‌جویی کند. سیستم سازی بر همه‌ی جنبه‌های یک کسب‌وکار تاثیرگذار است.

علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، سیستم سازی، باعث منظم‌تر شدن روند فرایندهای مختلف کسب‌وکار می‌شود و خلاقیت کارآفرینان و کارمندان را افزایش می‌دهد.

ایجاد و استفاده از سیستم‌ها در کسب و کار، باعث منظم‌تر شدن فرایندهای مختلف می‌شود. وقت آزاد بیشتری برای کارآفرینان و اعضای تیم ایجاد می‌کند و بهره‌روی آنها را افزایش می‌دهد. همه‌ی این عوامل دست به دست هم می‌دهند تا کسب و کاری که به تازگی راه‌اندازی کرده‌اید، رشد کند.

اهمیت سیستم‌سازی در کارآفرینی زمانی نمود بیشتری پیدا می‌کند که کسب و کار نوپای شما، روز‌به روز رشد می‌کند. در نتیجه فرایندهایی که باید در روند کسب‌وکار اجرا شود، بیشتر و پیچیده‌تر می‌شوند.

سیستم سازی در کارآفرینی هزینه نیست بلکه یک سرمایه‌گذاری ارزشمند است. بسیاری از کارآفرینان به محض استفاده از این روش، رشد خارق‌العاده کسب‌وکار خود را به وضوح مشاهده می‌کنند.

هر چقدر که یک کسب‌وکار بیشتر پیشرفت می‌کند، نیاز آن به منابع، زمان و نیروی انسانی بیشتر می‌شود. با سیستم‌سازی می‌توانید تک تک مراحل ایجاد یک کسب‌وکار نو و رشد و گسترش آن را مدیریت و برنامه‌ریزی کنید.

مدل‌های موفق سیستم سازی در کارآفرینی

شرکت گوگل، یکی از موفق‌ترین نمونه‌هایی است که اهمیت و قدرت سیستم‌ سازی در کسب‌وکار را نشان می‌دهد.

هر بار که شما از موتور جست‌وجوی گوگل استفاده می‌کنید، هزاران کامپیوتر به طور اتوماتیک وارد این فرایند می‌شوند تا نتایج مطلوب را به شما ارائه کنند. الگوریتم موتور جست‌وجوی گوگل که در واقع نامی است که به سیستم سازی این فرایند اطلاق می‌شود، مشخص می‌کند که این کامپیوترها چطور با هم کار می‌کنند. کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این فرایند هستند.

هر سال، مهندسان گوگل بیش از ۵۵۰ تغییر برای بهبود الگوریتم اصلی این موتور جست‌وجو ایجاد می‌کنند. همین ویژگی‌های ارتقا دهنده باعث می‌شود که روز‌به روز نتایجی که از گوگل دریافت می‌کنید، دقیق‌تر و مفیدتر باشد.

در نتیجه این سیستم سازی و برنامه‌ریزی مدون، شما در محدوده زمانی کمتر از دو دهم ثانیه، به نتیجه مطلوب خود از طریق موتور جست‌وجوی گوگل دست پیدا می‌کنید.

در این فرایند، هیچ نوع مداخله انسانی وجود ندارد. اگر این شرکت، سال‌ها زمان و انرژی برای بهبود سیستم‌ها صرف نمی‌کرد، به این نتیجه خیره‌کننده دست نمی‌یافت و امروز، موفق‌ترین شرکت دنیا نبود.

یکی دیگر از موفق‌ترین نمونه‌های سیستم سازی در کسب‌وکار، مجموعه فروشگاه‌های زنجیره‌ای مک دونالد است.

این مجموعهٔ بزرگ شامل بیش از ۳۶ هزار شعبه در ۱۱۹ کشور دنیا است. هر شعبه از این رستوران،  توانایی این را دارد که یک محصول یکسان را مطابق با استانداردهای تعیین شده و خدمات یکسانی را در سراسر دنیا عرضه کند.

فرقی نمی‌کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه‌ها استانداردهای یکسانی رعایت می‌شود و محصولات و خدمات، کاملا یکسان است.

مک دونالد و سایر رستوران‌های زنجیره‌ای مشابه، مدلی برای کسب‌وکارهای موفق عرضه کرده‌اند که مبتنی بر شیوه‌ی خاصی از سیستم سازی است. این سیستم به نحوی طراحی شده‌ است که احتمال هر گونه تغییر و مغایرت در محصولات و خدمات را به صفر می‌رساند.

زمانی که تصمیم می‌گیرید یک شعبه از رستوران مک دونالد را تاسیس کنید باید در کلاس‌ها و دوره‌های آموزشی مخصوص این شرکت، حضور پیدا کنید تا استفاده از این سیستم‌ها را یاد بگیرید و نحوه مدیریت یک رستوران مک دنالد را بیاموزید.

شما به عنوان کارآفرین موفق باید چنین مدل‌های موفقی را در ابعاد کسب‌وکار خود پیاده‌سازی کنید. با سیستم‌ سازی، می‌توانید یک سیستم دقیق و برنامه‌ریزی شده را جایگزین خودتان کنید و اشتباهات انسانی را به صفر برسانید.

وقتی بخشی از وظایف شما بر عهده‌ی سیستم باشد، زمان کافی برای توسعه برند و حتی ایجاد شعبه‌های دوم و چندم در اختیار دارید.

حتی اگر به تازگی کسب‌وکاری را راه‌اندازی کرده‌اید، در راه‌اندازی و استفاده از سیستم‌ها تعلل نکنید. در ادامه به چند مورد از مزایا و اهمیت سیستم‌ سازی در کارآفرینی اشاره می‌کنیم.

اهمیت سیستم سازی در کارآفرینی

کسب و کارهایی که فرایندهای خود را از طریق سیستم سازی پیش می برند، از مزایای متعدد آن بهره‌مند می‌شوند. سیستم سازی با وجود کمک فراوانی که به رشد کارآفرینی و توسعه کسب‌وکارها می‌کند، این روزها به یک بخش اساسی از هر کسب‌وکاری تبدیل شده است.

اهمیت سیستم سازی در کارآفرینی را می‌توانید از بررسی مزایایی که برای کسب و کار دارد، درک کنید که در ادامه به چند مورد از آنها اشاره می‌کنیم:

۱. کاهش استرس

فرقی نمی‌کند که وسعت کسب‌وکارها چقدر باشد. هر کسب‌وکاری، چه کوچک چه بزرگ، مجموعه‌ای از فرایند‌های متعدد است که گاهی مدیریت کردن آنها برای کارآفرین سخت می‌شود.

پیچیده شدن فرایندها و کمبود وقت برای رسیدگی به همه امور، سبب ایجاد استرس در کارآفرینان و اعضای گروه می‌شود. استرس ناشی از حجم بالای کار، روی بهره‌وری افراد تاثیر منفی دارد.

عدم بهره‌وری کارمندان و کارآفرینان، راندمان کاری را پایین می‌آورد و احتمال موفقیت یک کسب‌وکار را کاهش می‌دهد.

سیستم‌سازی به کارآفرینان کمک می‌کند تا فریندهای مختلف کسب‌وکار را به وظایف کوچک‌تر و قابل اجرا تقسیم کنند. وقتی کارهای بزرگ بین افراد تیم تقسیم شود، هم بررسی پیش‌روی آنها راحت‌تر می‌شود و هم کارها سریع‌تر و دقیق‌تر به انجام می‌رسد.

۲. رهبری موثرتر با محول کردن وظایف به اعضای تیم

برای اینکه بتوانید کارآفرینی موفق باشید و اعضای تیم را به درستی هدایت کنید، تک تک اعضا باید بتوانند به طور دقیق و واضح، وظایف خود را بشناسند. ایجاد فرایند سیستم سازی شده برای وظایف به این معنا است که همه اعضای گروه می‌توانند به شکل موثر در پذیرفتن مسئولیت‌ها مشارکت کنند.

کارآفرین‌ها با کمک سیستم سازی حتی می‌توانند بخشی از وظایف خود را به اعضای تیم محول کنند. از طریق سیستم سازی، شناسایی مهارت‌های اعضای تیم و واگذاری وظایف به آنها، راحت‌تر می‌شود.

۳. بهبود تجربه مشتری و ثبات در کار

ثبات در تولید محصول و بهبود تجربه مشتری، یکی از ارزشمندترین ویژگی‌های کسب‌وکارهای تولیدی است. کسب‌وکاری که به درستی سیستم سازی شده باشد، بدون شک تجربه‌ای باثبات و عالی برای مشتریان رقم می‌زند. ثبات و پایداری در مراحل مختلف یک کسب‌و‌کار، یکی از دلایل موفقیت آن مجموعه است. ثبات در تولید نشان می‌دهد که در یک کسب‌وکار، همه‌چیز مطابق با اصول و قاعده پیش می‌رود.

۴. فراهم کردن زیرساخت برای ایجاد یک محیط کاری موفق

زمانی که برای کسب‌وکار نوپای خود سیستم‌ سازی را شروع می‌کنید، از مهارت‌هایی که نیاز دارید به خوبی مطلع می‌شوید. با سیستم سازی، درک صحیحی از نیروهای مورد نیاز و مهارت‌های مورد نیاز پیدا می‌کنید. در نتیجه برای استخدام بهترین نیروها و نگه داشتن توانمندترین کارمندان، آمادگی دارید.

علاوه بر این، سیستم سازی باعث می‌شود که محیط کاری منظم و مطلوبی ایجاد کنید. چنین محیط کاری مورد علاقه کارمندان دقیق و موفق است و باعث می‌شود که کارمندان خوب و با مهارت، برای کار کردن در چنین محیطی، اشتیاق داشته باشند.

وقتی کسب‌وکارتان را به درستی سازمان‌دهی  کنید و سیستم های متعددی برای هماهنگی فرایندهای مختلف آن داشته باشید، می‌توانید بهترین اعضای تیم را انتخاب و استخدام کنید. تیم موفق باعث افزایش بهره‌وری کسب‌وکار می‌شود و سرعت انجام کارها را افزایش می‌دهد.

اگر سیستم سازی شما نتیجه مطلوبی در استخدام نیروهای موفق و ماهر نداشت، می‌توانید آن را تغییر دهید و سیستم متناسب با نیازهای خود ایجاد کنید.

۵. ایجاد فرصت برای فعالیت در فرایندهای دیگر کسب‌وکار

اگر اعضای تیم وظایف خود را به درستی بشناسند و این وظایف، کاملا دسته بندی و برنامه‌ریزی شده باشد، می‌توانند خودشان به تنهایی آنها را به انجام برسانند.

برنامه‌ریزی در کسب‌وکار، با سیستم سازی امکان‌پذیر است. در صورتی که هر کدام از اعضای گروه وظایف خود را بشناسد و انجام برساند، مدیر مجموعه می‌تواند بر فرایندهای دیگر تمرکز کند. مثلا فرایندهایی مثل تبلیغات بیشتر، توسعه و رشد روزافزون کسب‌وکار که به سود همه‌ی اعضای تیم است.

نه تنها مدیر یک مجموعه، بلکه تک تک اعضای تیم، از این فرصت به خوبی بهره‌مند می‌شود و هیچ کسب‌وکار موفقی نیست که به دنبال توسعه خود و افزایش درآمد نباشد.

۶. رویکرد استراتژیک به سمت افزایش پتانسیل کارکنان

با کمک سیستم سازی می‌توانید روند اجرای هر پروژه و فرایند را در کسب‌وکار به طور جداگانه بررسی کنید. در نتیجه، به راحتی می‌توانید پتانسیل افراد در اجرای وظایف را بررسی کنید و حتی برای ارتقاء و افزایش آن برنامه‌ریزی کنید.

علاوه بر این، انجام گروهی کارها، فرصت کافی برای کارمندان و مدیران فراهم می‌کند تا در جهت رشد و ارتقاء مهارت و دانش خود و دیگران، تلاش کنند.

۷. مشتریان راضی، آینده‌ای روشن

سیستم سازی باعث می‌شود که عملکرد کلی کسب‌وکار شما بهبود پیدا کند.

وقتی مشتریان و مخاطبان شما، از عملکرد کلی کسب‌وکارتان راضی باشند، این به معنای فراهم شدن فرصتی برای رشد و توسعه روزافزون است. مشتریان راضی مساوی است با آینده‌ای روشن در کارآفرینی. آینده روشن برای یک کسب‌وکار به معنای رشد روزافزون و افزایش درآمد و به دنبال آن افزایش فرصت‌های کار است.

جمع بندی

سیستم سازی در کارآفرینی این روزها بیشتر از همیشه مورد توجه قرار گرفته است.

سیستم سازی در کارآفرینی، فرایندی است که روند انجام کارها را تسهیل و برنامه‌ریزی می‌کند. بسیاری از کسب‌وکارهای بزرگ دنیا، اهمیت سیستم سازی در کارآفرینی را درک کرده‌اند و از مزایای متعدد آن برای رشد و توسعه خود بهره می‌برند.

از موفق‌ترین نمونه‌های بهره‌مندی از سیستم سازی در دنیا، می‌توان به دو مجموعه‌ی بزرگ گوگل و رستوران‌های زنجیره‌ای مک دونالد اشاره کرد.

کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ می‌توانند با توجه به نیازها و ساختار کسب‌وکار خود از سیستم‌سازی بهره‌مند شوند. از جمله مزایای سیستم سازی برای کسب و کارها می‌توان به این موارد اشاره کرد:

افزایش بهره‌روی کارکنان، افزایش رضایت مشتریان، ایجاد فرصت‌های بیشتر برای توسعه کسب‌وکار و افزایش مهارت‌های اعضای تیم و…

هر کارآفرینی که به دنبال موفقیت کسب‌وکار خود باشد، بدون شک می‌تواند از مزایای سیستم سازی بهره‌مند شود و آن را در تک تک فرایندهای کسب‌وکار، مورد استفاده قرار دهد.

 

 

 

https://blog.waveapps.com/how-to-transform-your-business-by-systemizing-and-automating/

https://organisingworks.com.au/what-is-business-systemisation/

https://personalmba.com/systemization/

https://www.rosieanipare.com/5-reasons-why-systemizing-your-business-is-the-best-investement-youll-ever-make/

https://novuscollective.com/dont-miss-business-benefits-systemization/