مدیریت فرآیند کسب و کار به زبان ساده

مدیریت فرآیند کسب و کار دقیقا چیست؟

آیا مدیریت فرآیند کسب و کار یک رشته است یا مجموعه ای از ابزارها؟ BPM در هماهنگی با اتوماسیون چه کاری می تواند انجام دهد؟ در این مطلب BPM  را به زبان ساده تحلیل کرده و مورد بررسی قرار داده ایم.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک روند تازه نیست. ریشه‌های اولیه آنچه که امروزه آن را BPM می‌نامیم تقریبا به بیش از یک قرن پیش و به نظریه مدیریت علمی فردریک وینسلو تیلور برمی‌گردد.
البته از آن زمان تاکنون چیزهای زیادی تغییر کرده است، از جمله استفاده گسترده از خود اصطلاح “مدیریت فرآیند کسب و کار” و شاخه ها و شیوه هایی که این اصطلاح نشان دهنده آن است. معنای این اصطلاح نیز مرتباً تغییر می کند – معانی چندگانه آن در کنار هم مفهوم دقیق تری ارائه خواهند کرد.
اگر از ۱۰ نفر در مورد تعریف BPM بپرسید، احتمالاً ۱۰ پاسخ دریافت خواهید کرد که – اگر به طور قابل توجهی  متفاوت نباشند، حداقل کمی با هم متفاوت هستند.
یک مثال اساسی در این رابطه وجود دارد: BPM چیزی نیست که خریداری کنید یا به سادگی اجرا و تکمیل نمایید، بلکه معمولاً به عنوان یک رشته یا شیوه – به عنوان مثال شبیه DevOps  – تعریف می شود.
BPM مجموعه ای از کارهایی است که افراد انجام می دهند و نمی توان آن را یک ابزار یا چارچوب خاص دانست. اما حتی این تعاریف هم قطعی و مشخص نیست – چرا که BPM به عنوان یک اصطلاح شامل مواردی مانند نرم افزارهایی که برخی از سازمان ها به عنوان بخشی از کار خود از آن استفاده می کنند نیز استفاده می شود.
(یک متخصص ممکن است با این موضوع مخالفت کند و بر این عقیده باشد که فناوری‌های BPM می بایست به عنوان یک مقوله جداگانه، مانند «BPMs» و برای مجموعه های نرم افزاری مدیریت فرآیند کسب ‌و کار یا نرم‌افزار تخصصی مدیریت فرآیند کسب ‌و کار توصیف شوند. اما در اینجا از چنین دیدگاهی دوری می کنیم… )

چرا از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) استفاده می شود؟

کلمه BPM به نظر چیزی است که باید بتوانیم بدون کمک زیاد آن را تعریف کنیم: این واژه اختصاری به معنی مدیریت فرآیندهای کسب و کار می باشد و تردیدی در این نیست. اما چنین تعریفی بیش از حد ساده است.
BPM در واقع یک رویکرد لایه‌ به لایه است که به کدنویسی، بهینه‌سازی و بهبود مستمر عملیات یا فرآیندها مربوط می‌شود – به ‌ویژه از نوعی که به عنوان نرم افزار‌های تخصصی یا یک نوع «IQ سازمانی» در نظر گرفته می‌شود که گویی حتی هنگام خروج افراد از در نیز، آنها را همراهی می کند.
“مدیریت فرآیند کسب ‌و کار مدیریت آن دسته از فرآیندهای کسب ‌و کار است که معمولاً در ذهن افراد، [و همچنین در] راهنماها، اصول، قوانین و کار برگ‌ها مدفون شده‌اند.
جیم تایرل، معمار ارشد راه‌حل‌ها در تیم بخش عمومی  Red Hat، می‌گوید [این‌ نوع فرآیندها] به‌طور اجتناب‌ناپذیر ایجاد می‌شوند و معمولاً بدون اینکه نظارت کافی در مورد نگهداری طولانی‌ مدت از آن‌ها وجود داشته باشد در هر کسب ‌و کاری وجود دارند.
” این فرآیندها گاهی به صورت ارگانیک ایجاد می شوند، گاهی اوقات از طریق قانون، و گاهی اوقات فقط در مکان یا در لحظه ساخته می شوند.”
اجازه دهید علاوه بر تعاریف تایرل در بالا، به تعاریفی بپردازیم که می توانید از آنها استفاده کنید. فکر کردن به نقش BPM در سازمان خودتان یا توضیح دادن آن به دیگران، می تواند مفید باشد. سپس رابطه بین BPM و IT را عمیق‌تر موشکافی کرده و نمونه‌های BPM  را بررسی می‌کنیم.

تعریف BPM به زبان ساده

به گفته مارکوس تورس، معاون مدیریت محصول و پلتفرم، “مدیریت فرآیند کسب‌ وکار یک رشته کاربردی برای صاحبان فرآیندهای کسب ‌و کار و تیم‌های عملیاتی است که به وسیله آن بتوانند فرآیندهای موجود را کشف، مستندسازی، تجزیه و تحلیل، ممیزی و بهینه‌سازی کرده و فرآیندهای جدید را برای عملکرد بهتر، مدیریت ریسک بهبودیافته و مدیریت ساده‌تر کل فرآیند پیاده‌سازی نمایند.”

تونی هیگینز مدیر ارشد فنی در Blueprint می‌گوید: “مدیریت فرآیند کسب ‌و کار وظایف خاص سازمانی را تعریف کرده، نحوه اجرای آن وظایف را اصلاح نموده و سیستمی را در محل قرار می‌دهد که می‌تواند کارایی جریان‌های کاری را تحلیل کرده و بر آنها نظارت نماید.  BPM  توسط یک کار یا عملیات مجزا مشخص نمی شود. بلکه این رویکرد یک برنامه کل‌نگر است و برای تنظیم و پیاده سازی دقیق، به مهندسی مجدد بی‌شمار فرآیندها نیاز دارد.”

 

اکرم عساف، مدیر ارشد فناوری Bayt می‌‌‌گوید: “BPM روشی است که مراحل خاصی را برای تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهینه سازی و بهبود فرآیندهای کسب و کار دنبال می کند. همچنین از آن برای ساده‌سازی نحوه عملکرد یک شرکت استفاده می‌شود.”

 

اریک مک‌گی، مهندس ارشد شبکه در TRG Datacenters معتقد است که: “BPM  متشکل از روش‌های مختلفی برای کشف، مدل‌سازی، تحلیل، اندازه‌گیری، بهبود و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌ و کار است. این رویه افراد، سیستم ها و داده ها را با یکدیگر هماهنگ می کند تا اطمینان حاصل شود که نتایج کسب و کار از استراتژی کسب و کار پشتیبانی کرده و در همان راستا قرار دارند. BPM  یک [تلاش] مداوم برای بهبود فرآیندهای کسب و کار است.”

چگونه BPM و IT با هم هماهنگ می شوند

BPM  به خودی خود و لزوماً به عنوان تابعی از فناوری اطلاعات در نظر گرفته نشده است، حتی اگر از IT خواسته شده باشد که ابزارهای سنتی BPM را تهیه، اجرا یا پشتیبانی نماید. این امر به این دلیل است که BPM  از دپارتمان ها فراتر می رود.
با این حال، به نظر می رسد که یک رابطه رو به رشد بین موفقیت BPM و استراتژی فناوری اطلاعات( IT ) وجود دارد. چرا که اتوماسیون و داده‌ها نقش حتی بزرگ‌تری را در BPM بازی می‌کنند و حدس بزنید که نتیجه چیست: فناوری اطلاعات مدرن نیز از دپارتمان ها فراتر می رود.

تورس مدیر پلتفرم ها در ServiceNow می‌گوید: «نرم‌افزار BPM چندین دهه است که وجود دارد. با این حال، پیشرفت‌های به وجود آمده در محاسبات ابری، AI/ML، فرآیند کاوی، کشف و ادغام منجر به تکامل این روش به شیوه ای فراتر از بهینه‌سازی و رفتن به سمت اتوماسیون شده است.

BPM + اتوماسیون: چگونه با هم کار می کنند؟

با وجود این که BPM همیشه نگران افزایش کارایی بوده است، اما در مراحل اولیه آن هیچ کس واقعاً تصور نمی کرد که امکاناتی مثل استفاده از داده های بزرگ و اتوماسیون فنی بتواند وارد این رویکرد گردد (حداقل نه در تعداد زیاد).

Red Hat’s Tyrrell می گوید:  “چالش موجود برای بسیاری از کسب و کارها و سازمان ها، و به ویژه یک مورد حاد آن برای دولت، سازگاری ای است که بدون استفاده از کامپیوترها یا اتوماسیون فنی مربوط به استفاده، ذخیره سازی و گزارش گیری از این فرآیندها، احتمالا وجود نخواهد داشت. خودکارسازی این موارد با استفاده از تکنولوژی، به شما این قدرت را می‌دهد که فعالیت‌های مختلف را اندازه‌گیری نموده و سپس بتوانید توصیه‌هایی نیز برای بهبود آنها ارائه دهید.”

بنابراین، در حالی که برخی از افراد ممکن است BPM را به عنوان یک رشته قدیمی، و شبیه به یک اپلیکیشن یکپارچه عظیم سازمانی که بر روی زیرساخت های از کار افتاده اجرا می شود، ببینند، شایدBPM  وارد رنسانس دیگری شده باشد.
علاوه بر این، تیم‌های استراتژیک فناوری اطلاعات با تخصص و مهارت‌های خود در زمینه اتوماسیون، معماری، داده‌ها و موارد دیگر امکان ورود به این رنسانس را فراهم می‌کنند. به این ترتیب  BPMدیگر در درجه اول در حیطه اختیارات مشاوران و تحلیلگران کسب و کار نیست.
این روزها نحوه توصیف BPM  توسط مردم، حتی با فهرست های اولویت بسیاری از رهبران IT مشترکات زیادی دارد. در بخش تعاریف کمی به نظرات مردم توجه کردیم:

انوراگ شاه، رئیس مهندسی نرم افزار تخصصی در آمریکای شمالی در نیوگن را در نظر بگیرید که می گوید:  “مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) رویکردی است که از اتوماسیون فرآیند برای پل زدن میان سیلوهای عملیاتی و تغییر تجربه مشتری استفاده می کند. BPM از فناوری‌های عصر جدید، از جمله اتوماسیون فرآیند رباتیک، هوش مصنوعی، و یادگیری ماشینی برای شناسایی شکاف‌های فرآیند، اتصال عملیات‌های جلویی و پشت صحنه و توسعه اپلیکیشن های تجاری چابک استفاده می نماید.

BPM  + تحول دیجیتال: چه ارتباطی با هم دارند؟

در اینجا بسط تعریف قبلی هیگینز از Blueprint  آورده شده است:   “BPM  یک نوع برنامه ریزی روشمند و مرحله به مرحله برای دستیابی به اهداف تجاری خاص است.
هدف BPM  افزایش کارایی عملیاتی به وسیله تزریق برنامه ریزی تعریف شده و اتوماسیون فنی به فرآیندهای کسب و کار موجود است. یک استراتژی موفق  BPM، توانایی در ارائه خدمات و محصولات با سرعت بیشتر را نوید می دهد. ”
این تعریف بسیار شبیه نحوه صحبت  CIOها و سایر رهبران فناوری اطلاعات و کسب و کار در مورد تحول دیجیتال است. در واقع، چنین بحثی وجود دارد که تحول دیجیتال یک پیامد بسیار بزرگ از BPM سنتی است.

رئیس شرکت Laserfiche کارل چان اساساً این استدلال را بیان می کند: ”  BPM یک رویکرد جامع و استراتژیک برای تحول دیجیتال است که بر تغییر شکل فرآیندهای کسب و کار موجود در سازمان برای افزایش کارایی، بهره وری و شفافیت متمرکز می باشد. این رویکرد یک تلاش مستمر است – فرآیندها باید با کسب بینش بیشتر در مورد نیازهای کسب و کار، فرآیندها و تکامل تکنولوژی، ارزیابی شوند.

به عبارت دیگر، BPM  مدرن به رهبری و مهارت های فناوری اطلاعات بستگی دارد. بدون وجود آن، شرکت ها از رقبا و همتایان خود عقب خواهند ماند، احتمالاً به این دلیل که به طور مناسب در زمینه تکنولوژی های اتوماسیون و سایر حوزه های فنی سرمایه گذاری نکرده اند.

مثال‌های  BPM : کمک حال بودن برای انطباق در ممیزی ها

جنبه دیگری برای رابطه بین IT و BPM وجود دارد: فناوری اطلاعات می تواند به طور داخلی و اغلب برای منافع کل سازمان نیز از این رویکرد بهره مند گردد.

McGee از شرکت TRG بر این عقیده است که BPM می تواند نقشی حیاتی در ایمنی، امنیت و انطباق یک شرکت داشته باشد. برای مثال، BPM در صورت انطباق با سیستم می تواند این اطمینان را به وجود آورد که استانداردها به جای اینکه تنها در قفسه های غبارآلود و قفل شده بایگانی شوند، شفاف هستند و به طور گسترده به اشتراک گذاشته می شوند.

McGee همچنین می‌گوید: BPM [می‌تواند کمک کند که] مطمئن شویم همه فرآیندها با استانداردهای ایمنی، انطباق و امنیت داخلی و خارجی مطابقت دارند و مسئولیت‌ها و نگرانی‌های مربوط به مقوله ایمنی را کاهش می‌دهند.

چگونه BPM می تواند به مدیریت فضای ابر کمک کند

آقای تایرل از Red Hat به یکی دیگر از نگرانی‌های مهمی که BPM می‌تواند به آن کمک کند، اشاره می نماید: هزینه‌های ابری و سایر نگرانی‌های مدیریت ابر.
تایرل خاطرنشان می کند BPM  تنها در صورتی که اطمینان حاصل نمایید که گردش کار شما بیش از اندازه پیچیده و طاقت فرسا نمی شود (و در نتیجه سرعت، انعطاف پذیری و سایر دلایلی که در وهله اول به خاطر آنها از فضای ابری استفاده کرده بودید با مشکل مواجه نخواهد شد)، می تواند به مدیریت فناوری اطلاعات در عصر ابری کمک نماید.

تایرل می‌گوید: BPM نقش بسیار مهمی در حصول اطمینان از میزان صحیح حاکمیت و حسابرسی بر روی سرمایه های لازم برای استقرار IT دارد. مدیریت تعداد نمونه‌های ناکارآمد، به ویژه زمانی که سازمان‌ها به سمت فضای ابری حرکت می‌کنند، برای مدیریت هزینه‌های ذاتی در مدل اقتصادی که در آن هزینه ها با توجه به میزان تقاضا کم و زیاد می شوند، بسیار مهم است. همچنین دانستن اینکه چه چیزی را مورد استفاده قرار می دهید به شما امکان می‌دهد تا آنچه را که در آینده مورد نیاز است بر اساس الگوهای مصرف پیشین برنامه‌ریزی و زمان بندی نمایید.

منبع